Firma la care ai muncit a fost desființată? Cum poți recupera actele care îți pot influența pensia

Persoanele care au lucrat la societăți comerciale desființate, lichidate, radiate sau intrate în faliment pot obține documentele necesare pentru dovedirea vechimii în muncă, a veniturilor realizate ori a sporurilor salariale de la operatorii economici autorizați care păstrează arhivele foștilor angajatori.

Sute de firme au dispărut, dar documentele lor au rămas. Cum ajungi la arhiva de care ai nevoie

Adeverințele necesare pentru stabilirea sau recalcularea pensiei nu sunt eliberate gratuit de aceste firme de arhivare. Costul documentelor este stabilit în funcție de tipul solicitării, perioada verificată și operațiunile efectuate pentru identificarea informațiilor din arhivă.

Arhivele Naționale, instituție publică aflată în subordinea Ministerului Afacerilor Interne, are atribuții privind administrarea, supravegherea și protejarea Fondului Arhivistic Național al României.

Instituția asigură conservarea documentelor cu valoare istorică și administrativă și reglementează activitatea operatorilor economici care prestează servicii arhivistice.

Ce sunt firmele care păstrează arhivele foștilor angajatori

Firmele de arhivare sunt operatori economici autorizați de Arhivele Naționale pentru desfășurarea activităților de preluare, păstrare, organizare, conservare și administrare a documentelor. Acestea pot gestiona inclusiv arhivele unor societăți comerciale care și-au încetat activitatea.

În situațiile în care o companie este lichidată sau intră în faliment, documentele sale de personal nu dispar. Statele de plată, dosarele angajaților, registrele de evidență și alte acte care pot demonstra perioadele lucrate ori veniturile obținute pot fi preluate de operatori economici autorizați, de succesorii legali ai societății sau de alte entități prevăzute de legislație.

Operatorii care dețin aceste documente pot elibera adeverințe privind vechimea în muncă, veniturile brute lunare, sporurile permanente sau încadrarea în grupe de muncă. Tarifele maxime pentru aceste servicii sunt stabilite anual prin dispoziții ale Arhivelor Naționale.

Potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996: „Constituie izvoare istorice și alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, de către persoane fizice autorizate, profesioniști care își desfășoară activitatea în baza unei legi speciale și persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecție specială, în condițiile prezentei legi.

Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, în sensul prezentei legi, se înțelege: acte oficiale și particulare, diplomatice și consulare, memorii, manuscrise, proclamații, chemări, afișe, planuri, schițe, hărți, pelicule cinematografice și alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum și înregistrări foto, video, audio și informatice, cu valoare istorică, realizate în țară sau de către creatori români în străinătate.”

De ce sunt plătite adeverințele eliberate de firmele de arhivare

Arhivele unor foste întreprinderi care și-au încetat activitatea după anii 1990 au fost preluate de operatori economici privați autorizați de Arhivele Naționale. Aceste firme gestionează documente de personal și pot elibera acte necesare pentru stabilirea sau recalcularea pensiei.

„Arhivele fostelor întreprinderi comuniste care și-au încetat activitatea sau au fost lichidate în anii ’90 au fost preluate de operatori economici privați autorizați de Arhivele Naționale să presteze servicii arhivistice. Aceste firme dețin documentele de personal și pot elibera adeverințe privind veniturile, sporurile și vechimea în muncă necesare la stabilirea sau recalcularea pensiei. Tarifele percepute pentru eliberarea adeverințelor nu sunt stabilite de fiecare firmă în parte, ci prin ordin al ministrului și sunt aceleași indiferent de operatorul care deține arhiva.

Singurele costuri care pot varia sunt cele de expediere a documentelor, în funcție de firma de curierat sau de corespondență utilizată. Casa de Pensii are nevoie de adeverința în original pentru stabilirea drepturilor de pensie. Cum firmele de arhivare își desfășoară activitatea în diferite localități din țară, expedierea documentelor implică, în mod firesc, costuri suplimentare de transport. Eliberarea unei adeverințe presupune verificarea documentelor pentru fiecare lună din perioada solicitată, inclusiv a veniturilor brute, sporurilor și a celorlalte elemente salariale, ceea ce reprezintă o activitate laborioasă.”, a explicat pentru Digi24.ro Cristiana Dumitrescu, director executiv al Casei de Pensii a Municipiului București.

