Regulă la bloc în 2026. Documentele pe care proprietarii le pot verifica. Ce obligații are administratorul privind banii

Banii strânși de o asociație de proprietari nu pot fi administrați fără reguli și fără posibilitatea unui control. Legea nr. 196/2018 stabilește atribuții pentru administrator, cenzor sau comisia de cenzori, comitetul executiv și adunarea generală, dar le oferă și proprietarilor instrumente prin care pot verifica modul în care sunt gestionate fondurile. Atunci când apar plăți neclare, diferențe între documente sau suspiciuni privind lipsa unor bani, proprietarii pot solicita documentele asociației și pot apela inclusiv la o expertiză contabilă.

Regulă la bloc în 2026. Administratorul nu poate decide singur ce face cu banii asociației

Administratorul are un rol important în gestionarea financiară curentă a asociației, însă acest lucru nu înseamnă că poate dispune după bunul plac de sumele strânse de la proprietari.

Potrivit regulilor prevăzute de Legea nr. 196/2018, fondurile asociației nu pot fi utilizate de administrator fără existența unei hotărâri a adunării generale sau, după caz, a unei decizii a comitetului executiv.

Prin urmare, faptul că administratorul efectuează operațiuni legate de bani nu îi oferă libertatea de a decide singur destinația acestora.

În același timp, plățile și încasările curente trebuie realizate în condițiile stabilite de lege, prin contul asociației. Sumele primite în numele asociației trebuie, la rândul lor, depuse în contul bancar conform regulilor aplicabile.

Acest mecanism permite existența unei evidențe financiare și facilitează verificarea ulterioară a operațiunilor.

Cine verifică banii gestionați de administrator

Un rol esențial în mecanismul de control îl are cenzorul sau, acolo unde există, comisia de cenzori.

Acesta nu are doar un rol formal în structura asociației. Printre atribuțiile sale se află verificarea gestiunii financiar-contabile și a modului în care este executat bugetul asociației.

În urma controalelor, trebuie întocmite rapoarte de verificare, iar concluziile sunt prezentate comitetului executiv și, cel puțin o dată pe an, adunării generale.

Rolul cenzorului este important tocmai pentru identificarea eventualelor diferențe dintre sumele încasate, plățile efectuate și documentele financiar-contabile.

Comitetul executiv are, la rândul său, responsabilități

Controlul asupra activității asociației nu revine exclusiv cenzorului.

Membrii comitetului executiv au propriile atribuții, inclusiv în ceea ce privește avizarea documentelor asociației. Prin urmare, modul în care sunt administrați banii nu ar trebui să rămână exclusiv în responsabilitatea unei singure persoane.

Existența mai multor niveluri de decizie și verificare are tocmai rolul de a limita situațiile în care o operațiune financiară poate fi efectuată fără justificare și fără posibilitatea unui control.

Dacă aceste mecanisme funcționează corespunzător, eventualele nereguli pot fi descoperite înainte ca pierderile să devină importante.

Proprietarii au dreptul să ceară documentele asociației

Proprietarii nu sunt obligați să se bazeze exclusiv pe informațiile prezentate verbal de administrator sau de conducerea asociației atunci când au nelămuriri.

Legea nr. 196/2018 le oferă posibilitatea de a solicita documentele asociației pentru a verifica operațiunile care îi interesează.

Această posibilitate devine cu atât mai importantă atunci când apar diferențe între sumele înscrise în documente, plăți care nu pot fi explicate sau suspiciuni referitoare la utilizarea fondurilor.

Verificarea documentelor este și primul pas pentru a face diferența între o simplă suspiciune și existența efectivă a unei nereguli.

Proprietarul poate solicita o expertiză contabilă

În cazul în care consultarea documentelor nu este suficientă sau situația financiară este prea complexă pentru a putea fi verificată fără ajutor de specialitate, proprietarul are la dispoziție o altă posibilitate.

Acesta poate contracta, în nume propriu și pe cheltuiala sa, o expertiză contabilă efectuată de o persoană fizică sau juridică autorizată.

O astfel de verificare poate analiza documentele financiar-contabile și poate clarifica eventualele diferențe dintre sumele încasate și cele cheltuite.

