Contractele de muncă, sursă de risc pentru companii. Greșeala pe care antreprenorii o fac frecvent

Un contract de muncă poate deveni o vulnerabilitate juridică atunci când documentele nu mai corespund realității din companie. Modificări aparent banale ale salariului, programului, atribuțiilor sau locului de muncă pot genera probleme serioase pentru angajatori. Elena Grecu, avocat la Grecu & Partners, ne atrage atenția asupra greșelilor care pot transforma relațiile de muncă în riscuri costisitoare.

Contractele de muncă, sursă de risc pentru companii. Greșeala pe care antreprenorii o fac frecvent

Una dintre cele mai frecvente greșeli în cazul contractelor de muncă este tratarea raportului de muncă într-o manieră informală. Potrivit Elenei Grecu, avocat la Grecu & Partners, antreprenorii modifică uneori în practică atribuțiile, salariul, programul, locul muncii sau modul de lucru, fără ca aceste schimbări să fie reflectate și în documentele aferente. Discrepanța dintre situația de fapt și documentele existente poate deveni o importantă sursă de risc juridic pentru companii.

Avocata explică, într-un interviu pentru „Termene”, faptul că dreptul muncii reprezintă o zonă sensibilă, deoarece deciziile de business trebuie transpuse în proceduri și documente conforme înainte de a fi puse în aplicare.

Contractul individual de muncă nu trebuie privit ca un document care este semnat la angajare și apoi arhivat, ci ca unul care trebuie să reflecte permanent realitatea raportului de muncă, subliniază Elena Grecu.

Codul Muncii prevede că modificarea elementelor esențiale ale contractului se face, ca regulă, prin acordul părților. Printre aceste elemente se numără durata contractului, locul muncii, felul muncii, condițiile de muncă, salariul și timpul de muncă.

În cazul modificării unuia dintre elementele pentru care salariatul trebuie informat, actul adițional trebuie încheiat anterior producerii modificării, cu excepțiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv aplicabil.

„Dreptul muncii rămâne o zonă sensibilă deoarece deciziile de business trebuie transpuse în proceduri și documente conforme înainte de implementare.

Contractul individual de muncă nu este un document care se semnează la angajare și apoi se arhivează. El trebuie să reflecte realitatea raportului de muncă.

Atunci când se modifică unul dintre elementele pentru care salariatul trebuie informat, actul adițional trebuie încheiat anterior producerii modificării, cu excepțiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv aplicabil”, afirmă Grecu.

Telemunca nu se stabilește doar verbal. Ce trebuie să prevadă contractul de muncă?

Telemunca reprezintă una dintre situațiile în care apar frecvent probleme de conformitate. Potrivit avocatei, aceasta este tratată uneori ca o simplă înțelegere verbală între salariat și manager.

O înțelegere verbală prin care angajatul acceptă să lucreze de acasă nu este însă suficientă. Regimul de telemuncă trebuie prevăzut în mod expres în contractul individual de muncă sau într-un act adițional și trebuie să includă elementele obligatorii stabilite de lege.

„Faptul că salariatul și managerul au convenit verbal să lucreze de acasă nu este suficient. Regimul de telemuncă trebuie prevăzut în mod expres în contractul individual de muncă sau într-un act adițional, împreună cu elementele obligatorii stabilite de lege”, precizează Grecu.

Greșeli care pot costa scump angajatorii: de la bonusuri și ore suplimentare la clauza de neconcurență

În activitatea companiilor apar în mod recurent și alte probleme, printre care fișe de post prea generale sau care nu mai corespund activității desfășurate în realitate, regulamente interne neactualizate și criterii neclare de evaluare profesională.

Pot exista situații în care bonusurile sunt acordate fără reguli scrise, orele suplimentare nu sunt evidențiate sau compensate, sancțiunile disciplinare sunt aplicate fără respectarea procedurii, iar încetarea contractului este decisă înainte ca motivele să fie documentate corespunzător. Alte probleme pot apărea în cazul clauzelor de confidențialitate sau de neconcurență preluate din alte contracte fără a fi adaptate situației concrete.

Clauzele de neconcurență necesită o atenție deosebită, deoarece produc efecte numai dacă sunt formulate în conformitate cu cerințele legale. Acestea trebuie să stabilească în mod concret activitățile interzise, terții în favoarea cărora salariatul nu poate desfășura anumite activități, aria geografică, perioada și indemnizația de neconcurență. Indemnizația trebuie să respecte pragul prevăzut de lege, iar o interdicție generală de a lucra „în domeniu” nu este suficientă.

Elena Grecu atrage atenția și asupra limitelor pe care un contract individual de muncă nu le poate depăși. Drepturile salariatului nu pot fi reduse sub nivelul stabilit de lege, iar clauza penală prin care este evaluat anticipat prejudiciul produs de salariat este interzisă.

În același timp, documentele de muncă trebuie analizate ca un sistem unitar, nu ca documente redactate și utilizate separat. Contractul individual de muncă, actele adiționale, fișa postului, regulamentul intern, politicile companiei și practica efectivă trebuie să fie concordante și să reflecte aceeași realitate a raportului de muncă.

„O clauză de neconcurență produce efecte numai dacă sunt stabilite concret activitățile interzise, terții, aria geografică, perioada și indemnizația de neconcurență. Indemnizația trebuie să respecte pragul legal, iar o interdicție generală de a lucra «în domeniu» nu este suficientă.

Contractul individual de muncă nu poate reduce drepturile salariatului sub nivelul stabilit prin lege, iar clauza penală prin care se evaluează anticipat prejudiciul produs de salariat este interzisă.

Documentele de muncă trebuie analizate ca un sistem, contractul individual, actele adiționale, fișa postului, regulamentul intern, politicile companiei și practica efectivă trebuie să fie concordante”, conchide Grecu.