Outsourcing este o strategie puternica la care apeleaza, pe scara larga, companii de toate marimile si din toate domeniile. Putand fi tradus aproximativ prin „delegarea unor activitati catre firme specializate”, outsourcing aduce beneficii importante celor care decid ca a sosit momentul obtinerii unor rezultate maxime cu un minimum de cheltuiala.
Efectele imediate sunt vizibile. Creste calitatea produselor si a serviciilor, costurile sunt tinute sub control, intreaga activitate a firmei se concentreaza pe nevoile clientilor. Managementul, degrevat de activitati de rutina, are timpul si informatiile necesare planificarii stategice.
Pentru cei mai multi manageri autohtoni, poate parea stranie delegarea catre o alta firma a derularii activitatii financiar-contabile, spre exemplu. Aceasta inseamna „moartea” propriului serviciu de specialitate, devenit inutil si costisitor, pentru ca primul avantaj al predarii pe maini straine a activitatii financiar-contabile il reprezinta controlul costurilor pe termen lung.
Strainii te ajuta sa mai tai din cheltuiala
Cu toate acestea, specialistii in outsourcing isi sfatuiesc intotdeauna clientii sa nu aiba drept unic obiectiv reducerea acestor costuri, daca ajung la convingerea ca delegarea activitatilor catre firme specializate este lucrul de care au nevoie. Este foarte important ca managerii sa priveasca dincolo de acest beneficiu si sa identifice tinte mai indepartate, dar la fel de importante, cum sunt concentrarea asupra activitatilor-cheie din firma, cresterea creativitatii si flexibilitatii procesului de conducere etc.
Practic, aproape orice activitate poate fi preluata de o firma specializata. Acest lucru nu se face insa la intamplare. In luarea deciziei, pe langa argumentul realizarii unor economii importante, se iau in calcul obiectivele companiei si sistemul de evaluare a performantelor.
Pentru a fi eficient, managementul trebuie sa reduca timpul petrecut cu generarea informatiilor financiare, in favoarea celui folosit pentru interpretarea si utilizarea acestora. Firma de outsourcing financiar-contabil poate prelua activitatea de generare a acestui gen de informatii. Cu alte cuvinte, in locul departamentului financiar-contabil, poate fi angajat un partener extern care sa-si asume responsabilitatile respective. Care este castigul, ne spune Camelia Horlaci, director general la Interfin Servicii Contabile: „Sunt eliminati timpii morti.
Firma de outsourcing are timpul evaluat pe proceduri, nu se imbolnaveste si nu intra in concediu de odihna sau de maternitate.
Onorariul este sub suma salariilor personalului din cadrul fostului compartiment financiar-contabil. Oamenii sunt bine pregatiti, au acces la informatii si sunt la curent cu toate modificarile legislative. Lucrand concomitent cu mai multe companii, ei au o experienta bogata si stiu care sunt solutiile adecvate specificului clientului”.
Managerii scapa de hartogarie
Dar cat din activitatea financiar-contabila este bine sa fie delegata? Considerand ca cele mai uzuale procese luarea deciziilor, raportarile si operatiunile financiar-contabile, este recomandata delegarea ultimelor doua. Firma de outsourcing se poate ocupa de intocmirea situatiilor financiare, de elaborarea rapoartelor, de managementul costurilor, de incasari, plati etc.
Un manager care se decide sa scoata in afara companiei o anumita activitate este confruntat cu o problema delicata, cea a oamenilor care, pana mai ieri, faceau treaba preluata de firma de outsourcing. Cele mai multe organizatii nu pot face fata acestor probleme fara asistenta departamentului de resurse umane. Daca angajatii sunt in totalitate disponibilizati, pe termen scurt, firma poate avea surprize neplacute. Plecarea acestora are impact negativ asupra angajatilor din cadrul altor departamente, care se simt demoralizati, cred ca afacerea este in declin si ca locul lor de munca nu mai este sigur. Randamentul muncii scade, incepe fluctuatia de personal.
Managerii carora le pasa de angajati si care stiu ca performanta se atinge doar atunci cand oamenii muncesc destinsi si sunt multumiti pot urma o strategie simpla, alcatuita din urmatorii pasi: comunicarea permanenta a intentiilor si a avantajelor aduse firmei, deci angajatilor; colaborarea cu departamentul de resurse umane, cel mai indicat in a explica intentiile managementului si in a pune la punct programe de reintegrare profesionala; stabilirea unei perioade scurte de tranzitie de la vechea la noua organizare, pentru atenuarea rezistentei la schimbare.
Pe piata romaneasca sunt prezente deja firme puternice de consultanta care, printre serviciile oferite clientilor, fac si outsourcing. Putinele companii autohtone care apeleaza la ele sunt private. Intreprinderile statului nu sunt amatoare de transparenta. Ar insemna rentabilizarea activitatii generale in dauna intereselor de grup ale managementului.    

