Atenție la facturile primite prin e-Factura. Unele pot conține sume fictive, avertizează un expert contabil

Antreprenorii sunt sfătuiți să verifice cu atenție toate facturile primite prin sistemul e-Factura înainte de a le achita, chiar dacă acestea provin de la furnizori cunoscuți. Un expert contabil avertizează că există cazuri în care au fost emise facturi fără acoperire în produse sau servicii, iar lipsa verificărilor poate conduce la plăți efectuate fără justificare.

Experții avertizează asupra facturilor nejustificate primite prin e-Factura

Digitalizarea relației dintre firme și autorități a simplificat transmiterea documentelor fiscale, însă specialiștii atrag atenția că automatizarea proceselor nu elimină necesitatea verificărilor interne.

Potrivit unui comunicat transmis de ABS Group, în sistemul e-Factura au fost identificate situații în care companii de bună-credință au primit facturi care nu corespundeau unor bunuri livrate sau unor servicii prestate. În lipsa unei verificări atente, aceste documente pot fi achitate din eroare.

Expert contabil: Unele firme au emis facturi fără justificare

Cosmin Dumitrașcu, antreprenor, expert contabil și fondator al ABS Group, spune că unele societăți au profitat de încrederea pe care o inspiră sistemul electronic de facturare și au transmis documente care, la prima vedere, păreau perfect normale.

„Anumite firme au speculat în sens rău acest lucru și au trimis facturi în e-FACTURA cu sume care la prima vedere nu ridică semne de întrebare, mai ales dacă discutăm de o companie cu volum mare de facturi, însă, analizate în detaliu, aceste facturi nu corespund niciunui serviciu prestat sau bun achiziționat”, a declarat Cosmin Dumitrașcu.

Potrivit comunicatului, un caz recent a vizat o companie care a primit în Spațiul Privat Virtual mai multe facturi de la un furnizor cu care avea deja relații comerciale. Documentele au fost plătite deoarece nu au ridicat suspiciuni inițiale, însă verificările ulterioare au arătat că acestea nu aveau o bază reală și fuseseră emise fără justificare.

Ce recomandă specialiștii firmelor

Pentru a evita astfel de situații, expertul contabil recomandă introducerea unor proceduri suplimentare de control înainte de efectuarea plăților.

Printre măsurile propuse se numără:

• verificarea fiecărei facturi în raport cu contractele, comenzile și documentele care atestă livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor;
• confirmarea sumelor nu doar cu departamentul financiar, ci și cu structura care a solicitat ori a recepționat bunurile sau serviciile;
• stabilirea unor praguri interne de verificare pentru facturile care nu au la bază o comandă sau un contract existent;
• contactarea furnizorului și, dacă este cazul, sesizarea autorităților competente atunci când sunt identificate facturi fără justificare.

Automatizarea nu înlocuiește verificarea documentelor

Potrivit lui Cosmin Dumitrașcu, existența sistemului e-Factura și a soluțiilor informatice moderne reprezintă un avantaj pentru companii, însă acestea nu trebuie să renunțe la procedurile interne de control.

„Existența digitalizării prin automatizarea e-Factura nu ar trebui să excludă verificarea unei facturi, ci de fapt este o condiție primordială. Faptul că există un sistem/soft care ne permite o mai mare viteză reprezintă în mod clar un avantaj. Totuși, nu înseamnă că avem motive de a renunța la controlul intern privind efectuarea unei plăți, mai ales în perioada aceasta unde banii nu mai circulă cu aceeași viteză ca acum câteva luni”, a explicat Cosmin Dumitrașcu.

Reprezentanții ABS Group precizează că au dezvoltat și o platformă dedicată antreprenorilor și contabililor, care poate contribui la verificarea și gestionarea documentelor fiscale, inclusiv la identificarea situațiilor în care apar facturi cu sume fictive.