Expertiza poate deveni relevantă mai ales în situațiile în care suspiciunile privesc perioade mai lungi sau un număr mare de operațiuni.

Primăria poate controla activitatea financiar-contabilă a asociației

Proprietarii au și posibilitatea de a solicita intervenția autorității administrației publice locale.

Compartimentele specializate ale autorităților locale pot exercita controlul asupra activității financiar-contabile a asociațiilor de proprietari.

Verificarea poate avea loc din oficiu, dar și la solicitarea unuia sau mai multor membri ai asociației.

Astfel, dacă există suspiciuni privind gestionarea banilor, proprietarii nu sunt limitați la mecanismele interne ale blocului. Ei pot sesiza structura competentă din cadrul autorității locale pentru verificarea activității financiar-contabile.

Cine răspunde dacă dispar bani din asociația de proprietari

Existența unei diferențe în contabilitate sau a unei sume care nu poate fi justificată nu înseamnă automat că administratorul a comis o infracțiune.

Mai întâi trebuie stabilite împrejurările concrete, documentele existente, persoanele care au luat deciziile și eventualul prejudiciu.

Administratorul poate răspunde pentru modul în care își îndeplinește atribuțiile referitoare la gestionarea fondurilor asociației.

Responsabilitatea nu se oprește însă neapărat la administrator. Președintele, membrii comitetului executiv și cenzorul sau membrii comisiei de cenzori pot răspunde atunci când nu își îndeplinesc atribuțiile ori le depășesc și, prin acțiunile sau inacțiunile lor, produc prejudicii asociației.

Tocmai de aceea, existența mai multor persoane implicate în administrarea și controlul financiar nu trebuie confundată cu o diluare a responsabilității.

Suspiciunea de delapidare nu înseamnă automat că există o infracțiune

Atunci când lipsesc bani sau apar operațiuni inexplicabile, discuțiile dintre proprietari pot ajunge rapid la acuzații de delapidare sau deturnare a fondurilor.

Din punct de vedere juridic trebuie însă făcută o diferență între suspiciune, constatarea unei nereguli financiar-contabile, existența unui prejudiciu și stabilirea unei eventuale răspunderi penale.

O plată insuficient explicată nu demonstrează singură existența unei infracțiuni. Documentele trebuie verificate, trebuie stabilit traseul banilor și trebuie clarificat cine a aprobat și efectuat operațiunea respectivă.

Dacă verificările indică fapte care ar putea avea caracter penal, situația poate ajunge în atenția organelor competente.

Ce poate face un proprietar dacă suspectează nereguli cu banii blocului

În practică, proprietarul care observă o problemă are la dispoziție mai multe niveluri de verificare. Poate solicita documentele relevante ale asociației, poate cere explicații privind operațiunile contestate și poate urmări modul în care cenzorul și comitetul executiv și-au îndeplinit atribuțiile.

Dacă suspiciunile persistă, există posibilitatea contractării unei expertize contabile autorizate. De asemenea, poate fi solicitat controlul compartimentului specializat al autorității locale.

Important este ca verificările să pornească de la documente și operațiuni concrete, nu doar de la acuzații sau presupuneri.

Legea oferă proprietarilor instrumente pentru verificarea banilor

Legea nr. 196/2018 construiește un sistem în care administrarea banilor și controlul acestora sunt împărțite între mai multe structuri ale asociației.

Administratorul gestionează operațiunile care intră în atribuțiile sale, însă utilizarea fondurilor trebuie să aibă la bază deciziile prevăzute de lege. Cenzorul verifică activitatea financiar-contabilă, comitetul executiv are atribuții asupra documentelor și deciziilor asociației, iar proprietarii au dreptul să urmărească modul în care sunt folosiți banii lor.

În cazul apariției unor suspiciuni, legea oferă inclusiv posibilitatea unei verificări externe, prin expertiză contabilă sau prin controlul autorității locale.

Prin urmare, lipsa unor explicații privind banii asociației nu trebuie ignorată. În același timp, simpla existență a unei suspiciuni nu stabilește vinovăția unei persoane. Eventualele responsabilități trebuie determinate după verificarea documentelor, stabilirea faptelor și identificarea unui posibil prejudiciu.