Avertisment pentru companii. Noile reguli europene pot genera blocaje și costuri uriașe

Tot mai multe companii sunt obligate să se adapteze unui val continuu de reglementări europene, însă multe organizații tratează încă conformitatea ca pe o simplă obligație administrativă, avertizează Daniel Costache, Senior Project Manager în cadrul Horváth România. Potrivit specialistului, firmele care integrează corect procesele de conformitate pot obține avantaje importante, de la reducerea costurilor și accelerarea deciziilor până la creșterea competitivității.

Specialistul Daniel Costache avertizează că multe organizații tratează greșit conformitatea și riscă blocaje, costuri suplimentare și dificultăți în adaptarea la noile reglementări

Tot mai multe companii sunt obligate să se adapteze unui val continuu de reglementări europene și internaționale, însă multe organizații tratează în continuare conformitatea ca pe o simplă obligație administrativă, avertizează Daniel Costache, Senior Project Manager în cadrul Horváth România.

Într-un articol de opinie, specialistul susține că această abordare generează blocaje operaționale, întârzieri și costuri suplimentare, în condițiile în care conformitatea ar trebui tratată ca un proces strategic care implică întreaga companie.

Companiile sunt tot mai presate de noile reglementări

Potrivit analizei, în sectoare precum asigurări, servicii financiare, sănătate sau energie, ritmul noilor reglementări a crescut semnificativ.

Daniel Costache spune că norme precum DORA, Solvency II, GDPR sau NIS2 nu mai presupun doar ajustări punctuale, ci obligă companiile să își reorganizeze procesele și modul de lucru.

„În industrii precum asigurări, servicii financiare, sănătate sau energie, valul de reglementări este continuu. DORA, Solvency II, GDPR, NIS2 nu cer doar ajustări punctuale. Ele solicită organizații mai disciplinate, mai coerente și mai capabile să-și controleze propriile procese și date”, arată specialistul Horváth România.

Acesta avertizează că multe organizații tratează greșit conformitatea, considerând-o responsabilitatea unui singur departament.

„Iar aici apare marea confuzie: multe companii tratează conformitatea ca pe un proiect de departament, când ea este, în realitate, un test al întregii organizații”, precizează Daniel Costache.

„Conformitatea nu aparține unui singur departament”

Specialistul explică faptul că nici departamentele juridice, nici cele IT sau de compliance nu pot rezolva singure problemele de conformitate.

„Niciun director de compliance nu poate rezolva singur o problemă de date. Niciun CIO nu poate compensa lipsa de implicare a businessului. Niciun board nu poate obține rezultate doar prin aprobarea unui buget”, afirmă Daniel Costache.

Potrivit acestuia, conformitatea reală trebuie construită transversal, la nivelul întregii organizații.

„Conformitatea reală se construiește transversal („enterprise wide”)”, subliniază specialistul Horváth România.

Acesta explică faptul că fiecare zonă din companie are un rol esențial în implementarea corectă a cerințelor de conformitate.

„Astfel, departamentul juridic clarifică obligațiile legale, însă transpunerea acestora în procese funcționale revine zonei operaționale. În mod similar, IT-ul livrează soluțiile tehnice, dar definirea corectă a cerințelor rămâne responsabilitatea businessului”, arată analiza.

De ce se blochează proiectele de conformitate

Daniel Costache spune că multe proiecte majore de conformitate pornesc cu optimism, însă se lovesc rapid de problemele operaționale din interiorul companiilor.

Printre cele mai frecvente dificultăți identificate se numără:

• date fragmentate între mai multe sisteme;
• lipsa unor definiții comune între departamente;
• priorități diferite între echipe;
• responsabilități neclare;
• schimbări tratate exclusiv tehnic, fără adaptarea proceselor interne.

„Pe scurt: proiectul e lansat vertical, deși problema este orizontală”, avertizează specialistul.

Potrivit acestuia, lipsa unei coordonări reale între departamente poate încetini întregul proces și poate transforma conformitatea într-o povară operațională.

Ce presupune o abordare „enterprise wide”

Horváth România susține că organizațiile mature tratează conformitatea ca pe un proces strategic care implică toate funcțiunile importante ale companiei.

„În companiile mature, conformitatea nu începe cu întrebarea „cine se ocupă?”, ci cu întrebarea „cum lucrăm împreună?””, afirmă Daniel Costache.

Specialistul enumeră mai mulți pași esențiali pentru o abordare eficientă:

• diagnostic comun între business, IT, juridic, operațional și risc;
• identificarea oportunităților de business generate de conformitate;
• definirea unui limbaj comun al datelor;
• stabilirea unei guvernanțe clare;
• implicarea reală a managementului;
• implementare etapizată a schimbărilor.

Potrivit acestuia, lipsa unei astfel de abordări poate duce la costuri suplimentare și la blocaje interne.

Beneficiile depășesc simpla relație cu autoritățile

Daniel Costache spune că avantajele unei abordări corecte a conformității merg mult dincolo de respectarea cerințelor impuse de autorități.

„Când conformitatea este tratată transversal („enterprise wide”), beneficiile depășesc rapid relația cu organismul de reglementare ale cărui condiții trebuie îndeplinite”, precizează specialistul.

Acesta afirmă că organizațiile pot obține inclusiv beneficii operaționale importante.

„Compania începe să aibă date mai curate. Deciziile se iau mai repede. Raportările devin mai simple. Conflictele dintre departamente scad. Lansarea de produse noi se accelerează. Costurile ascunse generate de haos operațional devin vizibile și pot fi reduse”, explică Daniel Costache.

„Conformitatea modernă nu se deleagă. Se conduce”

În concluzie, specialistul Horváth România susține că firmele care tratează conformitatea doar ca pe o obligație birocratică riscă să rămână în urmă.

„Multe companii încă văd conformitatea ca pe o povară care trebuie delegată undeva în organigramă. Dar conformitatea modernă nu se deleagă. Se conduce”, avertizează Daniel Costache.

Acesta subliniază că procesul trebuie să implice întreaga organizație.

„Nu este un proiect al Departamentului de Compliance. Nu este un proiect al IT-ului. Nu este un proiect al juridicului. Este un proiect al întregii companii”, afirmă specialistul.

Potrivit acestuia, companiile care înțeleg rapid această schimbare vor avea un avantaj competitiv important în următorii ani.

„Iar organizațiile care înțeleg primele acest lucru nu vor fi doar mai conforme. Vor fi mai bine conduse, mai agile și mai competitive”, concluzionează Daniel Costache.