Scrisoarea de intentie este primul document care intra in atentia persoanei responsabile cu recrutarea si selectia de personal in cadrul unei organizatii. In conditiile in care numarul candidaturilor pe care le poate genera un anunt de angajare este foarte mare (volumul lor saptamanal putand fi de ordinul sutelor), scopul unei scrisori de intentie este de a va ajuta sa va evidentiati din marea masa a celor interesati de acelasi post, de a va prezenta si de a explica motivele pentru care sunteti unul dintre cei mai buni candidati. Utilizarea corecta a acestui instrument contribuie semnificativ la cresterea sanselor dvs. in competitie. O scrisoare de intentie adecvata este cea care reuseste sa motiveze persoana in ale carei atributii intra procesul de recrutare si selectie sa va citeasca CV-ul si sa va invite la un interviu pentru postul vizat.
Redactarea scrisorii de intentie necesita respectarea urmatoarelor criterii:
l claritatea continutului
l corectitudine din punct de vedere gramatical si ortografic
l lizibilitate
l caracter complet (scrisoarea trebuie sa cuprinda anumite elemente specifice)
l aspect placut, armonios
l spontaneitate si bun gust
Claritatea continutului depinde de modul in care autorul scrisorii si-a stabilit obiectivele, ceea ce presupune o analiza preliminara detaliata si pertinenta atat a competentelor de care dispune cat si a postului dorit. Daca doriti sa abordati piata fortei de munca, este bine sa reflectati asupra urmatoarelor teme:
l care sunt cunostintele pe care
le-ati dobandit in urma studiilor
l ce cunostinte datorati mediului familial si activitatilor extracurriculare
l care sunt competentele dobandite la locurile de munca detinute anterior
l ce caracteristici de personalitate si tendinte comportamentale legate de mediul de munca va caracterizeaza
l ce interese, aptitudini si abilitati aveti
l ce doriti, ce stiti ca puteti si ce considerati ca ati fi in masura sa faceti
l cum va puteti „vinde” experienta
l de ce si cui doriti sa va „vindeti”
Raspunsurile la aceste intrebari va vor ajuta in clarificarea intentiilor si in redactarea unei scrisori al carei mesaj sa fie limpede pentru destinatar. Pentru atingerea acestui deziderat, este nevoie sa alocati o buna parte din timpul dvs., uneori chiar cateva zile, astfel incat sa puteti ordona, sintetiza si corecta continutul scrisorii de intentie.
Scrisoarea de intentie reprezinta o mostra a deprinderilor dvs. de scriere si prezentare, iar neglijenta in redactare este intotdeauna condamnabila. Verificati scrisoarea din punct de vedere stilistic, ortografic si gramatical! Puteti utiliza, in acest sens, dictionarul explicativ al limbii romane, o gramatica si un dictionar de sinonime. O scrisoare bine conceputa se dovedeste, in orice conditii, o lectura placuta; o scrisoare plina de agramatisme si de termeni aruncati la intamplare este, in cel mai fericit caz, luata in deradere. Nu va sugeram sa scrieti in stilul unui profesor universitar (fireste, cu exceptia cazului in care chiar aceasta este ocupatia dvs.!); dimpotriva, pentru a evita ca textul scrisorii dvs. sa fie plicticos si dificil de urmarit, nu faceti exces de zel in etalarea culturii dvs. generale!
Scrisoarea nu-si va atinge scopul decat daca este lizibila. In cazul in care optati pentru o scrisoare olografa (redactata „de mana”), acordati o atentie deosebita aspectului grafic si lizibilitatii. Altfel, scrisoarea dvs. nu va fi luata in considerare, sau va induce destinatarului o stare de disconfort, intrucat va fi nevoit sa-si piarda timpul cu descifrarea ei. Utilizati un instrument de scris foarte bun, care sa asigure textului dvs. claritatea necesara si in eventualitatea in care veti apela la transmisia prin fax a documentului respectiv.
Daca scrisul dvs. nu este citet si nu reusiti sa-l modificati, recurgeti la tehnoredactare. In acest caz, va recomandam utilizarea fonturilor Times New Roman sau Arial si o dimensiune a caracterelor care sa permita lectura cu usurinta (12). Nu „incarcati” documentul prin folosirea unui numar mare de fonturi si dimensiuni, prin sublinieri si ingrosari repetate! Utilizati o imprimanta de calitate, astfel incat sa obtineti un document lipsit de pete, spatii neclare sau omisiuni.
Asezarea in pagina nu se realizeaza dupa o reteta anume. Important este ca elementele scrisorii sa se armonizeze in asa fel incat aspectul global sa dea impresia de simplitate si ordine. Va oferim mai jos un exemplu. Este vorba de o sugestie, una din numeroasele variante posibile. Modelul pe care vi-l propunem trebuie adaptat la propriul dvs. stil. Scrisoarea de intentie nu trebuie sa fie standardizata, ci sa reflecte personalitatea dvs.; specialistii in resurse umane nu cauta roboti, ci oameni reali. Adeseori, ceea ce se retine este tonul cu care va adresati, care poate spune mai multe despre dvs. decat o mie de cuvinte. Daca ati conceput scrisoarea de intentie pe baza unei analize serioase a personalitatii dvs., a aptitudinilor si intereselor dvs. profesionale (pentru un post anume, intr-o companie anume), acest lucru va fi remarcat pozitiv de catre specialistii carora le revine sarcina recrutarii si selectiei de personal. O scrisoare de intentie impersonala da o imagine negativa despre motivatia si discernamantul dvs. in alegerea postului, lasand impresia ca va incercati norocul, „semanand” candidaturi la intamplare, dupa principiul „nu se stie niciodata…”.    