Tarifele pentru adeverințele de venit și vechime în 2026

Limitele maxime ale tarifelor pentru serviciile arhivistice sunt prevăzute în anexa la Dispoziția nr. I/8 din 22 ianuarie 2026 a directorului Arhivelor Naționale, privind tarifele solicitate de operatorii economici autorizați. Documentul a fost publicat în Monitorul Oficial la 3 martie 2026.

Pentru anul 2026, tarifele maxime fără TVA sunt următoarele:

• taxa administrativă fixă pentru primirea și înregistrarea cererii, repartizarea acesteia, cercetarea instrumentelor de lucru, calculul costurilor și întocmirea înștiințării de plată este de 136 de lei pentru fiecare solicitare;
• cercetarea pentru întocmirea unei adeverințe privind veniturile brute lunare pentru o perioadă de 1-5 ani costă 155 de lei pentru fiecare an verificat;
• pentru perioade de peste 5 ani, cercetarea privind veniturile brute lunare este tarifată cu 136 de lei pentru fiecare an cercetat;
• eliberarea adeverinței privind veniturile brute lunare pentru o perioadă de 1-5 ani costă 40 de lei pentru fiecare an eliberat;
• eliberarea adeverinței privind veniturile brute lunare pentru perioade mai mari de 5 ani costă 30 de lei pentru fiecare an eliberat;
• cercetarea pentru întocmirea unei adeverințe privind sporurile cu caracter permanent este de 85 de lei pentru fiecare an verificat;
• eliberarea adeverinței privind sporurile permanente costă 19 lei pentru fiecare an eliberat;
• cercetarea pentru atestarea încadrării în grupa de muncă este tarifată cu 60 de lei pentru fiecare an cercetat;
• eliberarea adeverinței privind grupa de muncă costă 15 lei pentru fiecare an eliberat;
• eliberarea unui document original aflat în proprietatea solicitantului costă 136 de lei pentru fiecare document;
• cercetarea pentru copii sau extrase este tarifată cu 15 lei pentru fiecare pagină verificată;
• eliberarea copiilor sau extraselor costă 6 lei pentru fiecare pagină.

În cazul perioadelor mai lungi de cinci ani, calculul se face separat pentru fiecare operațiune realizată. Taxa administrativă de 136 de lei poate fi percepută și atunci când operatorul constată că nu deține documentele solicitate, dacă cererea a fost înregistrată oficial.

Operatorii economici autorizați nu pot solicita sume care depășesc limitele stabilite de Arhivele Naționale. Costul final include taxa administrativă, cercetarea efectuată și eliberarea documentului, la care se adaugă TVA și, dacă este cazul, cheltuielile pentru transmiterea prin poștă sau curier.

Pașii pentru obținerea unei adeverințe dacă fostul angajator a dispărut

Persoana care are nevoie de o adeverință de vechime sau venit trebuie mai întâi să identifice entitatea care păstrează arhiva fostului angajator. Informațiile pot fi solicitate lichidatorului societății, structurilor Arhivelor Naționale sau pot fi obținute din evidențele operatorilor care au preluat documentele.

După identificarea firmei de arhivare, solicitantul trebuie să depună o cerere pentru eliberarea documentelor. În mod obișnuit, dosarul poate include copia actului de identitate, denumirea și sediul fostei societăți, codul unic de identificare al acesteia, dacă este cunoscut, perioada în care persoana a lucrat acolo și documente precum carnetul de muncă, contractul individual de muncă sau decizia de angajare.

După înregistrarea solicitării, operatorul calculează costurile pentru cercetarea arhivei și eliberarea documentelor. La suma rezultată se pot adăuga TVA și cheltuieli de expediere.

Adeverința eliberată de firma de arhivare poate fi depusă la casa teritorială de pensii pentru dovedirea veniturilor, a sporurilor, a vechimii în muncă sau a încadrării într-o grupă de muncă, atunci când aceste informații sunt necesare pentru stabilirea ori recalcularea drepturilor de pensie.