Persoanele fizice care sunt obligate să emită e-Factura. Amenzile pot ajunge la 2.500 de lei

Sistemul e-Factura a fost extins, începând din ianuarie 2026, și la anumite categorii de persoane fizice care desfășoară activități economice în mod constant. Noile reguli vizează prestatori de servicii precum fotografi, videografi sau influenceri și introduc obligații clare de înregistrare și transmitere electronică a facturilor. Nerespectarea acestora poate atrage sancțiuni financiare semnificative, atât pentru furnizori, cât și pentru beneficiarii serviciilor.

e-Factura devine obligatorie pentru persoanele fizice cu activități economice continue

Extinderea sistemului e-Factura marchează o schimbare importantă în modul de raportare fiscală pentru persoanele fizice care obțin venituri din activități economice desfășurate cu caracter de continuitate. Începând cu data de 15 ianuarie 2026, aceste persoane au obligația de a emite și transmite toate facturile aferente serviciilor prestate exclusiv prin platforma RO e-Factura.

Măsura îi vizează în mod direct pe cei care activează în domenii precum foto-video, creație de conținut online, marketing digital sau alte servicii similare, dar nu se limitează doar la aceste exemple. Practic, orice persoană fizică ce desfășoară activități economice recurente și emite facturi către clienți intră sub incidența noilor reguli privind e-Factura.

Baza legală a acestei obligații este „Ordonanța trenuleț”, respectiv OUG 89/2025 pentru modificarea și completarea Codului fiscal, adoptată de Guvern la finalul anului trecut. Actul normativ a intrat în vigoare la 15 ianuarie 2026 și a fost completat ulterior de Ordinul nr. 59/2026, care stabilește procedura de înregistrare în sistemul e-Factura pentru persoanele fizice identificate fiscal prin CNP.

Potrivit acestui ordin, contribuabilii vizați trebuie să se înscrie în registrul RO e-Factura înainte de începerea activității economice, prin depunerea formularului 082. Autoritățile fiscale au la dispoziție un termen de trei zile pentru a procesa cererea și a efectua înregistrarea, după care persoana fizică are obligația de a transmite facturile către beneficiari, fie că este vorba despre relații B2B, fie despre tranzacții B2C.

Ce riscă cei care nu respectă regulile e-Factura și cum sunt afectați beneficiarii

Nerespectarea cerințelor privind utilizarea sistemului e-Factura atrage sancțiuni diferite, în funcție de tipul tranzacției. În cazul relațiilor B2B, adică între persoane fizice care desfășoară activități comerciale și alte entități economice, sancțiunea poate ajunge la 15% din valoarea totală a facturilor care nu au fost transmise prin sistemul electronic.

Pentru tranzacțiile de tip B2C, respectiv cele realizate direct cu consumatorii finali, legea prevede aplicarea unor amenzi contravenționale cuprinse între 1.000 și 2.500 de lei. Aceste sancțiuni se aplică în situațiile în care persoana fizică nu se înregistrează în sistem sau continuă să emită facturi prin alte mijloace decât e-Factura.

Impactul noilor reguli nu se limitează însă doar la furnizori. Și companiile care colaborează cu persoane fizice afectate de aceste prevederi trebuie să fie atente la modul în care primesc și înregistrează documentele fiscale.

„De asemenea, vor fi afectate companiile care colaborează cu astfel de furnizori/prestatori și acceptă facturi transmise prin alte metode, dat fiind că acestea sunt obligate să le solicite colaboratorilor lor să transmită facturile prin intermediul RO e-Factura”, punctează experții Deloitte.

Aceștia atrag atenția că societățile care înregistrează în contabilitate cheltuieli pe baza unor facturi care nu provin din sistemul e-Factura, cum ar fi documentele clasice în format PDF, riscă amenzi echivalente cu 15% din valoarea facturilor respective. În acest context, firmele sunt nevoite să își revizuiască portofoliul de furnizori și să se asigure că toți colaboratorii respectă noile obligații legale privind facturarea electronică.

„Societățile care înregistrează în contabilitate cheltuieli în baza altor facturi decât cele primite prin sistemul RO e-Factura (cum ar fi cele clasice, în format pdf) ar putea fi sancționate cu amenzi reprezentând 15% din valoarea respectivelor facturi”, mai spun specialiștii.

Schimbări suplimentare privind e-Factura pentru persoanele juridice

Pe lângă extinderea obligației de utilizare a sistemului e-Factura la nivelul persoanelor fizice, OUG 89/2025 introduce modificări relevante și pentru persoanele juridice. Începând cu 1 ianuarie 2026, facturile emise de persoane juridice impozabile stabilite în România trebuie transmise prin e-Factura și în cazul livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii efectuate pe teritoriul național către persoane juridice impozabile care nu au un sediu fix în România, dar sunt înregistrate aici în scopuri de TVA.

Anterior aceste tipuri de tranzacții erau exceptate de la obligativitatea raportării prin sistemul electronic. Excepțiile rămase în vigoare vizează bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, precum și facturile aferente livrărilor intracomunitare de bunuri, atunci când beneficiarul comunică un cod de TVA dintr-un alt stat membru.

Totodată, a fost modificat și termenul de transmitere a facturilor în sistemul e-Factura. Noul termen este de cinci zile lucrătoare de la data emiterii facturii, fără a depăși însă cinci zile lucrătoare de la data limită prevăzută de legislația fiscală pentru emiterea documentului, înlocuind vechiul termen calculat în zile calendaristice.