Nota: Cu exceptia modelului de scrisoare de intentie propus, care a fost conceput special pentru prezentul articol, toate exemplele oferite sunt extrase din scrisorile de intentie ale candidatilor care ne-au contactat pe parcursul anului 1999.

Ce nu trebuie sa contina o scrisoare de intentie
fraze tip
„Subsemnatul D.L., domiciliat in comuna…….., jud……, va rog sa luati in considerare participarea mea la selectia pentru ocuparea posturilor de Agent de Vanzari.”
limbaj telegrafic
„Ref. anunt publicitar din 06.10.99 pentru postul de IT Manager, respectuos rog analizati CV anexat. Multumiri, A.E.”
clisee verbale
„Multumindu-va pentru atentia pe care ati binevoit sa mi-o acordati, primiti, stimata Doamna, expresia sentimentelor mele cele mai alese.”
greseli de ortografie
„Cred ca CV-ul meu este foarte relevant de aceea aceasta scrisoare de intentie nu are un rol foarte important. Cred ca va da-ti foarte bine seama ca pozitia pe care o detin in acest moment imi confera destule facilitati si satisfactii insa cred ca firma dvs. este foarte importanta si ofera o stabilitate aproape garantata.”
termeni neadecvati
„Posed o memorie distributiva care ma ajuta sa retin intotdeauna lucrurile importante, capacitatea de a gandi in mod vizual si o mobilitate maxima.”

titlu
„Scrisoare de intentie”
aprecieri exagerate la adresa firmei si/sau a candidatului
„Daca aveti nevoie de o persoana cu deosebite deprinderi de comunicare si public relations, cu o puternica experienta in lucrul cu oamenii si care are abilitatea de a face fata unui numar mare de prioritati sub presiunea timpului, cu o gandire rapida, bine orientata, persuasiva, motivata intrinsec si entuziasta, ambitioasa si luptatoare, eu sunt aceea.”
referiri salariale
„Doresc sa lucrez la firma dvs. in speranta ca-mi vor fi recunoscute calitatile si voi fi motivat material. Un salariu de 300$ ar fi un motiv foarte bun de a lucra pentru dvs.”
exprimari pompoase
„Sper sa am sansa de a lucra in dinamica dumneavoastra companie, pentru a da startul unei noi etape din viata mea profesionala si sa va demonstrez dumneavoastra ca nu va voi insela asteptarile.”

