O nouă obligație legală pentru angajatori. Firmele din România se vor înrola în noul SPV al Inspecției Muncii

Angajatorii din România vor fi obligați să se înroleze în viitorul Spațiu Privat Virtual al Inspecției Muncii, care va deveni canalul oficial și unic de comunicare cu inspectoratele teritoriale. Noua platformă va elimina treptat documentele pe hârtie și va permite transmiterea securizată a actelor.

Angajatorii vor fi obligați să utilizeze Spațiul Privat Virtual al Inspecției Muncii

Inspecția Muncii pregătește o schimbare majoră în modul de comunicare cu companiile din România. Angajatorii vor avea obligația legală de a se înrola în viitorul Spațiu Privat Virtual (SPV) al instituției.

Această platformă va deveni canalul oficial și unic de legătură între firme și inspectoratele teritoriale de muncă, potrivit unui anunț făcut marți, 20 octombrie, de reprezentanții instituției.

Darea în folosință a noii platforme va fi însoțită de un proiect legislativ, aflat în prezent în faza de pregătire. Acest document normativ va stabili clar obligația de înrolare a tuturor angajatorilor și va fixa termenul limită până la care aceștia trebuie să îndeplinească cerința.

Procedura va urma îndeaproape modelul parcurs deja de companii în cazul aplicației Reges-Online.

Dantes Nicolae Bratu, inspector general de stat, a subliniat că noul sistem va permite centralizarea completă a dialogului instituțional. Oficialul a explicat că Spațiul Privat Virtual nu reprezintă un simplu portal suplimentar.

Noua platformă este concepută ca un canal unic prin care se va derula întreaga corespondență dintre orice angajator și inspectoratul teritorial de muncă de care aparține.

Platforma SPV a Inspecției Muncii va permite transmiterea securizată a documentelor

Prin intermediul noii infrastructuri digitale vor fi transmise atât actele emise de inspectoratele teritoriale, cât și documentele solicitate companiilor în timpul verificărilor. Reprezentanții Inspecției Muncii au precizat că prin SPV vor circula documente în ambele sensuri, într-un mediu unic, trasabil și dotat cu dată certă.

De la inspectorat către companii se vor trimite procese-verbale de control, măsuri dispuse, termene de conformare, avize sau notificări.

La rândul lor, angajatorii vor transmite prin portal documentele solicitate la controale, dosarele de cercetare a evenimentelor, clarificările, dovezile privind îndeplinirea măsurilor și orice alte solicitări administrative.

Tranziția la sistemul fără hârtie se face în patru pași

Implementarea proiectului se va desfășura în mod etapizat, iar calendarul complet cuprinde patru etape principale:

• adoptarea cadrului legal,
• lansarea efectivă a SPV,
• înrolarea treptată a firmelor,
• atingerea țintei finale privind eliminarea completă a documentelor pe hârtie.

Până la expirarea termenului final, cele două modalități de comunicare vor funcționa în paralel. Inspectorul general a reamintit că termenele exacte vor fi cunoscute odată cu publicarea actului normativ și vor fi făcute publice din timp.

Sistemul automatizat evaluează riscurile fiecărei companii

Totodată, instituția va folosi platforma SIAMC 2.0 pentru gestionarea electronică a dosarelor și orientarea controalelor pe teren. Platforma analitică va recalcula periodic indicatorii de risc și va corela datele online cu sistemele interne.

Inspectorii vor beneficia de acces mobil la aceste date chiar în timpul inspecțiilor. Dantes Nicolae Bratu a mai precizat că analiza automată nu urmărește sporirea numărului de verificări, ci o mai bună direcționare a acestora, menționând că un angajator corect are tot interesul ca sistemul să îi recunoască conformarea.

Inspecția Muncii recomandă angajatorilor să se pregătească din timp pentru lansarea platformei. Firmele trebuie să obțină o semnătură electronică calificată, să desemneze o persoană responsabilă și să își organizeze documentele de personal și de securitate în format digital.