Inspecția Muncii pregătește SPV-ul pentru angajatori. Ce documente vor fi transmise exclusiv online

Angajatorii vor fi obligați să se înregistreze în viitorul Spațiu Privat Virtual (SPV) al Inspecției Muncii, platformă care va asigura comunicarea oficială cu inspectoratele teritoriale de muncă (ITM). Măsura este prevăzută într-un act normativ aflat în pregătire, prin care vor fi stabilite regulile de înrolare și data până la care angajatorii trebuie să îndeplinească această obligație, potrivit comunicatului transmis de instituție.

SPV-ul Inspecției Muncii devine obligatoriu pentru angajatori. Ce trebuie pregătit înainte de lansare

Noul sistem va permite schimbul electronic de documente între angajatori și inspectoratele teritoriale de muncă. Autoritățile vor putea trimite documente către angajatori, iar aceștia vor avea posibilitatea să transmită online răspunsurile și actele solicitate de inspectori.

Introducerea platformei se va face progresiv, în funcție de calendarul care va fi stabilit prin reglementările legale. Inspecția Muncii urmează să anunțe termenele și condițiile de aplicare după adoptarea actului normativ care va reglementa funcționarea sistemului.

Potrivit instituției, SPV va reuni corespondența dintre angajatori și inspectoratele teritoriale de muncă într-un singur canal de comunicare. Inspectorul general de stat al Inspecției Muncii, Dantes Nicolae Bratu, a explicat rolul pe care îl va avea viitoarea platformă:

„SPV-ul nu este un portal în plus. Este canalul unic prin care se va purta întreaga corespondență dintre angajator și inspectoratul teritorial de muncă”.

Ce documente vor putea fi transmise prin noua platformă

Prin SPV, inspectoratele teritoriale de muncă vor comunica documentele rezultate din activitatea lor, inclusiv procesele-verbale de control, măsurile impuse angajatorilor și termenele acordate pentru remedierea problemelor constatate. Sistemul va fi utilizat și pentru transmiterea notificărilor, avizelor și documentelor privind cercetarea evenimentelor care intră în atribuțiile instituției.

Platforma va putea fi folosită și de angajatori pentru transmiterea documentației solicitate de inspectori în timpul verificărilor. Printre documentele care vor putea fi expediate se numără dosarele de cercetare a evenimentelor, actele care trebuie avizate, răspunsurile la solicitările inspectorilor, clarificările și dovezile care atestă îndeplinirea măsurilor dispuse.

Conform Inspecției Muncii, centralizarea documentelor într-un sistem informatic va permite urmărirea circuitului acestora și înregistrarea unei date certe pentru transmitere. Astfel, corespondența dintre angajatori și autorități va fi gestionată prin aceeași platformă, potrivit proiectului prezentat de instituție.

Înrolarea va deveni obligatorie după stabilirea cadrului legal, însă data-limită nu a fost anunțată până în prezent. Actul normativ aflat în pregătire va preciza atât condițiile de înregistrare, cât și perioada în care angajatorii vor trebui să se conformeze.

Înrolarea angajatorilor va fi organizată în mai multe etape

Planul prezentat de Inspecția Muncii cuprinde patru etape de implementare. Prima presupune adoptarea actului normativ care va reglementa funcționarea SPV și responsabilitățile angajatorilor, urmată de punerea în funcțiune a platformei.

A treia etapă va consta în înregistrarea treptată a angajatorilor, în intervalul prevăzut de lege. Ultima etapă vizează trecerea la comunicarea electronică în relația cu inspectoratele teritoriale de muncă, fără documente pe suport de hârtie, conform calendarului de implementare.

Până la încheierea perioadei legale de înrolare, canalele de comunicare utilizate în prezent vor funcționa în paralel cu noul sistem. Această perioadă de tranziție va permite continuarea corespondenței prin metodele existente, în timp ce angajatorii vor fi integrați treptat în platformă.

