Munca de la distanță poate genera obligații fiscale. Ce trebuie verificat înainte. Unde pot apărea taxe și contribuții

Munca dintr-o altă țară, chiar și pentru o perioadă scurtă, poate genera obligații fiscale atât pentru angajat, cât și pentru companie. Impozitul pe salarii, contribuțiile sociale, raportările locale și chiar riscul apariției unui sediu permanent sunt printre aspectele care trebuie analizate, avertizează Claudia Sofianu, Partener și liderul departamentului People Advisory Services, EY România.

Munca din străinătate poate genera obligații fiscale

Posibilitatea de a lucra temporar dintr-o altă țară a devenit tot mai accesibilă, însă acordul primit de la manager nu înseamnă automat că au fost rezolvate și implicațiile fiscale.

Un proiect de câteva săptămâni, activitatea desfășurată de la o a doua locuință sau un post exercitat din două state pot atrage obligații privind impozitul pe salarii, contribuțiile sociale și raportarea locală. În anumite situații trebuie analizat inclusiv riscul apariției unui sediu permanent al companiei.

Potrivit analizei prezentate de EY, problemele apar frecvent nu în cazul detașărilor clasice, pregătite din timp, ci în situații aparent mai simple, precum proiectele scurte, călătoriile repetate sau aranjamentele de muncă hibride.

Claudia Sofianu: „Un «da» operațional nu este și un «da» fiscal”

Vizele pentru nomazii digitali și programele de tip „work from anywhere” au simplificat mobilitatea angajaților, însă dreptul unei persoane de a locui și de a munci într-un anumit stat nu stabilește automat unde trebuie achitate impozitele și contribuțiile sociale sau ce obligații revin companiei.

„Vizele pentru nomazi digitali și programele de muncă de oriunde („work from anywhere”) au făcut mobilitatea mai accesibilă. Au creat însă și o impresie falsă de simplitate. Faptul că o persoană are dreptul să locuiască și să lucreze într-un stat nu spune automat unde datorează impozit, unde se plătesc contribuțiile sociale sau ce obligații are compania.

La fel de importantă este întrebarea dacă activitatea angajatului poate crea un sediu permanent. Riscul nu apare automat pentru simplul fapt că o persoană lucrează din străinătate. Dar nici nu poate fi redus la un prag de zile. Contează rolul persoanei, activitățile desfășurate și legătura acestora cu piața locală. Numărul de zile este un indicator. Nu este răspunsul”, explică Claudia Sofianu.

Nu există un număr „magic” de zile

Un element important este durata perioadei petrecute în străinătate, însă aceasta nu este singurul criteriu care trebuie luat în calcul.

Potrivit Claudiei Sofianu, analiza ar trebui făcută înainte de plecare și să țină cont de țara din care va lucra angajatul, perioada, eventualele reveniri, rolul ocupat și activitățile efectiv desfășurate.

„De aceea, aș începe analiza înainte de plecare, cu câteva întrebări foarte concrete: unde va lucra angajatul, pentru cât timp, dacă va reveni, ce rol are și ce va face efectiv? O întâlnire internă, munca pentru un proiect, interacțiunea cu un client și negocierea unui contract nu au același profil de risc. Iar când situația se schimbă, aprobarea trebuie reevaluată, nu prelungită din inerție.

Angajatul nu trebuie să devină expert fiscal. Trebuie să ofere informații complete și să anunțe schimbările. Compania trebuie să facă restul simplu: un proces care separă rapid cazurile obișnuite de cele care cer o analiză suplimentară. Politicile construite exclusiv în jurul unui număr de zile sunt ușor de administrat. Asta nu înseamnă că sunt și suficiente.”

Noile orientări OCDE pentru munca transfrontalieră la distanță

Analiza face referire și la actualizarea din 2025 a Modelului de Convenție Fiscală OCDE. Modificările aprobate de Consiliul OCDE la 18 noiembrie 2025 includ orientări privind munca transfrontalieră la distanță pe termen scurt.

Acestea nu modifică automat tratatele încheiate de România pentru evitarea dublei impuneri, dar reprezintă un reper pentru interpretarea și aplicarea acestora.

Claudia Sofianu subliniază că nici în ceea ce privește riscul apariției unui sediu permanent nu există un prag universal de zile care să ofere automat răspunsul.

„Noile orientări OCDE sunt utile pentru că se uită la realitatea muncii la distanță, nu doar la existența unei locuințe într-un alt stat. Analiza ia în calcul cât timp se lucrează de acolo, dacă există un motiv comercial și care sunt circumstanțele concrete. Nu există, însă, un număr magic de zile după care apare automat un sediu permanent.

Concluzia este simplă: nu fiecare zi lucrată din străinătate trebuie să devină un dosar și nu fiecare solicitare are nevoie de săptămâni de analiză. Dar compania trebuie să știe despre ea. Fără date corecte și criterii aplicate consecvent, flexibilitatea devine doar risc amânat. Când HR, payroll, echipa fiscală, juridicul și businessul lucrează cu aceeași informație, decizia poate fi luată înainte de apariția obligațiilor.”

„Problema este flexibilitatea pe care organizația nu o vede”

În opinia reprezentantei EY România, soluția nu este introducerea unui număr mai mare de aprobări, ci stabilirea unor reguli clare și accesul la informații înainte ca eventualele obligații să apară.

„Companiile nu trebuie să aleagă între flexibilitate și conformare. Trebuie să poată spune rapid „da”, atunci când se poate și un „nu încă” argumentat, atunci când lipsesc informațiile. În mobilitatea internațională, problema nu este flexibilitatea. Problema este flexibilitatea pe care organizația nu o vede.”