Top greșeli în firme. Cum pierd antreprenorii controlul prin decizii juridice și financiare greșite

Forma juridică aleasă de un antreprenor este esențială pentru desfășurarea activității, întrucât aceasta influențează direct nivelul taxelor și impozitelor datorate.
Cosmin Dumitrașcu, antreprenor, expert contabil și fondator al ABS Group România, a realizat un top al celor mai frecvente greșeli întâlnite în rândul antreprenorilor.

Greșeli frecvente în antreprenoriat: alegerea greșită a formei juridice și necunoașterea TVA-ului

Una dintre cele mai comune greșeli ale antreprenorilor este alegerea incorectă a formei juridice și lipsa înțelegerii conceptului de TVA. În multe situații, antreprenorii nu știu dacă să înființeze SRL sau PFA și iau decizia la întâmplare sau pe baza sfaturilor primite de la cunoscuți.

De cele mai multe ori, aceștia înființează o formă juridică fără a consulta un expert contabil sau un consultant fiscal, descoperind ulterior că decizia nu a fost una potrivită și că obligațiile fiscale sunt mult mai mari decât se așteptau.

“Greșelile nu sunt făcute neapărat rău intenționat, ci din lipsă de documentare sau se merge pe premisa că „merge și așa”. Fiscul s-a digitalizat, are acces la date aproape în timp real, așa că orice greșeală se poate transforma în costuri și stres”, spune Dumitrașcu.

“De multe ori, greșeala nu se oprește aici și se lovesc de TVA, în sensul că ei nu cunosc când este musai să fii plătitor de TVA și care este plafonul aferent. Asta și în condițiile în care, mai nou, trebuie să te înregistrezi ca plătitor de TVA la data atingerii sau depășirii plafonului. Ar fi de preferat înainte, cel târziu imediat după depășirea acestuia”, afirmă Cosmin Dumitrașcu.

Antreprenorii nu cunosc, de asemenea, momentul în care este mai avantajos să aplice mecanismul de TVA la încasare față de TVA la facturare, explică acesta.

Înainte de înființarea unei forme juridice, este recomandată realizarea unei analize fiscale comparative pentru a stabili varianta optimă din punct de vedere financiar și fiscal.

Banii firmei sunt banii mei: gândire distorsionată

Mulți antreprenori confundă patrimoniul firmei cu buzunarul propriu, tratând banii și bunurile firmei ca fiind personale, efectuând plăți din contul firmei pentru cheltuieli personale, retrageri de numerar nejustificate, facturi fictive sau supraevaluate pentru servicii care nu există.

Riscurile de reclasificare sunt majore (reclasificare în impozit de 16% plus dobânzi și penalități) la un eventual control ANAF, mai ales de când s-a implementat SAF-T.

Nu cunosc ce obligații au din punct de vedere fiscal

Extrem de mulți antreprenori consideră că dacă firma nu are venituri, practic nu au nicio obligație către organul fiscal.

O companie fără activitate are obligații: 

• dacă nu s-a întreprins nimic de la înființare până în prezent, trebuie depusă declarația de inactivitate, precum și declarații pe zero cu privire la impozitul ales; 
• dacă s-a întreprins activitate, există obligația întocmirii contabilității; 
• depunerea situațiilor financiare anuale, respectiv a declarațiilor trimestriale sau lunare

Nerespectarea celor de mai sus poate conduce la amenzi din partea organului fiscal.

„Dacă nu mai faci nimic cu o firmă, măcar suspend-o. Nu mai achiți nici servicii contabile, iar singurele obligații către ANAF rămân situațiile financiare anuale de depus”, explică fondatorul ABS Group România.

Nu cunosc ce pot deduce și ce nu pe PFA/SRL, adică ce să cheltuiască

O greșeală pe care foarte mulți o fac, care în primă instanță nu pare scumpă, însă pe termen lung devine costisitoare, este legată de ce poți deduce.

“Codul Fiscal este conceput în așa fel încât să vină și cu deduceri fiscale, nu doar cu taxe și impozite. O cheltuială o poți efectua din companie dacă are legătură cu scopul activității economice. Am văzut foarte multe cazuri cu antreprenori care cheltuiau din banii proprii facturi pentru SRL/PFA, neștiind că pot plăti acele bunuri/servicii din conturile acestora. Faptul că nu cunosc ce pot deconta pe firmă/PFA, pe termen lung îi costă foarte mult la taxe și impozite”, explică Cosmin Dumitrașcu.

De exemplu, în loc să crească salariul angajatului în bani (taxe peste 40%), pot utiliza adăugarea ca beneficiu un abonament medical, tichetele de masă, abonamente sportive, cursuri de formare profesională, cheltuieli cu vehiculele, parte din chirie, educația timpurie etc.

 Decapitalizarea firmei prin distribuirea haotică de dividende

Dividendele reprezintă cel mai la îndemână mod de a retrage bani dintr-o firmă, chiar și cu impozitarea mărită la 16% din 2026.

În contextul problematic al activului net contabil, recomandarea este o analiză amănunțită înainte de a distribui sume foarte mari de bani, pentru că există risc de decapitalizare.

 Ignorarea legislației muncii

Angajarea unui om, modificările salariale, funcțiile, programul de lucru, orele suplimentare sau de noapte, toate trebuie declarate și actualizate în termen și în concordanță cu Legea 53/2003 – Codul Muncii.

 Nu au contracte clare cu clienții și furnizorii lor

Înțelegerea verbală este, de multe ori, poate cel mai scump acord de afaceri din România.

Fără reglementări contractuale clare și asumate printr-un contract scris clar, orice dispută cu un client sau furnizor poate deveni un calvar juridic.

Practic, nu se pot dovedi detaliile agreate, termenele de plată stabilite, prestarea sau livrarea întârziată a unui produs, precum și cine suportă pagubele și riscurile.

O înțelegere contracuală bine delimitată nu înseamnă neîncredere în partener, ci că amândoi știți exact ce ați agreat și că nu există loc de interpretări diferite peste o perioadă.