Dosarul cu șină rezistă în continuare în România. George Anghel, Austral Group: Vindem în continuare sute de mii de bucăți

Digitalizarea transformă activitatea companiilor, dar documentele pe hârtie sunt încă departe de a dispărea din România. Dosarele cu șină continuă să se vândă în cantități de sute de mii de bucăți, în timp ce piața papetăriei tradiționale se restrânge treptat. George Anghel, CEO și coproprietar Austral Group, a explicat în podcastul „Picătura de business”, moderat de Radu Preda, cum coexistă birocrația tradițională, automatizarea și inteligența artificială în mediul de afaceri.

Dosarele cu șină continuă să fie folosite în România, în ciuda digitalizării

Deși numeroase proceduri administrative au trecut în format electronic, documentele fizice rămân o parte importantă a activității unor companii și instituții. George Anghel spune că cererea pentru dosarele cu șină este încă ridicată, chiar dacă digitalizarea ar fi trebuit să reducă treptat utilizarea acestora.

„Întâmplător, acum câteva zile am avut o mică discuție cu colegii mei. Și am avut surpriza să aflu că vindem în continuare sute de mii de dosare cu șină”, a declarat antreprenorul.

Potrivit acestuia, produsele tradiționale de arhivare sunt utilizate în special în sectorul public.

„Sunt folosite în continuare foarte mult […] în special în companiile publice, în companiile de stat. Din nefericire.”

Birocrația pe hârtie nu este însă întâlnită exclusiv în instituțiile statului. Anghel a povestit o experiență din negocierile cu o bancă privată importantă din România, care ilustrează cât de complicate pot rămâne procedurile administrative.

În cadrul discuțiilor comerciale, reprezentanții băncii au solicitat o reducere suplimentară de preț. Antreprenorul a propus acordarea discountului în schimbul unui termen de plată mai scurt.

„Ei ne cereau un mic discount suplimentar și eu atunci am propus pe loc un discount suplimentar versus o plată mai rapidă din partea lor, un termen de plată mai mic, gândindu-mă că ei sunt bancă.”

Deși propunerea a fost acceptată inițial, reprezentantele departamentului administrativ au explicat că plata nu putea fi realizată înainte de verificarea produselor și întocmirea documentelor de recepție și magazie.

„Cele două doamne s-au opus categoric și ne-au spus că acele pachete trebuie verificate, numărate, făcute niște fișe […] și de-abia după aceea, care mai dura cam o săptămână, 10 zile.”

Procedurile respective prelungeau procesul cu aproximativ șapte până la zece zile, în ciuda posibilității de a realiza plata mai rapid.

„Este o bancă mare, privată, iată de ce în continuare se vând sute de mii de dosare cu șina în România”, a adăugat George Anghel.

Piața papetăriei tradiționale se restrânge cu aproximativ 1-2% pe an

Chiar dacă dosarele, bibliorafturile și hârtia continuă să fie folosite, cererea pentru papetăria destinată birourilor este în scădere. George Anghel estimează că piața produselor tradiționale de birou se reduce natural cu aproximativ 1-2% anual, pe fondul digitalizării și al schimbării obiceiurilor de lucru.

„Oricum o dai, a scăzut. Deci, papetăria tradițională scade. Aș spune că papetăria școlară se menține de câțiva ani încoace.”

Produsele destinate elevilor, precum ghiozdanele, penarele și instrumentele de scris, continuă să aibă o cerere relativ stabilă.

Situația este diferită în cazul companiilor, unde tot mai multe activități se desfășoară electronic.

„Dar papetăria strictă, tradițională, pentru uzul […] în birou, scade natural. Scade natural și e cumva firesc. Adică 1-2% pe an, probabil, scade.”

Extinderea muncii de acasă a contribuit la această evoluție, deoarece prezența redusă a angajaților la sediile companiilor înseamnă și un consum mai mic de produse de papetărie.

În același timp, schimbările nu afectează în aceeași măsură toate categoriile de produse. Cererea pentru hârtie de copiator rămâne importantă, chiar dacă distribuția acesteia aduce marje comerciale foarte mici.

„Practic, plimbăm hârtie dintr-un loc într-altul pentru câteva procente, în condițiile în care, de multe ori, costurile sunt foarte mari de livrat”, a explicat Anghel.

Companiile își schimbă achizițiile pentru a reduce costurile administrative

Transformarea pieței nu se limitează la reducerea consumului de hârtie. Se schimbă și modul în care firmele își organizează aprovizionarea.

Potrivit lui George Anghel, tot mai mulți clienți preferă să achiziționeze mai multe categorii de produse de la același furnizor, în loc să gestioneze relații comerciale separate pentru fiecare tip de consumabil.

„Foarte mulți clienți de-ai noștri vechi și tradiționali, cu care avem relații de 15, 20, 25 de ani, au realizat că poate că intern la ei costul e mai mare să aibă 10 furnizori și de la fiecare să aibă cel mai ieftin produs din acea gamă, decât să aibă un furnizor care poate vine cu 3-5-7% în plus la preț.”

Diferența poate fi compensată prin reducerea costurilor administrative, a numărului de facturi și a operațiunilor necesare pentru gestionarea achizițiilor.