Cateva reguli „de aur”

* scrisorile nu au titlu; nu incepeti prin: „Scrisoare de intentie” * utilizati o pagina format A4 * personalizati scrisoarea de intentie * mentionati postul vizat * specificati sursa prin intermediul careia ati aflat de existenta postului * adresati-va direct destinatarului, mentionand numele acestuia; nu folositi formule de adresare impersonale, de genul: Stimata Doamna/Stimate Domn * incadrati-va intr-o pagina (3-5 paragrafe) * scrisoarea de intentie nu se redacteaza pe aceeasi pagina cu CV-ul * folositi un limbaj simplu si direct * asigurati-va ca scrisoarea nu contine dezacorduri gramaticale, greseli de ortografie, punctuatie si dactilografiere * indicati modalitatea prin care firma va poate contacta: un numar de telefon la care raspundeti dvs. personal, sau o persoana avizata (nu fratele dvs. in varsta de patru ani sau o matusa hipoacuzica) * organizatiile au un orar de lucru specific; nu faceti mentiuni de genul: „Ma puteti contacta la numarul de telefon…………, dupa orele 20.00” * verficati calitatea imprimarii * in final, indicati numele dvs., apoi semnati; nu incheiati scrisoarea dvs. astfel: „Best regards, Mona”.r
r
Elementele componente r
ale scrisorii de intentier
r
Numele si prenumele candidatuluir
Adresar
Numarul de telefon r
Data redactarii r
Functia si numele destinataruluir
Numele si adresa firmei r
Formula de adresarer
Introducerear
4 motivul pentru care va adresati, postul vizat si sursa din care ati aflat despre existenta acestuiar
Cuprinsulr
4 motivele pentru care doriti sa lucrati in cadrul companiei careia va adresati; de ce va intereseaza respectivul post; studiile si experienta de munca realmente relevante pentru postul vizat. r
Incheierear
4 referirea la faptul ca scrisoarea este insotita de un curriculum vitae, care ofera detalii cu privire la pregatirea, experienta, interesele si aptitudinile dvs.; exprimarea interesului pentru un interviu in cadrul caruia sa puteti oferi detalii suplimentare despre persoana dvs.; modalitatea prin care firma va poate contacta.r
Fraza finalar
Numele si prenumele dvs.r
4 in ordinea: prenume, numer
Semnaturar
r
tttIon Escur
tttStrada Sperantei nr……r
tttTel : …………r
ttt09../….r
06.10.99r
r
Dlui Mihai Ileanu, coordonator recrutare si selectier
Zeta S.R.L.r
Soseaua Viilor nr……r
r
Stimate domnule Mihai Ileanu,r
r
Va solicit atentia in urma anuntului referitor la postul de coordonator marketing, anunt publicat de firma dvs. in nr. … al revistei Capital.r
r
Interesul meu pentru postul de coordonator marketing in compania Zeta SRL are o dubla sustinere: ma refer la reputatia firmei dvs. si la pregatirea si experienta profesionala de care dispun. r
Am absolvit Facultatea de Marketing a Academiei de Studii Economice Bucuresti in anul 1997 si am avut ocazia sa valorific in practica informatiile de specialitate dobandite pe perioada studiilor. r
Din ianuarie 1998 ocup functia de asistent marketing in trustul Ypsilon SA. Faptul ca activitatea mea include o parte din responsabilitatile specifice postului scos la concurs de firma dvs. (printre care: derularea bugetelor, prelucrarea datelor de cercetare si a celor legate de piata, realizarea suporturilor informative), ca si abilitatile mele organizatorice si aptitudinile de comunicare dezvoltate in urma cursurilor organizate de compania in cadrul careia activez, ma determina sa cred ca as putea raspunde cu succes solicitarilor functiei de coordonator marketing.r
r
Detaliile referitoare la pregatirea, experienta si aptitudinile mele sunt cuprinse in CV-ul anexat prezentei scrisori. Sper ca informatiile oferite sa raspunda exigentelor dvs. si sa constituie o baza de discutie in eventualitatea in care voi fi selectat pentru interviu. In cazul in care va pot oferi detalii suplimentare, va rog sa ma contactati telefonic la umatoarele numere: (01)……. sau 094/……..r
r
Exprimandu-mi optimismul in ceea ce priveste posibilitatea unei viitoare colaborari, va multumesc pentru timpul acordat. r
r
Ion Escur
r
r
Amalia Picleanu-Savinescu