Payroll intră în atenția companiilor. EY avertizează că digitalizarea fiscală se poate extinde și la salarizare

Zona de payroll ar putea deveni următoarea țintă a digitalizării fiscale, după implementarea sistemelor SAF-T, e-Factura și e-Transport, avertizează EY România. Analiza publicată luni arată că, deși România nu are în prezent un proiect oficial SAF-P, direcția autorităților indică o extindere a raportărilor bazate pe date și în domeniul salarizării. În acest context, companiile sunt îndemnate să își revizuiască procesele și calitatea datelor utilizate în administrarea salariilor.

Digitalizarea fiscală pune zona de payroll sub o presiune tot mai mare

După implementarea SAF-T, e-Factura și e-Transport, payroll devine o zonă care ar trebui analizată cu mai multă atenție de companii, în condițiile în care procesul de digitalizare fiscală ar putea include, în perioada următoare, și raportările privind salarizarea. Potrivit unei analize realizate de EY România, chiar dacă nu există în prezent un proiect oficial denumit SAF-P, tendința este una clară: autoritățile folosesc tot mai mult date standardizate pentru verificarea conformării fiscale.

Specialiștii companiei subliniază că firmele trebuie să trateze procesele de salarizare cu aceeași rigoare cu care au abordat implementarea celorlalte sisteme digitale de raportare fiscală.

„După SAF-T, e-Factura şi e-Transport, companiile ar trebui să privească mai atent zona de salarizare. Nu există astăzi un proiect SAF-P în România, dar direcţia digitalizării fiscale arată clar că datele salariale nu vor rămâne mult timp în afara radarului autorităţilor”, se arată în analiza semnată de Claudia Sofianu, partener, People Advisory Services Leader, EY România.

Potrivit analizei, România a intrat deja într-o etapă în care respectarea obligațiilor fiscale este evaluată tot mai mult prin analiza datelor. Declarația informativă D406 pentru SAF-T, sistemele e-Factura și e-Transport, precum și schimbul extins de informații dintre instituțiile statului au modificat modul în care administrația fiscală verifică activitatea contribuabililor.

Astfel, accentul nu mai este pus exclusiv pe depunerea declarațiilor la termen, ci pe coerența bazelor de date, a codificărilor și a reconcilierilor dintre informațiile raportate, care pot fi analizate și comparate mult mai rapid decât în trecut. În acest context, activitatea de salarizare nu mai reprezintă doar responsabilitatea departamentelor de resurse umane, ci devine relevantă și pentru directorii financiari, specialiștii în fiscalitate și responsabilii de conformare.

Ce reprezintă SAF-P și de ce datele salariale devin tot mai importante

Analiza EY explică faptul că Standard Audit File – Payroll (SAF-P) este un standard elaborat de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică, publicat în aprilie 2010 prin Forum on Tax Administration.

Acesta definește o structură standardizată prin care informațiile privind salarizarea pot fi extrase din sistemele informatice ale companiilor și puse la dispoziția autorităților fiscale sau auditorilor într-un format unitar.

Dacă SAF-T este concentrat în principal asupra datelor contabile și fiscale, SAF-P aplică aceeași logică în domeniul salarizării. Standardul include informații referitoare la angajați, venituri, impozitul pe venit, contribuțiile sociale, beneficii, perioade de plată și ajustări salariale.

EY atrage atenția că această diferență este semnificativă, deoarece SAF-P vizează un domeniu mult mai sensibil, aflat la intersecția dintre fiscalitate, legislația muncii, sistemul de securitate socială, timpul de lucru, mobilitatea internațională și politicile de resurse umane.

La nivel internațional, SAF-P nu a cunoscut aceeași extindere precum SAF-T. Standardul există ca model elaborat de OCDE, însă nu există, în prezent, o implementare națională pe scară largă în forma sa originală.

