Facturarea electronică va fi implementată într-o lună de zile. Ce trebuie să știe contribuabilii

Apar noi cerințe de conformare fiscală, iar toți contribuabilii sunt vizați. Printre acestea se numără și facturarea electronică care urmează să fie implementată într-o lună de zile. Ce prevede însă aceasta și ce trebuie să știe cei vizați?

Într-o perioadă în care mediul de afaceri se confruntă cu provocările raportării SAF-T, pentru care primele termene de raportare au intrat în linie dreaptă (la 31 iulie 2022 vor avea obligația depunerii declarației 406 un număr de 3.280 companii), alte două proiecte asumate de autoritățile fiscale în reformele incluse în Planul Național de Redresare și Reziliență (PNRR) devin o prioritate pe agenda tuturor companiilor, mai devreme decât se anticipa.

Pe lângă SAF-T, avem două noi cerințe de conformare fiscală, care se aplică tuturor contribuabililor (mari, mijlocii și mici) începând cu 1 iulie 2022 – RO e-Factura și RO e-Transport. Vorbim despre două proiecte în sfera digitalizării administrației fiscale, prin care autoritățile urmăresc îmbunătățirea gradului de colectare a TVA, respectiv prevenirea și combaterea evaziunii fiscale în sectoare predispuse la risc fiscal.

„În cazul SAF-T, apreciem faptul că există o vizibilitate trasată de autoritățile fiscale, care au publicat un Ghid, cu scopul de a îndruma companiile în pregătirea noii declarații, precum și o listă de întrebări și răspunsuri specifice. De asemenea, aceștia au oferit o perioadă de grație rezonabilă, de 6 luni, pentru prima raportare, dată fiind noutatea și complexitatea acestei noi obligații.

Pe de altă parte, în legătură cu celelalte două noi instrumente, RO e-Factura și RO e-Transport, care trebuie implementate cu caracter obligatoriu în aproape o lună de zile (începând cu 1 iulie 2022), autoritățile fiscale întârzie să transmită clarificări și răspunsuri specifice la întrebările care pot apărea în practică, așadar, în acest moment, există o listă lungă de întrebări, însă puține răspunsuri.”, a menționat Bianca Vlad, Tax Partner, Mazars România.

Cum arată sistemul RO e-Factura?

Dacă urmărim procesul de implementare a sistemului RO e-Factura, deși proiectul a fost anunțat în spațiul public de mai bine de doi ani de zile, sesizăm mai degrabă o lipsă de predictibilitate din partea legiuitorului, care a adus multiple modificări acestui proiect. Inițial, se dorea ca sistemul să fie aplicat cu caracter obligatoriu în relația companii – autorități publice (business to government – B2G), apoi a fost introdus obligatoriu de la 1 iulie 2022 pentru tranzacțiile dintre companii (business to business – B2B), dar pentru anumite produse considerate cu risc fiscal ridicat, iar săptămâna trecută, legiuitorul ne-a surprins cu alte modificări, care aduc noi semne de întrebare.

Astfel, se prevede că facturarea electronică devine obligatorie în relația B2G începând cu 1 iulie, indiferent de tipul de tranzacții. Mai mult, se precizează faptul că în 30 de zile de la data la care România va obține aprobarea de la Comisia Europeană pentru implementarea facturării electronice, ANAF va publica un ordin prin care va stabili data de la care facturarea electronică se va aplica cu caracter generalizat pentru tranzacțiile B2B. Pe de altă parte, ordonanța de urgență care a introdus obligația facturării electronice pentru produsele cu risc fiscal ridicat începând cu 1 iulie nu a fost încă aprobată prin lege, astfel încât companiile nu au încă certitudinea dacă sau cum se vor aplica aceste prevederi.

Ce obligații există pentru contribuabili?

Acesta este un proiect care necesită implementări la nivelul sistemelor ERP, integrări automatizate, o redefinire a procedurilor de emitere și primire a facturilor și noi procese de validare – aspecte dificil și costisitor de implementat pe termen scurt, într-o perioadă în care mediul de afaceri alocă resurse tehnice, umane și financiare importante pentru implementarea SAF-T. Astfel, observăm faptul că în vederea îndeplinirii obligațiilor declarative, devine iminentă alocarea unei resurse specializate în IT, care să colaboreze cu echipa financiar-contabilă a oricărei companii.  