Pasi in luarea deciziei de a apela la outsourcing

l Identificarea activitatilor de baza ale companiei, a celor care asigura avantajele comparative si genereaza profit. Activitatile care nu intra in aceasta categorie, deci cele care nu sunt pe lista prioritatilor pentru investitii, resurse, atentie deosebita din partea managementului, pot face obiectul outsourcing-ului.
l Identificarea obiectivelor urmarite prin outsourcing.
l Stabilirea gradului de implicare a firmei de outsourcing in activitatea delegata.
l Evaluarea impactului asupra resurselor umane si prevenirea situatiilor de criza.
l Stabilirea costului procesului de outsourcing si raportarea acestuia la costurile curente.
l Selectarea firmei de outsourcing.

Uneori este mai profitabil sa-ti lasi
pusculita pe mana altora
Chiar si intreprinderile mici si mijlocii pot beneficia de avantajele outsourcing-ului financiar-contabil. Presupunem, spre exemplu, ca o firma are un serviciu financiar-contabil alcatuit dintr-un contabil (cu un salariu brut de 150 USD), un trezorier (cu un salariu brut de 150 USD), un contabil-sef (cu un salariu brut de 400 USD) si un director financiar (cu un salariu brut de 600 USD). Pentru toti acesti angajati, firma plateste 30% CAS, 5% pentru somaj, 7% pentru fondul de sanatate, 1% pentru fondul de risc si accidente , 1% comisionul Camerei de munca.
Deci 44%, pe un fond de salarii de 1.300 USD – angajatorul plateste statului 572 USD. In final, departamentul financiar-contabil costa 1.872 USD/luna.
Firmele de outsourcing preiau functia financiar-contabila contra unui onorariu de 6-800 USD si suplinesc munca tuturor angajatilor, in jumatate din timpul initial. Lucreaza sub contract, au termene limita precise, nu intra in concediu, nu cer mariri de salariu, nu fac greva. Mai mult, avand acces la informatii de ultima ora si lucrand pentru clienti cu activitati diverse, pot fi consultate in luarea deciziilor strategice. Serviciile prestate de firmele de outsourcing adauga valoare afacerilor clientilor.

Microsoft deleaga tot ce poate
Gigantul american Microsoft este adeptul delegarii tuturor activitatilor in care nu exceleaza. Aceasta politica este aplicata global, in fiecare tara in care compania este prezenta oficial.

