Lege la bloc pentru lista de întreținere. Locatarii pot fi puși să plătească după estimări. Cum se face regularizarea

În unele asociații de proprietari, lista de plată nu poate fi făcută la timp deoarece anumiți furnizori nu emit lunar facturile pentru consumurile înregistrate. Avocatul Gelu Pușcaș explică faptul că, în astfel de situații, estimarea unor costuri și regularizarea ulterioară pot fi folosite, dacă sunt făcute transparent și pe baza unor decizii clare ale comitetului.

Reguli la întreținere. Asociația de proprietari poate ajunge să aleagă între omiterea costului și estimarea lui

Avocatul Gelu Pușcaș arată că administratorii se pot confrunta cu situații în care nu primesc la timp facturile de la furnizori. În acest caz, lista de plată pentru întreținere poate fi întocmită fără acel cost sau poate include o estimare, urmând ca diferențele să fie regularizate ulterior.

Prima variantă, adică afișarea listei fără acel cost, poate părea mai simplă, dar poate produce o problemă pentru proprietari în luna următoare. Dacă între timp vin două sau mai multe facturi, acestea ajung să fie cumulate pe aceeași listă de plată, iar suma devine mai greu de suportat.

Avocatul explică faptul că, din acest motiv, unele asociații acceptă ca administratorul să facă estimări și să includă sumele în lista lunară de întreținere, chiar dacă factura nu a fost încă emisă.

Estimarea poate evita creșterea bruscă a întreținerii într-o lună următoare

Gelu Pușcaș consideră că estimarea pentru lista de întreținere nu reprezintă, în sine, o problemă juridică dacă proprietarul nu este prejudiciat și dacă, în final, ajunge să plătească exact suma care îi revine din consumul real.

Această metodă presupune însă muncă suplimentară pentru administrator, deoarece după primirea facturii trebuie verificată suma reală și trebuie calculată diferența față de valoarea estimată anterior.

Dacă s-a estimat prea puțin, diferența se repartizează ulterior. Dacă s-a estimat prea mult, suma plătită în plus trebuie scăzută din lista următoare.

Potrivit avocatului, scopul estimării este evitarea unei presiuni prea mari pe bugetul familiilor, atunci când mai multe facturi neemise la timp s-ar strânge într-o singură lună.

Regularizarea este permisă atunci când apar erori în lista de plată

Avocatul explică și situația regularizării la întreținere, care poate apărea atunci când o listă de plată a fost întocmită greșit.

Erorile pot viza introducerea sau neintroducerea unor sume, repartizarea greșită a unui consum, numărul incorect de persoane declarate sau scăderea eronată a unor restanțe.

De exemplu, un proprietar poate apărea fără restanță din cauza unei erori de operare, deși nu există dovada plății. În alt caz, poate fi trecut un număr greșit de persoane sau un consum de apă repartizat incorect.

Temeiul legal indicat este art. 74 din Legea 196/2018. Acesta prevede că, dacă sumele încasate depășesc totalul cheltuielilor, excedentul trebuie regularizat prin lista lunii următoare sau rambursat proprietarilor în cel mult 30 de zile. Dacă rezultă un debit, acesta trebuie acoperit de cei în drept în termen de 30 de zile de la constatare.

Comitetul și administratorul trebuie să documenteze clar deciziile

Gelu Pușcaș arată că atât estimarea, cât și regularizarea pot face parte din activitatea normală a asociației, dacă sunt realizate transparent, fundamentate cu acte și susținute de decizii ale comitetului.

Avocatul recomandă ca asociația, prin comitet și președinte, să nu rămână pasivă. O decizie de comitet poate clarifica modul de lucru, iar o notă explicativă din partea administratorului poate elimina riscul unor interpretări greșite.

În același timp, proprietarii sunt sfătuiți ca, înainte de a face o contestație sau de a merge în instanță, să verifice cu atenție sumele, modul de repartizare și documentele care au stat la baza estimării sau regularizării.

„𝐄𝐒𝐓𝐈𝐌𝐀𝐑𝐄𝐀 Ș𝐈 𝐑𝐄𝐆𝐔𝐋𝐀𝐑𝐈𝐙𝐀𝐑𝐄𝐀 Î𝐍 𝐋𝐈𝐒𝐓𝐀 𝐃𝐄 𝐏𝐋𝐀𝐓Ă

Sunt situații, întâlnite în activitatea asociațiilor, în care lista de plată nu poate fi realizată de către administrator în termen de 5 zile de la primirea ultimei facturi. Sunt furnizori care nu emit lunar facturile pentru consumurile înregistrate.

Comitetul și administratorul se găsesc în următoarele situații:
a) 𝐚𝐟𝐢ș𝐚𝐫𝐞𝐚 𝐥𝐢𝐬𝐭𝐞𝐢 𝐝𝐞 𝐩𝐥𝐚𝐭ă 𝐟ă𝐫ă 𝐮𝐧 𝐚𝐬𝐭𝐟𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐬𝐭
sau
b) 𝐫𝐞𝐚𝐥𝐢𝐳𝐚𝐫𝐞𝐚 𝐮𝐧𝐞𝐢 𝐞𝐬𝐭𝐢𝐦ă𝐫𝐢, ș𝐢 𝐫𝐞𝐩𝐚𝐫𝐭𝐢𝐳𝐚𝐫𝐞𝐚 î𝐧 𝐥𝐢𝐬𝐭ă.
a) Afișarea listei de plată fără un astfel de cost (lipsa facturii echivalând cu imposibilitatea de repartizare a unui astfel de cost, fie el și estimat) duce, în opinia mea, la o împovărare artificială a proprietarilor în următoarea listă de plată, listă în care se vor regăsi repartizate două sau mai multe facturi.