Inspecția Muncii a precizat că termenele vor fi făcute publice înainte de intrarea în vigoare a obligațiilor. Până la adoptarea actului normativ, nu există un calendar definitiv comunicat oficial pentru înrolarea obligatorie a tuturor angajatorilor.

SIAMC 2.0 va contribui la selectarea controalelor în funcție de riscuri

Digitalizarea activității Inspecției Muncii include și platforma SIAMC 2.0, concepută pentru administrarea electronică a documentelor și pentru orientarea controalelor în funcție de riscurile identificate. Sistemul va avea o componentă de analiză care va actualiza periodic indicatorii utilizați pentru evaluarea riscurilor.

Potrivit instituției, analiza va presupune corelarea informațiilor colectate online cu datele deja disponibile în sistemele informatice ale Inspecției Muncii. Inspectorii vor putea consulta informațiile de pe dispozitive mobile, inclusiv pe durata controalelor efectuate la angajatori.

Dantes Nicolae Bratu a declarat că folosirea instrumentelor automate de evaluare nu urmărește sporirea numărului de verificări, ci o selectare mai precisă a situațiilor care necesită intervenția inspectorilor. Potrivit acestuia, sistemul ar urma să contribuie la orientarea controalelor către cazurile identificate ca prezentând riscuri.

„Controlul orientat pe risc nu înseamnă mai multe controale. Înseamnă controale mai bine țintite”, a afirmat inspectorul general de stat.

Comunicatul nu prezintă lista indicatorilor care vor fi luați în calcul la evaluarea riscurilor și nici importanța atribuită fiecărui criteriu în selectarea angajatorilor pentru verificări. Aceste detalii nu au fost precizate în informațiile făcute publice de instituție.

Ce recomandă Inspecția Muncii angajatorilor înainte de lansare

Pentru pregătirea trecerii la comunicarea electronică, Inspecția Muncii recomandă angajatorilor să obțină o semnătură electronică calificată. Aceasta este una dintre măsurile indicate de instituție înainte de lansarea platformei, urmând ca cerințele tehnice aplicabile să fie stabilite prin reglementările și instrucțiunile oficiale.

O altă recomandare este desemnarea unei persoane care să răspundă de relația cu inspectoratul teritorial de muncă. Organizarea responsabilităților la nivelul fiecărui angajator este însoțită de pregătirea documentelor de personal în format electronic.

Instituția recomandă, de asemenea, trecerea în format electronic a documentației privind securitatea și sănătatea în muncă. Aceste demersuri vizează pregătirea documentelor care ar urma să fie administrate și transmise prin intermediul noului sistem.

Procedurile obligatorii și condițiile tehnice de utilizare a SPV vor trebui confirmate prin actul normativ și instrucțiunile de implementare. Recomandările comunicate de Inspecția Muncii reprezintă măsuri de pregătire pentru viitoarea platformă, în timp ce regulile definitive de înrolare urmează să fie stabilite oficial.

Strategia de digitalizare a fost prezentată la București

Strategia de digitalizare și calendarul de lansare a viitorului Spațiu Privat Virtual au fost prezentate de Dantes Nicolae Bratu la un eveniment de specialitate organizat la București, pe 16 octombrie, potrivit comunicatului Inspecției Muncii.

Proiectul cuprinde centralizarea comunicării cu angajatorii, gestionarea documentelor în format electronic și utilizarea instrumentelor de analiză a riscurilor în activitatea de control. SPV va asigura canalul de comunicare dintre angajatori și inspectoratele teritoriale de muncă, în timp ce SIAMC 2.0 este destinat gestionării electronice a documentelor și orientării verificărilor pe baza riscurilor identificate.

Obligația de înrolare în SPV urmează să fie reglementată prin actul normativ aflat în pregătire. Până la publicarea acestuia, termenul-limită și calendarul complet pentru înregistrarea obligatorie a angajatorilor nu au fost comunicate oficial.