Cu toate acestea, analiza arată că România dispune deja de mai multe sisteme care indică direcția dezvoltării raportărilor digitale. Declarația 112 colectează lunar informații privind impozitul pe venit și contribuțiile sociale, REGES centralizează datele esențiale ale contractelor individuale de muncă, iar SAF-T, e-Factura și e-Transport extind utilizarea datelor structurate în alte domenii economice.

Privite împreună, aceste sisteme demonstrează că autoritățile își dezvoltă treptat capacitatea de a corela informații provenite din surse diferite și de a realiza verificări automate tot mai complexe.

EY: Activitatea de payroll trebuie privită ca un element de control fiscal și de risc

Analiza evidențiază că procesul de salarizare nu mai poate fi redus la simplul calcul lunar al salariilor. În numeroase organizații, provocarea principală nu este funcționarea procesului în sine, ci faptul că informațiile sunt distribuite în sisteme informatice diferite.

În practică, un sistem este utilizat pentru pontaj, altul pentru administrarea resurselor umane, un altul pentru salarizare și unul separat pentru contabilitate. Experiența implementării SAF-T a demonstrat că diferențele aparent minore dintre aceste sisteme devin vizibile atunci când datele sunt extrase într-un format standardizat.

Într-un eventual scenariu de tip SAF-P, vulnerabilitățile ar putea apărea în codificarea beneficiilor acordate angajaților, tratamentul indemnizațiilor, calculul contribuțiilor sociale, gestionarea veniturilor angajaților mobili, corelarea absențelor cu drepturile salariale sau reconcilierea informațiilor din payroll cu datele financiare.

Potrivit EY, discuția despre SAF-P nu trebuie limitată la un simplu fișier tehnic, ci trebuie privită ca o problemă de guvernanță a datelor privind personalul și salarizarea. Devine esențial să fie clar stabilit cine deține aceste informații, cine le validează, cine stabilește tratamentul fiscal al beneficiilor și cine poate justifica rapid eventualele diferențe identificate de autorități.

Pentru directorii financiari, payroll-ul trebuie inclus în strategiile de control financiar și management al riscului, în condițiile în care cheltuielile salariale reprezintă una dintre cele mai importante categorii de costuri ale unei organizații și influențează direct contabilitatea, fluxurile de numerar, bugetele și sistemele de control intern.

În același timp, specialiștii în fiscalitate trebuie să țină cont că administrarea taxelor salariale va depinde tot mai mult de calitatea datelor. Nu va mai fi suficientă interpretarea corectă a legislației, ci va conta și modul în care aceasta este transpusă în coduri, reguli automate de sistem, documentație și raportări periodice.

Datele din HR devin parte a procesului de conformare fiscală

EY consideră că digitalizarea fiscală va ajunge inevitabil și în activitatea departamentelor de resurse umane, iar datele gestionate de acestea nu vor mai avea doar un rol administrativ.

Potrivit analizei, informațiile de HR devin tot mai mult date de conformare și de risc, cu impact inclusiv asupra experienței angajaților. O politică de beneficii concepută corect, dar introdusă greșit în sistemul de payroll, poate genera expuneri fiscale, iar un model de muncă flexibil insuficient documentat poate ridica semne de întrebare privind impozitarea, contribuțiile sociale sau respectarea legislației muncii.

„Poate că România nu va implementa SAF-P sub această denumire. Poate va continua să dezvolte raportări locale, integrate treptat, în jurul sistemelor deja existente. Dar direcţia este greu de ignorat”, susțin autorii analizei.

În evaluarea EY, după digitalizarea contabilității, a facturării și a transporturilor, zona de payroll se numără printre domeniile în care autoritățile vor solicita, cel mai probabil, un nivel mai ridicat de transparență digitală.

„Pentru CFO, tax manager şi directorul HR, pregătirea nu înseamnă să anticipeze numele viitoarei raportări, ci să se uite onest la calitatea datelor, la controalele interne şi la felul în care HR, payroll, financiar şi tax lucrează împreună”, a adăugat autoarea analizei.