Costuri administrare birouri 2025: taxele pe proprietate pot ajunge la jumătate din cheltuieli
Costurile de administrare reprezintă cheltuieli suplimentare pe care chiriașii le suportă pe lângă chiria spațiului ocupat, formând împreună costul total de ocupare. Acestea includ taxe pe proprietate, mentenanță tehnică, asigurări, servicii de curățenie, securitate fizică și împotriva incendiilor, internet și managementul proprietății. În cadrul proiectelor imobiliare, cea mai mare parte a acestor cheltuieli este reprezentată de taxele pe proprietate, care pot ajunge până la 50% din totalul costurilor de operare.
Maria – Raluca Mihai, Director Property Management, Cushman & Wakefield Echinox: „Costurile operaționale au rămas principala provocare în administrarea clădirilor de birouri. În 2025, creșterea prețurilor la servicii și materiale, alături de revenirea într-un număr tot mai mare a angajaților la birou, a exercitat presiune asupra bugetelor. Abordarea proactivă a echipelor de property management rămâne esențială pentru menținerea competitivității clădirilor. În gestionarea costurilor, este esențial să existe instrumente care procesează rapid și corect informațiile financiare, astfel încât deciziile de optimizare să poată fi luate fără întârziere. Economia globală este influențată zilnic de factori imprevizibili, iar digitalizarea rămâne soluția prin care organizațiile pot ține pasul și se pot adapta eficient”.
Inflația ridicată a fost unul dintre factorii care au generat scumpiri semnificative în aproape toate categoriile de costuri operaționale, de la utilități până la materiale și servicii specializate.
De asemenea, creșterea salariului minim cu 9,46% a avut impact direct asupra costurilor cu personalul furnizorilor de servicii, în special în ariile de curățenie și securitate. Totodată costurile de întreținere și reparații ale sistemelor HVAC au crescut, polițele de asigurare ale clădirilor s-au scumpit, creșterea prezenței la birou — la peste 50%, în unele cazuri chiar 100% — a intensificat consumul de materiale și necesarul de personal operațional.
Majorarea TVA la 21% și posibilele majorări de impozite previzionate pentru 2026 se traduc în presiuni suplimentare asupra costurilor operaționale, afectând atât chiriașii, cât și proprietarii.
În acest context, gestionarea optimă a costurilor operaționale reprezintă principala provocare în administrarea activelor în opinia principalilor dezvoltatori din România, conform celei de-a patra ediții a Real Estate Investors Sentiment Barometer, realizat de compania de consultanță imobiliară Cushman & Wakefield Echinox.
În această ediție a sondajului, realizat în rândul celor mai mari investitori și dezvoltatori din România, respondenții au evaluat importanța serviciilor de administrare a activelor imobiliare în cadrul portofoliilor lor. Astfel, 51% dintre investitori (față de 39% în 2024) consideră că gestionarea optimă a costurilor operaționale reprezintă principala provocare în administrarea activelor. Pentru 28% dintre respondenți, navigarea complexității reglementărilor legislative este una dintre provocări.
Tendințe 2026 în administrarea proprietăților comerciale: experiența chiriașilor și digitalizarea conduc piața
Atunci când au fost întrebați despre tendințele care vor avea cea mai mare influență asupra serviciilor de administrare a proprietăților comerciale, respondenții au indicat experiența și comportamentul chiriașilor ca fiind factorul principal (48%), în creștere constantă față de 2024 (36%), urmat de tehnologie și digitalizare (30%).
Într-un context economic volatil, rolul unui Property Manager devine esențial pentru menținerea sub control a cheltuielilor și pentru eficientizarea operațiunilor unei clădiri de birouri.
O practică sănătoasă în piață este organizarea periodică a licitațiilor pentru servicii, la intervale de aproximativ 1,5 ani, pentru a obține prețuri competitive. Selectarea unui singur furnizor capabil să ofere servicii integrate (pază, curățenie, mentenanță) și încheierea unor contracte unitare pentru mai multe proprietăți, care permit negocierea unor discounturi, reprezintă măsuri eficiente pentru a tempera creșterea costurilor.
La fel și implementarea unor măsuri de eficiență energetică, precum înlocuirea integrală a iluminatului cu LED, instalarea de senzori de mișcare, optimizarea programelor HVAC în funcție de zone și orar de utilizare, implementarea sau modernizarea sistemului BMS, evaluarea și îmbunătățirea izolării termice, pot să aibă efecte pozitive ale bugetelor de cheltuieli.
Totodată, un plan riguros de mentenanță reduce riscul unor reparații costisitoare și limitează impactul creșterilor de preț pentru piese importate, în timp ce reconcilierea trebuie prezentată pe categorii clare de cost, susținută de documente justificative, astfel încât chiriașii să poată urmări detaliat alocarea cheltuielilor.
Explicarea motivelor din spatele fiecărei majorări — inflație, modificări legislative, consumuri suplimentare — contribuie la menținerea unei relații solide și echilibrate.
