Cererea pentru eliberarea duplicatului se depune la primăria localității unde a avut loc înregistrarea nașterii, la compartimentul de stare civilă. Dacă persoana nu mai locuiește în localitatea respectivă, poate merge la orice altă primărie din România, iar cererea va fi transmisă instituției care deține registrul original. În cazul românilor care trăiesc în străinătate, solicitarea se face la Ambasada sau Consulatul României din țara de reședință, la secția de Stare Civilă, care se ocupă ulterior de trimiterea documentelor către primăria din România unde este înregistrată nașterea.
Duplicatul certificatului de naștere se eliberează în termen de trei până la zece zile lucrătoare
Pentru a obține un duplicat, este necesară prezentarea actului de identitate sau a pașaportului, atât în original, cât și în copie, precum și completarea unei cereri tip care se primește la ghișeu. În cazul în care certificatul a fost pierdut sau furat, solicitantul trebuie să depună o declarație pe proprie răspundere sau un proces-verbal de la poliție.
Dacă cererea este depusă de o altă persoană, este obligatorie o împuternicire notarială. Pentru minorii care nu au împlinit vârsta de 14 ani, părintele trebuie să prezinte propriul act de identitate și, dacă este posibil, o copie a certificatului de naștere al copilului.
De obicei, duplicatul certificatului de naștere se eliberează în termen de trei până la zece zile lucrătoare. În anumite situații, procesul poate dura mai mult, mai ales atunci când actul de stare civilă se află într-un registru vechi din arhivă sau dacă cererea este transmisă printr-o altă primărie ori prin intermediul unei misiuni diplomatice.
Taxa pentru eliberarea duplicatului este una modică
Taxa pentru eliberarea duplicatului este una modică, de regulă între 10 și 30 de lei, în funcție de localitate. Plata se poate face la casieria primăriei, la ghișeele CEC Bank sau, în unele localități, online, prin platforma ghiseul.ro. Este recomandat ca solicitantul să verifice în prealabil, pe site-ul primăriei, metoda de plată acceptată.
Românii care trăiesc în alte țări pot solicita duplicatul prin intermediul Ambasadei sau Consulatului României. Procedura este aceeași ca în țară: se depun documentele necesare, iar cererea este transmisă primăriei de origine. Certificatul de naștere poate fi ridicat personal de la consulat sau, dacă solicitantul nu se poate prezenta, poate fi împuternicită o rudă din România să îl primească în numele său.
Duplicatul are exact aceeași valoare legală ca certificatul original
Duplicatul are exact aceeași valoare legală ca certificatul original și nu se eliberează copii simple, ci doar un document original, semnat și ștampilat de autorități. Persoanele care locuiesc în Uniunea Europeană pot cere, în locul duplicatului clasic, un extras multilingv de naștere, recunoscut în toate statele membre — o variantă foarte utilă pentru cei care trăiesc în țări precum Austria, Germania sau Italia.
Dacă certificatul vechi este deteriorat, fără cod numeric personal sau emis pe un formular vechi, autoritățile recomandă solicitarea unui certificat nou tipizat, cu elemente de siguranță moderne și cu CNP inclus.
