Registrul de evidență fiscală are reguli noi. Firmele trebuie să își actualizeze documentele înainte de următorul control ANAF

Registrul de evidență fiscală trebuie întocmit după un nou model de către firmele plătitoare de impozit pe profit, în baza unui ordin emis de Ministerul Finanțelor. Noile reguli sunt deja în vigoare și modifică atât formatul documentului, cât și modul în care acesta poate fi păstrat. Deși registrul nu se depune la ANAF, el poate fi solicitat în timpul unei inspecții fiscale și trebuie să justifice calculul impozitului pe profit.

Registrul de evidență fiscală este obligatoriu pentru firmele plătitoare de impozit pe profit

Ministerul Finanțelor a înlocuit vechiul model al Registrului de evidență fiscală prin Ordinul nr. 808/2026, publicat în Monitorul Oficial nr. 556 din 7 iulie 2026. Actul normativ este deja aplicabil și nu stabilește un termen de tranziție sau o dată ulterioară de intrare în vigoare, ceea ce înseamnă că firmele trebuie să utilizeze noul model fără a aștepta începutul lunii august.

Obligația revine tuturor contribuabililor înregistrați ca plătitori de impozit pe profit. Sunt vizate atât societățile care au fost dintotdeauna în acest sistem de impozitare, cât și firmele care au ieșit din regimul microîntreprinderilor și au trecut la plata impozitului pe profit.

În schimb, microîntreprinderile care continuă să plătească impozit pe venit nu intră sub incidența Ordinului nr. 808/2026, atât timp cât nu își schimbă regimul fiscal. Totodată, registrul reglementat prin acest act normativ nu trebuie confundat cu registrul fiscal utilizat de anumite persoane fizice care desfășoară activități independente.

Registrul nu reprezintă o declarație fiscală și nu se transmite periodic către ANAF. Cu toate acestea, contribuabilul are obligația să îl întocmească și să îl păstreze pentru a demonstra modul în care a fost determinat rezultatul fiscal și calculat impozitul pe profit declarat.

Ce informații trebuie înscrise în registru și cum se completează

Noul ordin stabilește că toate informațiile trebuie înscrise în ordine cronologică, astfel încât să permită identificarea operațiunilor care au stat la baza determinării rezultatului fiscal și a impozitului pe profit.

În registru trebuie să poată fi urmărite elementele care au condus la stabilirea rezultatului fiscal pozitiv sau negativ, calculul impozitului pe profit, precum și sumele declarate prin formularele fiscale aferente acestui impozit.

Documentul se completează trimestrial și/sau anual, precum și pentru orice altă perioadă impozabilă aplicabilă contribuabilului. Simpla existență a unui document intitulat „Registru de evidență fiscală” nu este suficientă dacă informațiile nu pot fi corelate cu evidența contabilă și cu declarațiile fiscale depuse la ANAF.

În practică, registrul trebuie să conțină explicații care permit urmărirea tuturor ajustărilor fiscale realizate pentru determinarea rezultatului fiscal. Printre acestea se numără veniturile neimpozabile, cheltuielile nedeductibile, deducerile fiscale, amortizarea fiscală, rezervele, provizioanele, pierderile fiscale și celelalte ajustări prevăzute de Codul fiscal.

Noul model poate fi ținut electronic, inclusiv în Excel sau în programele de contabilitate

Ministerul Finanțelor a simplificat modul de organizare a documentului și prevede în mod expres că Registrul de evidență fiscală poate fi păstrat atât în format tipărit, cât și în format electronic.

Modelul aprobat conține trei rubrici obligatorii: numărul curent, explicațiile privind operațiunile efectuate și calculul rezultatului fiscal și al impozitului pe profit, precum și valoarea exprimată în lei.

Atunci când este necesar, firmele trebuie să înscrie și simbolul contului contabil în care au fost înregistrate sumele respective. Astfel, registrul trebuie să permită identificarea legăturii dintre tratamentul contabil și tratamentul fiscal al fiecărei operațiuni.

În practică, documentul poate fi organizat într-un fișier Excel sau generat cu ajutorul programului de contabilitate, cu respectarea modelului aprobat. Indiferent de soluția utilizată, informațiile trebuie să poată fi păstrate, arhivate și prezentate într-o formă lizibilă în cazul unei inspecții fiscale.

Noua reglementare elimină și vechiul sistem al registrelor tipărite cu regim special, distribuite prin unitățile fiscale. Forma electronică și cea pe suport hârtie sunt tratate acum în mod egal.

Firmele nu mai trebuie să cumpere registrul de la ANAF

Ordinul nr. 808/2026 elimină obligația achiziționării registrului tipărit de la unitatea fiscală și renunță la procedura prin care documentul era eliberat contra cost, pe baza certificatului de înregistrare al contribuabilului.

Totodată, nu mai există prevederea care obliga firmele ce treceau de la impozitul pe veniturile microîntreprinderilor la impozitul pe profit să cumpere registrul într-un termen stabilit. Accentul este pus exclusiv pe existența unei evidențe fiscale complete și corecte, nu pe utilizarea unui formular fizic.

Înainte de următorul calcul al impozitului pe profit, societățile ar trebui să verifice dacă registrul utilizat respectă noul model și dacă informațiile pot fi corelate cu balanța contabilă, declarația anuală privind impozitul pe profit și, după caz, cu declarațiile trimestriale.

Pentru evidențele ținute în format electronic este recomandată verificarea posibilității de export, arhivare și prezentare a documentului în timpul unui control. De asemenea, trebuie verificată existența conturilor contabile aferente operațiunilor și a documentelor justificative pentru toate ajustările fiscale.

Ordinul nu obligă contribuabilii să transcrie într-un registru nou toate informațiile din perioadele anterioare. Documentele deja întocmite rămân valabile și trebuie păstrate, iar operațiunile efectuate după intrarea în vigoare a noului ordin trebuie evidențiate potrivit modelului actual.

Ce sancțiuni pot apărea în timpul unui control fiscal

Noul ordin nu introduce amenzi distincte pentru fiecare eroare sau omisiune din Registrul de evidență fiscală. Principala problemă apare în situația în care contribuabilul nu poate justifica diferențele dintre rezultatul contabil, rezultatul fiscal și impozitul pe profit declarat.

În cazul în care anumite cheltuieli, deduceri sau ajustări fiscale nu sunt susținute prin documente și explicații corespunzătoare, inspectorii fiscali pot recalcula rezultatul fiscal și pot stabili obligații suplimentare de plată. Acestora li se pot adăuga dobânzile și penalitățile prevăzute de legislația fiscală.

O situație distinctă este refuzul contribuabilului de a pune la dispoziția organului fiscal registrele, evidențele și documentele solicitate în timpul controlului. Codul de procedură fiscală stabilește amenzi cuprinse între 25.000 și 27.000 de lei pentru contribuabilii mijlocii și mari și între 6.000 și 8.000 de lei pentru celelalte persoane juridice.

Aceste sancțiuni vizează neprezentarea evidențelor fiscale la solicitarea autorităților, nu greșelile punctuale de completare. Totodată, prin intrarea în vigoare a Ordinului nr. 808/2026 a fost abrogat vechiul Ordin nr. 870/2005, care reglementa Registrul de evidență fiscală de peste 20 de ani. Noul cadru simplifică procedura administrativă, dar menține obligația firmelor de a demonstra clar și documentat modul în care a fost calculat impozitul pe profit.