Ghișeul.ro are o problemă despre care puțini o știu. De aici începe tot necazul

O solicitare aparent simplă, precum crearea unui cont de firmă pe Ghișeul.ro, poate deveni un traseu birocratic complicat, în funcție de administrația locală la care este înregistrată societatea. În cazul DITL Sector 3 din București, obținerea datelor de acces ajunge să implice documente contabile, în timp ce Primăria Cluj-Napoca oferă un exemplu de procedură digitală mai simplă.

Ghișeul.ro și misterul contului de firmă. Ce se întâmplă după primul click

Digitalizarea administrației publice ar fi trebuit să reducă drumurile la ghișeu și să elimine, pe cât posibil, documentele inutile. În practică, o parte din procedurile birocratice au fost transferate în mediul online, fără ca traseul administrativ să devină neapărat mai simplu.

Problemele apar atunci când un antreprenor încearcă să își înregistreze firma pe platforma națională Ghișeul.ro. Deși serviciul este centralizat la nivel național, accesul persoanelor juridice depinde în continuare de administrațiile locale de impozite și taxe.

Platforma nu oferă direct persoanelor juridice datele de autentificare, ci direcționează utilizatorul către structurile fiscale locale. Din acest punct, procedura diferă de la o localitate la alta, iar diferențele pot fi semnificative.

De la cont digital la documente contabile

În Sectorul 3 al Capitalei, încercarea de obținere a datelor de autentificare prin platforma ConectX conduce către Serviciul Constatare Impunere Persoane Juridice. Pentru o solicitare care, în esență, urmărește obținerea unui utilizator și a unei parole, traseul administrativ devine mai complicat.

În locul unei proceduri bazate pe identificarea societății și a administratorului, solicitantului îi pot fi cerute documente precum balanța de verificare, registrul imobilizărilor sau informații referitoare la istoricul spațiului.

Situația creează o suprapunere între două operațiuni distincte: accesul la un serviciu digital și verificarea unor elemente fiscale referitoare la patrimoniul sau activitatea societății. Pentru utilizator, diferența dintre cele două etape nu este însă întotdeauna evidentă.

În încercarea de a evita blocajul, solicitarea poate fi transmisă și direct instituției, prin e-mail. Răspunsul primit poate redirecționa însă utilizatorul către o altă procedură online, care presupune completarea unui formular separat.

Când digitalizarea mută traseul birocratic pe internet

Astfel, problema nu dispare prin trecerea procedurii în mediul digital, ci își schimbă forma. Utilizatorul nu mai este trimis de la un ghișeu la altul, ci de la o platformă la alta, până când identifică formularul sau serviciul necesar.

În cazul descris, răspunsul instituției nu rezolvă direct cererea, ci indică reluarea demersului pe un alt site. Formularul respectiv poate fi dificil de identificat pentru cineva care nu cunoaște structura administrativă a instituției.

Situația poate fi rezumată prin traseul: „Ghiseul.ro – ConectX Sector 3 – Inspector Impunere – Solicitare Balanță – Refuz E-mail – Formular ditl3.ro”.

Numai că, pentru o operațiune care ar trebui să presupună câteva minute, succesiunea etapelor poate însemna timp suplimentar și dificultăți pentru antreprenor.

În lipsa unei proceduri unitare, fiecare administrație locală poate ajunge să aplice propriul mecanism de acces la serviciile digitale. De aici apar diferențele dintre localități, chiar dacă utilizatorul urmărește aceeași operațiune pe aceeași platformă națională.

Ce documente pot fi solicitate de administrațiile fiscale locale

Există și o explicație administrativă pentru solicitarea anumitor documente contabile. O verificare sumară pe surse deschise indică faptul că Direcția Generală de Impozite și Taxe admite posibilitatea solicitării unor astfel de documente în anumite situații, precizând că acestea „pot fi justificate”.

Direcția explică faptul că, pentru anumite clădiri nerezidențiale sau mixte deținute de firme, documentele contabile pot fi utilizate pentru stabilirea bazei de impozitare.

În acest sens, instituția precizează: „Ce acte contabile pot fi Justificate? Pentru clădiri nerezidențiale sau mixte deținute de firme, DITL poate solicita Raportul de evaluare fiscală sau o copie din Registrul Jurnal / Balanța contabilă în care este înregistrată valoarea de inventar a clădirii, strict pentru a stabili corect baza de impozitare.”

Prin urmare, existența unei posibilități de solicitare a documentelor contabile nu înseamnă că acestea sunt cerute automat în orice situație. Întrebarea rămâne însă legată de necesitatea unor asemenea documente pentru simpla creare a accesului unei firme la Ghișeul.ro.

Diferențe între administrațiile locale

Pentru un antreprenor, scopul înrolării în sistem este accesul la informațiile fiscale și la serviciile digitale disponibile. Cu cât procesul de identificare și conectare este mai simplu, cu atât firmele pot utiliza mai rapid aceste servicii.

Digitalizarea poate permite și autorităților să aibă o imagine mai clară asupra situației fiscale a contribuabililor. În acest sens, înrolarea cât mai multor firme în sistemele electronice ar facilita accesul la informațiile disponibile și monitorizarea situațiilor fiscale.

Problema procedurilor diferite devine evidentă atunci când aceeași nevoie administrativă este rezolvată diferit de la un oraș la altul. Unele administrații păstrează în mediul online logica unor proceduri concepute pentru interacțiunea fizică, în timp ce altele au simplificat pașii pentru utilizator.

Diferența poate fi observată între situația întâlnită în Sectorul 3 și modelul folosit la Cluj-Napoca. Cele două exemple indică faptul că infrastructura digitală nu este singurul element care determină experiența utilizatorului, procedurile administrative având un rol important.

Modelul de la Cluj-Napoca

La Cluj-Napoca, identificarea administratorului prin datele disponibile în Registrul Comerțului permite accesul la serviciile digitale fără solicitarea acelorași documente fiscale paralele. Procedura urmărește, astfel, identificarea persoanei care reprezintă societatea și acordarea accesului la serviciile electronice.

Modelul arată că o platformă digitală poate fi utilizată fără ca fiecare solicitare de acces să fie transformată într-o verificare fiscală separată. Diferența față de traseul întâlnit în Sectorul 3 este una de procedură și de modul în care sunt configurate serviciile locale.

În lipsa unui standard național aplicat în mod uniform, antreprenorii se confruntă cu reguli și pași diferiți, deși obiectivul urmărit este același: accesul unei persoane juridice la serviciile digitale și la informațiile fiscale aferente.

Astfel, traseul către un simplu cont pe Ghișeul.ro poate varia considerabil în funcție de administrația locală. De la identificarea rapidă a administratorului până la solicitarea unor documente contabile și completarea unor formulare succesive, experiența utilizatorului depinde în continuare de procedura stabilită la nivel local, potrivit cedlor relatate de newsweek.ro.