Regula pe care multe IMM-uri o descoperă prea târziu când cer bani europeni

Multe dintre fondurile puse la dispoziție prin PNRR și programele regionale nu ajung să fie folosite, iar birocrația și regulile dificil de descifrat îi descurajează pe antreprenori. Pentru un IMM care vrea să obțină finanțare, cunoașterea condițiilor de eligibilitate, a criteriilor de punctaj, a contribuției proprii și a regulilor de achiziție poate însemna mai mult control asupra proiectului și mai puțină nevoie de consultanță costisitoare.

Marea capcană a fondurilor europene pentru IMM-uri. Nu aprobarea proiectului este problema

Ideea că fondurile europene sunt rezervate firmelor mari sau companiilor cu relații politice poate descuraja numeroase IMM-uri să depună proiecte. Alocările disponibile prin Planul Național de Redresare și Reziliență (PNRR) și prin programele regionale sunt destinate și firmelor mici, cu condiția ca proiectele depuse să respecte cerințele specifice fiecărui apel.

Principala dificultate nu este neapărat accesul la bani, ci capacitatea companiei de a respecta regulile și de a susține financiar proiectul până la efectuarea deconturilor. Trecerea de la o afacere care funcționează de la o lună la alta la una care implementează un proiect european presupune o planificare financiară riguroasă.

O eroare frecventă este construirea unui proiect doar pentru că există o linie de finanțare disponibilă, fără verificarea capacității firmei de a susține investiția. Fondurile europene nu reprezintă o soluție pentru lipsa lichidităților, ci o sursă de finanțare pentru investiții pe care compania trebuie să le poată implementa și susține financiar, potrivit celor realtate de newsweek.ro.

Cum începe accesarea fondurilor europene

Finanțarea europeană funcționează, în multe situații, printr-un mecanism de decontare ulterioară: firma realizează cheltuielile conform proiectului aprobat, iar ulterior primește sumele eligibile. Din acest motiv, analiza resurselor proprii trebuie făcută înainte de depunerea cererii și, mai ales, înainte de asumarea investiției.

Un proiect aprobat poate deveni dificil de implementat dacă firma nu dispune de banii necesari pentru cofinanțare și pentru primele plăți. Lipsa lichidităților poate afecta direct activitatea unei companii, chiar dacă proiectul a fost declarat eligibil și aprobat la finanțare.

Primul pas este identificarea apelurilor potrivite pentru domeniul și zona geografică în care funcționează compania. Platforma oficială MySMIS2021 și aplicațiile dedicate proiectelor PNRR gestionate de Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene reprezintă puncte importante pentru depunerea și gestionarea documentelor.

Antreprenorii trebuie să își creeze conturi pe platformele relevante și să pregătească documentele solicitate, de la situațiile financiare până la documentațiile tehnice și ofertele necesare. Alegerea apelului potrivit trebuie făcută înaintea conceperii proiectului, deoarece fiecare program are propriile condiții și criterii de evaluare.

Punctajul poate face diferența

Programele regionale oferă apeluri distincte pentru companiile din diferite zone ale țării, inclusiv pentru investiții în digitalizare și achiziția de utilaje. Ghidurile aferente acestor programe stabilesc condițiile de eligibilitate și criteriile pe baza cărora proiectele sunt evaluate.

Un proiect poate obține un punctaj mai bun dacă investiția propusă include tehnologii digitale sau soluții de eficientizare energetică. Printre exemplele menționate se numără software-ul ERP, panourile fotovoltaice și utilajele moderne cu emisii reduse.

Investiția trebuie să demonstreze o modernizare reală a activității, nu doar înlocuirea unor echipamente existente cu unele similare. Legătura dintre achizițiile propuse și dezvoltarea companiei trebuie să fie susținută de proiect și de obiectivele asumate.

Pentru antreprenorii care aleg să lucreze cu un consultant, verificarea experienței acestuia rămâne importantă. Firmele care promit „dosare sigure” și solicită sume consistente înainte de obținerea finanțării trebuie analizate cu atenție, iar portofoliul și proiectele finalizate trebuie să poată fi verificate.

Cofinanțarea trebuie pregătită din timp

Structura contractului cu un consultant poate include plata predominantă după obținerea finanțării, printr-un mecanism de tip success fee. În această variantă, suma achitată inițial pentru pregătirea proiectului este mai mică, iar cea mai mare parte a comisionului este plătită după semnarea contractului de finanțare.

Compania trebuie să își pregătească din timp resursele pentru contribuția proprie și pentru perioada până la decontarea cheltuielilor. Materialul indică necesitatea unei rezerve de lichiditate de 15%, prezentată ca un nivel de cash colateral care să demonstreze capacitatea firmei de a susține primele plăți.

Pentru administrator, această abordare presupune tratarea investiției ca pe o cheltuială care trebuie susținută inițial de companie. Așa cum este formulat în material, „Totul e din banii mei. Că după aceea vine decontul, ăsta e ca un bonus, dar efortul financiar eu îl fac, nu UE”.

Planificarea financiară trebuie corelată și cu procedurile de achiziție. Banii europeni nu elimină obligațiile administrative ale beneficiarului, iar nerespectarea regulilor poate duce la corecții financiare și la probleme în etapa de verificare a cheltuielilor.

Achizițiile și perioada de durabilitate

O atenție specială trebuie acordată achizițiilor realizate cu fonduri europene. Chiar dacă beneficiarul este o companie privată, cheltuirea banilor europeni presupune respectarea unor reguli de transparență și documentarea procesului de selecție a furnizorilor.

Materialul indică necesitatea obținerii a minimum trei oferte conforme pentru achizițiile realizate în proiect, indiferent dacă este vorba despre echipamente sau alte bunuri eligibile. Nerespectarea cerințelor poate atrage corecții financiare.

Obligațiile beneficiarului nu se termină odată cu finalizarea investiției. Perioada de monitorizare post-implementare poate dura între trei și cinci ani, timp în care compania trebuie să respecte condițiile de durabilitate asumate prin contractul de finanțare.

În această perioadă, potrivit regulilor prezentate în material, beneficiarul trebuie să evite vânzarea utilajelor achiziționate, schimbarea profilului de activitate sau reducerea numărului de angajați asumați prin proiect. Nerespectarea obligațiilor poate duce la recuperarea sumelor finanțate.

Când poate fi gestionat proiectul fără consultant

Pentru proiectele mai simple, administratorul poate prelua o parte importantă din activitățile de pregătire și gestionare, folosind informațiile și ghidurile oficiale. Materialul indică proiectele de până la 100.000 de euro ca exemplu pentru situațiile în care gestionarea internă poate fi luată în calcul.

Situația se schimbă atunci când investiția presupune o fabrică, o linie complexă de producție sau un proiect cu o valoare mai mare și cu cerințe tehnice și administrative extinse. În astfel de cazuri, apelarea la un consultant cu experiență în proiecte finalizate poate reduce volumul de muncă administrativă al companiei.

Alegerea consultantului trebuie făcută pe baza experienței verificabile și a proiectelor finalizate, nu doar pe baza promisiunilor privind obținerea finanțării. Pentru antreprenor, costul serviciului trebuie raportat la complexitatea proiectului și la responsabilitățile pe care compania le păstrează pe durata implementării.

Gestionarea proiectului nu se oprește la aprobarea cererii de finanțare sau la semnarea contractului. Implementarea investiției, respectarea procedurilor de achiziție, păstrarea documentelor și îndeplinirea obligațiilor asumate rămân elemente esențiale până la raportarea și verificarea finală a proiectului.