Factura vine prea târziu? Greșeala care poate afecta contabilitatea și deducerea TVA

Factura pentru un serviciu prestat într-o lună poate fi emisă și comunicată abia în luna următoare, însă acest lucru nu schimbă momentul înregistrării cheltuielii. Situația apare frecvent în cazul chiriilor, utilităților, serviciilor de consultanță, transportului sau publicității. Reglementările contabile și fiscale stabilesc reguli diferite pentru recunoașterea cheltuielii și pentru exercitarea dreptului de deducere a TVA, iar confundarea lor poate genera erori la închiderea lunii.

Factura nu schimbă perioada în care se înregistrează cheltuiala

În practică, una dintre cele mai frecvente greșeli apare atunci când firmele consideră că data facturii stabilește automat și perioada în care trebuie recunoscută cheltuiala. În realitate, contabilitatea și legislația fiscală tratează separat trei momente: data prestării serviciului, data emiterii facturii și data la care documentul este comunicat prin sistemul RO e-Factura.

Astfel, cheltuiala trebuie recunoscută în luna în care serviciul a fost efectiv prestat, în timp ce dreptul de deducere a TVA poate fi exercitat numai după îndeplinirea condițiilor prevăzute de lege, inclusiv deținerea facturii.

Serviciile prestate în iulie se înregistrează în iulie, chiar dacă factura vine în august

Reglementările contabile aplică principiul contabilității de angajamente, potrivit căruia efectele unei tranzacții sunt recunoscute atunci când aceasta are loc și nu la momentul plății sau al emiterii facturii.

Prin urmare, dacă o societate a beneficiat în luna iulie de servicii de publicitate, consultanță, transport, chirie sau utilități, cheltuiala trebuie înregistrată în luna iulie, chiar dacă furnizorul emite factura în august.

Reglementările aprobate prin Ordinul ministrului Finanțelor nr. 1.802/2014 prevăd că obligațiile aferente bunurilor și serviciilor pentru care factura nu a fost încă primită se evidențiază în conturile corespunzătoare de cheltuieli sau bunuri, în corespondență cu contul 408 – „Furnizori – facturi nesosite”.

Înregistrarea se realizează pe baza documentelor existente la închiderea lunii, cum ar fi contractele, comenzile, procesele-verbale de recepție, rapoartele de activitate, situațiile de lucrări, confirmările de prestare ori estimările justificate ale consumului.

Cum se înregistrează contabil o factură emisă după închiderea lunii

Un exemplu frecvent este cel al unei firme care beneficiază în iulie de servicii de consultanță în valoare de 10.000 de lei, fără TVA, iar furnizorul emite factura pe 5 august, aceasta devenind disponibilă în RO e-Factura în aceeași lună.

La închiderea lunii iulie, beneficiarul trebuie să înregistreze cheltuiala de 10.000 de lei utilizând contul de cheltuieli corespunzător și contul 408 – „Furnizori – facturi nesosite”.

Într-o schemă contabilă simplificată:

• în iulie: contul de cheltuieli = contul 408, pentru valoarea serviciului aferent lunii iulie;
• în august: suma înregistrată în contul 408 este transferată în contul 401 – „Furnizori”, pe baza facturii primite;
• dacă există diferențe între valoarea estimată și cea facturată, acestea se regularizează în luna august.

Atunci când valoarea exactă nu este cunoscută la sfârșitul perioadei, societatea trebuie să folosească cea mai bună estimare disponibilă și să păstreze documentele care justifică modul de calcul.

Deducerea TVA urmează reguli diferite față de înregistrarea cheltuielii

Recunoașterea cheltuielii într-o anumită lună nu înseamnă că TVA poate fi dedusă în aceeași perioadă.

Codul fiscal stabilește condiții distincte pentru exercitarea dreptului de deducere. În cazul achizițiilor obișnuite de bunuri și servicii, persoana impozabilă trebuie să dețină o factură întocmită conform prevederilor legale, iar bunurile sau serviciile trebuie să fie utilizate pentru operațiuni care conferă drept de deducere.

Dacă factura este emisă și comunicată prin RO e-Factura în luna august, dreptul de deducere a TVA se exercită, în mod obișnuit, în decontul aferent perioadei în care sunt îndeplinite condițiile legale sau într-un decont ulterior, în limita termenului de prescripție.