În acest context, furnizorii tradiționali de papetărie și-au extins oferta către alte categorii de produse necesare funcționării companiilor, precum materiale de curățenie, produse de igienă și echipamente de protecție a muncii.

George Anghel spune că segmentul produselor de curățenie a cunoscut o creștere puternică în timpul pandemiei.

„Zona aceasta a explodat, realmente a explodat în pandemie. Adică s-a triplat, ceva de genul acesta.”

Schimbările au fost însoțite și de o atenție mai mare acordată caracteristicilor produselor.

„Deja pentru foarte mulți din clienții noștri, un detergent de podele nu trebuie numai să miroasă frumos. Sau să fie ieftin. Au început chiar să se uite ce scrie pe sticlă. Ceea ce e important.”

Automatizarea comenzilor elimină o mare parte din operațiunile manuale

Digitalizarea modifică și relația dintre furnizori și clienții companii. În anii ’90, comenzile de papetărie erau realizate telefonic, pe baza cataloagelor tipărite. Angajații identificau produsele solicitate și introduceau manual comenzile.

„Aveam niște cataloage tipărite, mii, zeci de mii de exemplare pe care le răspândeam pe la clienți și sunau și de la pagina 23 sus ne spuneau codul, în cel mai bun caz, dacă nu ne spuneau «vreau pixul galben».”

În prezent, sistemele electronice permit integrarea directă a comenzilor în platformele utilizate de companii. George Anghel spune că Austral a ajuns la un grad de automatizare de aproximativ 65-70% în procesul de preluare a comenzilor.

„Acum suntem într-o fază în care suntem undeva spre […] 65-70% grad de automatizare a comenzilor.”

Clienții pot accesa cataloage electronice, pot selecta produsele aprobate intern și pot transmite comenzile direct către furnizor.

„Avem o interfață cu clienții și ei au toate produsele noastre electronic în sistemul lor, aprobate […] chiar cu nivel de aprobare.”

Sistemele permit inclusiv stabilirea unor limite pentru diferite categorii de angajați, astfel încât fiecare să poată comanda doar produsele autorizate.

Intervenția umană rămâne necesară în situații speciale, cum ar fi lipsa temporară a unui produs din stoc sau identificarea unor alternative pentru client.

Inteligența artificială începe să fie folosită pentru bugete și previziuni financiare

Pe lângă automatizarea proceselor repetitive, inteligența artificială începe să fie integrată și în activitățile de analiză și planificare. George Anghel spune că firma sa a început să utilizeze AI în urmă cu aproximativ un an, iar interesul angajaților pentru această tehnologie este în creștere.

„Ce știu sigur e că noi deja am început să ne mișcăm de un an de zile repede, sper eu, în interior. Folosim AI deja la Austral.”

Potrivit antreprenorului, instrumentele de inteligență artificială sunt descoperite treptat de angajați, care identifică noi modalități de utilizare în activitatea profesională.

„Mă uit că zi după zi apare un coleg nou care începe să îl folosească și care rămâne după 10 minute siderat.”

Anghel a povestit că și el a început cu utilizări simple, în afara activității profesionale. Ulterior, a trecut la sarcini mai complexe, inclusiv calcule și planificare financiară.

„Între timp am ajuns și eu în zona de calcule, bugete, previziuni de buget. Folosesc și eu, dar ajută mult. La noi ajută foarte mult.”

Utilizarea inteligenței artificiale deschide și posibilitatea automatizării unor activități care până acum necesitau intervenția directă a angajaților.

În discuție a fost abordată inclusiv folosirea roboților pentru operațiuni precum curățenia sau activitățile logistice, ca posibilă direcție de dezvoltare.

Inteligența artificială și robotizarea ar putea schimba modul în care sunt construite afacerile

George Anghel consideră că noile tehnologii oferă antreprenorilor posibilitatea de a construi afaceri cu structuri diferite față de cele tradiționale.

Experiența sa de peste trei decenii în mediul de afaceri l-a făcut să acorde o importanță deosebită responsabilității față de angajați.

„Cel mai greu lucru, cel mai apăsător lucru din tot ce mi s-a întâmplat în cei 33 de ani e foarte greu să lucrez cu un număr mare de angajați. E foarte greu în sensul în care e foarte apăsător.”

Antreprenorul a explicat că dificultatea nu este legată doar de administrarea activității zilnice, ci și de consecințele pe care eventualele probleme ale unei companii le pot avea asupra salariaților.

„Apăsarea și răspunderea pentru ei și pentru viețile lor, adică deja nu mai e numai problema mea, dacă eu mâine am o problemă cu business-ul. Mie mi se pare că eu sunt răspunzător și în fața lor, și pentru ei.”

Din această perspectivă, tehnologia ar putea permite dezvoltarea unor afaceri care să depindă de mai puține resurse umane.

Întrebat ce sfat i-ar oferi unui tânăr care dorește să înceapă un business, George Anghel a indicat utilizarea tehnologiei ca element important al unui model de afaceri modern.

„Merge, îți faci business cu multe tablete și multe laptopuri, dar cu puțini angajați. Cu mulți roboți, cu mult AI.”