Interdicție pentru asociațiile de proprietari. Documentele pe care nu le mai pot cere proprietarilor. Nu pot fi reținute

Mulți proprietari și chiriași sunt puși în situația de a lăsa copii după cartea de identitate sau după alte documente atunci când se mută într-un bloc ori când sunt actualizate evidențele asociației de proprietari. Totuși, legislația stabilește clar ce informații pot fi solicitate și în ce condiții, iar administratorii nu pot păstra copii ale actelor doar pentru completarea cărții de imobil.

Cartea de imobil se completează pe baza verificării documentelor

Atunci când o persoană se mută într-un imobil, aceasta trebuie înscrisă în cartea de imobil. Procedura se face pe baza actului de identitate, iar în cazul copiilor cu vârsta sub 14 ani pe baza certificatului de naștere.

Legislația nu permite însă reținerea copiilor după aceste documente doar pentru completarea evidențelor.

Potrivit normelor în vigoare, „În ceea ce privește înscrierea persoanelor în cartea de imobil, art. 94 din Norme prevede că aceasta se face în baza actului de identitate, iar pentru copiii sub 14 ani, în baza certificatului de naştere. Pentru înscrierea persoanelor în cartea de imobil nu pot fi solicitate fotocopii ale actelor de identitate, certificatelor de stare civilă sau titlurilor de proprietate, normele stabilind că acestea pot fi doar verificate vizual pentru conformitate.”

Cu alte cuvinte, administratorul sau reprezentanții asociației pot verifica documentele prezentate de locatari, însă nu pot solicita, ca regulă generală, copii după acestea.

Asociațiile trebuie să respecte regulile privind protecția datelor

La fel ca orice alt operator care prelucrează date personale, și asociațiile de proprietari trebuie să respecte regulile impuse de legislația privind protecția datelor.

Acest lucru înseamnă că pot colecta numai informațiile strict necesare pentru scopul urmărit și nu pot solicita documente sau date fără o justificare legală.

De exemplu, cererea unor informații care nu au legătură cu administrarea imobilului sau solicitarea unor copii după documente atunci când este suficientă verificarea lor poate fi considerată o prelucrare excesivă a datelor personale.

Ce riscă asociațiile care colectează mai multe date decât este necesar

Solicitarea și păstrarea copiilor după actele de identitate înseamnă prelucrarea unui volum mai mare de date cu caracter personal, ceea ce atrage obligații suplimentare pentru operatorul care le gestionează.

Din acest motiv, specialiștii recomandă ca asociațiile de proprietari să limiteze colectarea documentelor la situațiile prevăzute expres de lege și să evite solicitarea de copii după buletine, certificate de stare civilă sau acte de proprietate atunci când acestea nu sunt necesare.

Astfel, pentru înscrierea în cartea de imobil este suficientă verificarea documentelor originale, fără ca locatarii să fie obligați să lase copii ale acestora la asociația de proprietari.