În exemplul analizat:

• cheltuiala de 10.000 de lei aparține lunii iulie;
• TVA în valoare de 1.900 de lei nu poate fi dedusă înainte de primirea facturii;
• dacă documentul devine disponibil în RO e-Factura în august, deducerea TVA se realizează, de regulă, prin decontul lunii august sau într-o perioadă fiscală ulterioară.

Regulile pot fi diferite pentru contribuabilii care aplică sistemul TVA la încasare, taxarea inversă, pro-rata ori pentru cheltuielile cu deductibilitate limitată.

Data comunicării prin RO e-Factura este cea care produce efecte

În relațiile B2B dintre firme stabilite în România, factura electronică este considerată comunicată la data la care devine disponibilă pentru descărcare în sistemul RO e-Factura.

Prin urmare, nu contează momentul în care administratorul sau contabilul accesează efectiv Spațiul Privat Virtual și descarcă documentul. Originalul facturii este reprezentat de fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.

Astfel, dacă documentul este disponibil în sistem pe 5 august, acesta este considerat comunicat la aceeași dată, chiar dacă este descărcat abia pe 12 august.

O copie PDF transmisă prin e-mail poate fi utilă pentru identificarea cheltuielii și pregătirea închiderii contabile, însă, pentru operațiunile B2B supuse obligației RO e-Factura, documentul relevant rămâne factura transmisă prin sistem.

Deducerea TVA poate fi făcută și după depunerea decontului

Depunerea decontului de TVA aferent lunii iulie înainte de primirea facturii nu conduce la pierderea dreptului de deducere.

Beneficiarul poate exercita acest drept în decontul perioadei în care factura este primită și sunt îndeplinite condițiile prevăzute de lege sau într-un decont ulterior. Nu este necesară mutarea artificială a cheltuielii în luna august doar pentru a coincide cu momentul deducerii TVA.

În aceste situații, cheltuiala și deducerea TVA pot aparține unor perioade fiscale diferite.

Emiterea facturii în luna următoare este permisă de lege

Faptul că factura este emisă în august pentru un serviciu prestat în iulie nu înseamnă, în sine, că furnizorul a încălcat legislația fiscală.

Codul fiscal permite, ca regulă generală, emiterea facturii până cel târziu în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care intervine faptul generator, dacă documentul nu a fost emis anterior. Ulterior, furnizorul trebuie să respecte și termenul legal pentru transmiterea documentului prin sistemul RO e-Factura.

Prin urmare, un serviciu finalizat la 31 iulie poate fi facturat în primele zile din august, fără ca acest lucru să modifice perioada contabilă în care trebuie recunoscută cheltuiala.

Cum se tratează utilitățile și serviciile cu caracter continuu

În cazul chiriilor, energiei, telecomunicațiilor, mentenanței și al altor servicii continue, tratamentul contabil depinde de prevederile contractuale și de momentul în care serviciul este considerat prestat.

Dacă factura emisă în august acoperă consumul sau serviciile aferente lunii iulie, cheltuiala trebuie atribuită lunii iulie. Atunci când documentul acoperă mai multe perioade, valoarea trebuie repartizată corespunzător fiecărei luni.

În schimb, dacă factura reprezintă plata în avans a unui abonament pentru lunile următoare, suma nu se recunoaște integral drept cheltuială în august. Partea aferentă perioadelor viitoare se evidențiază ca cheltuială în avans și se transferă treptat pe cheltuieli.

Ce verificări trebuie făcute la închiderea lunii

Pentru evitarea erorilor contabile și a deducerii premature a TVA, societățile trebuie să analizeze înainte de închiderea lunii:

• serviciile efectiv prestate până la sfârșitul perioadei;
• contractele și procesele-verbale de recepție;
• facturile recurente care nu au fost încă primite;
• data la care documentele au devenit disponibile în RO e-Factura;
• diferențele dintre sumele estimate înregistrate în contul 408 și valorile facturate ulterior;
• dacă achiziția este utilizată pentru operațiuni care conferă drept de deducere;
• existența unor limitări speciale privind deductibilitatea cheltuielii sau a TVA.

Regula de bază este că perioada în care se înregistrează cheltuiala nu trebuie stabilită exclusiv în funcție de data înscrisă pe factură. Prestarea serviciului, emiterea documentului și comunicarea acestuia prin RO e-Factura reprezintă momente distincte, fiecare producând efecte contabile și fiscale proprii.