𝐌𝐞𝐧ț𝐢𝐮𝐧𝐞: de ce să suporte proprietarul în lista de plată o cumulare a unor sume pentru un același furnizor, fiind evident mai greu de suportat o cumulare a unor contravalori pentru facturi neemise aferente unor consumuri anterioare.

b) Pentru a nu se regăsi în situația anterioară, sunt asociații care acceptă ca administratorul să facă estimări și să repartizeze sume în lista de plată chiar în lipsa facturilor. Deși este o muncă suplimentară pentru administrator (verificarea la primirea facturilor a sumelor și realizat calculul privind repartizarea diferenței sau scăderea sumelor în plus repartizate), pare o modalitate de evitare a majorării cotei de întreținere prin cumularea mai multor facturi.

𝐌𝐞𝐧ț𝐢𝐮𝐧𝐞: nu văd o problemă juridică sau o vulnerabilitate a asociației, în condițiile în care proprietarul nu suferă vreo vătămare, având într-un final de achitat exact suma care îi revine din fiecare consum lunar. Estimarea nu reprezintă altceva decât o evitare a cumulării și repartizării într-o singură listă a unor facturi neemise la timp și astfel evitarea presiunii pe bugetul fiecărei familii.

Î𝐧 𝐜𝐞𝐞𝐚 𝐜𝐞 𝐩𝐫𝐢𝐯𝐞ș𝐭𝐞 𝐫𝐞𝐠𝐮𝐥𝐚𝐫𝐢𝐳𝐚𝐫𝐞𝐚 𝐮𝐧𝐨𝐫 𝐬𝐮𝐦𝐞 𝐩𝐫𝐢𝐧 𝐢𝐧𝐭𝐞𝐫𝐦𝐞𝐝𝐢𝐮𝐥 𝐥𝐢𝐬𝐭𝐞𝐢 𝐝𝐞 𝐩𝐥𝐚𝐭ă, operațiune posibilă, atunci când dintr-o eroare se greșește o listă de plată. Eroarea poate consta în introducerea sau neintroducerea unor sume în lista de plată sau o repartizare care nu are o bază legală sau acte justificative ori o hotărâre a adunării generale.

𝐂𝐚 ș𝐢 𝐞𝐱𝐞𝐦𝐩𝐥𝐞, pentru a putea înțelege conceptul de regularizare:

• în lista de plată proprietarul nu mai apare cu restanță, pentru că din eroare administratorul a scăzut obligațiile de plată ale proprietarului din eroare (nu există dovada realizării plăților însă în sistem s-au încărcat plăți aferente respectivului proprietar);

• în lista de plată au fost introduse eronat numărul de persoane prezente sau s-a repartizat un cost eronat pentru un consum de apă.

Temeiul legal care face posibilă o astfel de regularizare:

Art. 74 din Legea 196/2018 prevede că:

(2) „Dacă din calculele efectuate rezultă un excedent, în sensul că sumele încasate depășesc în valoare totalul cheltuielilor, aceste sume trebuie regularizate prin lista de plată aferentă lunii următoare sau rambursate proprietarilor îndreptățiți în termen de maximum 30 de zile de la constatarea acestora.

(3) În cazul în care din calculele efectuate rezultă un debit față de sumele încasate, acesta trebuie acoperit de cei în drept în termen de 30 de zile de la constatare”.

𝐂𝐨𝐧𝐜𝐥𝐮𝐳𝐢𝐞: atât estimarea cât și regularizarea, dacă sunt realizate în mod transparent și fundamentate cu acte și dublate de decizii de comitet, pot face parte din activitatea asociației. Nu se poate demonstra vătămarea de către proprietar pe de o parte, iar pe de altă parte în situația elementelor de activ pasiv nu vor apărea diferențe, ceea ce va demonstra că nu există plusuri sau minusuri, nejustificate, în gestiunea asociației.

𝐀𝐬𝐨𝐜𝐢𝐚ț𝐢𝐚, 𝐩𝐫𝐢𝐧 𝐜𝐨𝐦𝐢𝐭𝐞𝐭 ș𝐢 𝐩𝐫𝐞ș𝐞𝐝𝐢𝐧𝐭𝐞, nu trebuie să rămână în pasivitate. Implicarea și emiterea unei decizii de comitet lămuresc aceste aspecte. O notă explicativă din partea administratorului, elimină o expunere a acestuia.

𝐏𝐫𝐨𝐩𝐫𝐢𝐞𝐭𝐚𝐫𝐮𝐥, înainte de a realiza o contestație și/sau a sesiza instanța de judecată, să verifice și să analizeze cu răbdare și obiectivitate modalitatea de repartizare și sumele care au făcut obiectul regularizării sau estimării”, transmite avocatul Gelu Pușcaș într-o postare pe Facebook.