Deși vorbim de obligații la nivelul emitentului (emiterea și transmiterea facturii utilizând sistemul RO e-Factura), legislația nu prevede nicio sancțiune de neconformare pentru acesta. Există un risc pentru beneficiar dacă furnizorul nu își îndeplinește obligațiile și prin urmare nu emite și transmite factura prin sistemul pus de la dispoziție de Ministerul Finanțelor? Poate fi pus sub semnul întrebării dreptul de deducere a TVA aferentă achiziției respective?

În acest moment, există multe dileme practice, în special în legătură cu modalitatea de comunicare a facturilor prin acest nou sistem, care presupune acordarea de acces în Spațiul Virtual Privat (SPV), acces care conform funcționalității actuale a SPV nu poate fi acordat restricționat.

Practic, angajatul care va avea acces în SPV-ul companiei, va putea vizualiza toate informațiile acesteia (e.g. declarații depuse, recipise, răspunsuri la anumite solicitări, etc). Aceeași problemă apare și în cazul sistemului RO e-Transport, care poate fi accesat tot numai prin intermediul SPV. În practică, este dificil de gestionat o astfel de raportare, pentru care datele, în general, sunt administrate de către persoanele din departamentul de logistică. În plus, pentru acest nou sistem, prin care fiscul va monitoriza transporturile de bunuri cu risc fiscal ridicat, nu avem încă o procedură de aplicare publicată în Monitorul Oficial, în condițiile în care există amenzi foarte mari aplicabile începând cu 1 iulie. 

Un impact major asupra zonei de retail

„Dacă ne uităm la lista de produse pentru care e-Factura devine obligatorie (legume și fructe, băuturi alcoolice, îmbrăcăminte și încălțăminte, produse minerale, respectiv construcții noi), observăm un impact de amploare în zona de retail. Vorbim de tranzacții derulate în timp real, pentru care clienții plătesc bunurile la momentul achiziției, iar factura servește drept document pentru înregistrarea în contabilitate și deducerea TVA.”, a menționat Alexandru Stanciu, Tax Senior Manager, Mazars România.

Atât timp cât ne referim la  o factură care devine conformă abia după ce este disponibilă în sistemul RO e-Factura și trece de o serie de validări, va fi imposibil de pus la dispoziția clientului factura la momentul achiziției. Implicit, acesta nu are garanția că furnizorul îi va transmite ulterior o factură conformă. Pe de altă parte, nu putem vorbi de un grad redus de fiscalizare în cazul unor tranzacții în care comercianții oricum au obligația de a emite bonuri fiscale care, mai mult, sunt transmise în timp real către ANAF. Cu toate acestea, legislația nu prevede excepții pentru astfel de situații. Rămâne de asemenea dilema bonurilor fiscale care au înscrise codurile de înregistrare fiscală ale beneficiarilor și sunt, conform legislației, recunoscute drept facturi simplificate. Cum vor putea acestea să fie transmise din punct de vedere tehnic în sistemul RO e-Factura?

Un alt aspect neclarificat de autorități face referire la cum poate un furnizor să emită exclusiv e-Facturi începând cu 1 iulie, respectiv ce se întâmplă dacă transmite în sistem facturi care nu conțin produse din lista publicată de ANAF. În practică, este dificil de configurat și gestionat un sistem de facturare,  astfel încât acesta să emită și să transmită facturile, în funcție de codurile tarifare ale produselor facturate. 

Dincolo de lista lungă de întrebări pentru care mediul de afaceri așteaptă răspunsuri din partea autorităților în perioada imediat următoare, cea mai importantă provocare rămâne cu siguranță reducerea deficitului de încasare a TVA. Va restarta într-adevăr e-Factura sistemul fiscal din România și vor reuși autoritățile printr-un instrument așa cum este definit la momentul actual să îmbunătățească colectarea TVA cu 5% până în anul 2026?