„Microsoft se limiteaza sa faca ceea ce stie mai bine: sa conceapa programe. Chiar si productia fizica (fabricarea CD-urilor pe care sunt imprimate) se face prin outsourcing, la o societate din Irlanda”, afirma Paul Miches, director Canale de Distributie la Microsoft Romania. Si in Romania, majoritatea activitatilor au fost delegate catre alte firme. Spre deosebire de alte companii din domeniu, Microsoft nu vinde nici un produs in mod direct.
La noi in tara firma americana comunica in mod regulat cu 1.500 de companii de IT si are 600 de reselleri care se ocupa de comercializarea si serviciile propriu-zise. Rolul acestora este sa vanda strategiile de marketing, precum si sa promoveze pe piata produsele Microsoft Romania.
Distributia produselor pe canalul dintre fabrica si reseller se face de asemenea prin parteneri. Acestia importa produsele din Irlanda si ii aprovizioneaza apoi pe reselleri. Este foarte important, in Romania, ca aceasta activitate sa fie realizata de firme care au experienta in lucrul cu vama. Acestea cunosc foarte bine procedurile vamale si, nu in ultimul rand, pe cei care trebuie sa le aplice. Microsoft Romania este un birou de sell si marketing, care are rolul de a gestiona relatiile cu acesti parteneri. r
Pentru promovarea produselor, Microsoft utilizeaza preponderent marketingul direct. Aceasta inseamna trimiterea de diverse materiale informative, cu privire la noi produse sau preturi promotionale, si de invitatii la actiuni de prezentare, clienti, potentiali clienti si parteneri. Pentru aceste activitati, in toata lumea, Microsoft apeleaza la firme de fulfillment. Acestea au rolul sa puna in practica, din punct de vedere logistic, strategiile de marketing concepute de producatorul de softuri. „Costurile ar fi fost mult mai mari daca am fi folosit propria logistica pentru aceste actiuni. Ar fi trebuit sa investim bani intr-o retea de calculatoare si sa avem personal instruit care sa introduca informatiile in baza de date. Actiunile trebuie sa se desfasoare in perioade scurte de timp. Ar fi necesar un intreg departament care nu ar avea o activitate constanta”, spune Paul Miches. r
Outsourcer-ul transmite clientilor noutatiler
Microsoft a ales, pentru activitatea de fulfillment din Romania, compania Open Public Services. In permanenta sunt trimise resellerilor, dar si consumatorilor finali prospecte, CD-uri cu programe test, materiale promotionale etc. OPS gestioneaza si bazele de date ale Microsft. In pachetele cu programe sunt introduse formulare pe care cumparatorul, daca doreste, le completeaza cu datele personale si le trimite catre OPS. Astfel, el este introdus in baza de date a companiei, primind apoi prin posta diverse materiale informative. r
Bazele de date permit estimarea eficientei unor actiuni promotionale. Din baza de date sunt selectionate de catre outsourcer, in functie de criteriile stabilite de Microsoft, persoanele care vor fi invitate la o anumita actiune. r
Tot firma de fulfillment se va ocupa de tiparirea invitatiilor, punerea in plicuri si trimiterea lor. Vor fi inregistrate apoi in baza de date persoanele care confirma participarea, cele care participa la actiune si, in final, cele care in urma actiunii promotionale devin clienti. „In prezent, plata activitatilor de fulfillment se face comform unui tarif stabilit pentru fiecare operatiune. Exista un pret pentru operatiunea de punere in plicuri, pentru expediere, pentru introducere in baza de date etc. Contractele de fulfillment sunt gestionate direct din Irlanda de catre Microsoft. Se pot face comparatii intre preturile practicate in Romania pentru astfel de servicii si cele pe care le practica partenerii in acest domeniu din alte tari”, declara Paul Miches.tr
r
Mesageri cu r
contractr
O firma romaneasca a realizat o cifra de afaceri de un milion de dolari preluand activitatile altor companii in domeniul marketingului direct, informatic si al fulfillment-ului.r
r
Activitatea de fulfillment da foarte multa bataie de cap firmelor. Ea cuprinde de obicei operatiuni de mailing personalizat, alcatuire de baze de date, gestionare a acestora, servicii postvanzare. r
Open Public Services (OPS) s-a infiintat in 1996, prin despartirea departamentului de fulfillment din cadrul unei companii de vanzare prin corespondenta. Primul client al OPS a fost fondul de investitii Certinvest. „In acea perioada, dupa noile reglementari in domeniu stabilite de CNVM, conducerea fondului dorea realizarea unui referendum printre detinatorii de certificate. Au apelat la noi pentru a trimite chestionare tuturor investitorilor si pentru a introduce raspunsurile intr-o baza de date. In primul rand ne-au investit cu incredere si ne-au pus la dispozitie toate datele pe care le aveau despre depunatori”, afirma Ioan Coaca, director general al OPS.r
Urmatorul client a fost Microsoft Romania care trebuia sa intreprinda rapid actiuni pentru a se aseza pe piata romaneasca la ponderea reala pe care o detinea. Firma are atat clienti directi, cat si clienti pentru care lucreaza indirect, prin intermediul unor agentii de publicitate. Pentru clienti, OPS realizeaza activitati de direct mailing, tiparire de scrisori personalizate, distribuire colete, precum si de gestiune de stocuri. De asemenea, firma realizeaza si gestioneaza baze de date. Exista operatori care introduc zilnic in bazele de date ale diverselor firme saci intregi de scrisori in care se afla diverse formulare completate de clientii acestora. r
Din aceste baze de date care sunt segmentate in timp in functie de diverse criterii stabilite de firma client, OPS selecteaza persoanele sau firmele care vor primi diverse materiale de promovare. Operatiile de introducere in plicuri si de expediere a acestora sunt realizate tot de OPS. Costurile unor astfel de actiuni sunt mult mai mici in cazul in care se realizeaza prin intermediul unei firme specializate. „Explicatia este simpla. O firma specializata realizeaza servicii pentru mai multe companii folosind aceeasi infrastructura tehnica. r
Daca firma ar realiza prin eforturi proprii ceea ce ii oferim noi, ar trebui sa investeasca cel putin 20.000 de dolari intr-o retea de calculatoare de calitate slaba, 15.000 de dolari in licente pentru sisteme de operare si aplicatii. La toate acestea se adauga cheltuielile cu salariile personalului care introduce datele si instruirea acestuia. Noi am investit in infrastructura informatica circa un milion de dolari”, spune Ioan Coaca. Delegarea activitatilor de fulfillment ii mai scapa pe patroni de o alta problema. Cum activitatile nu au un caracter continuu, ar fi nevoie de circa 100 de angajati pentru o perioada de o saptamana, dupa care timp de trei saptamani acestia nu ar avea ce face. r
Avand mai multi clienti, o firma specializata isi mentine forta de munca ocupata in permanenta. Economiile sunt substantiale in conditii de calitate sporita. „In cazul firmei Romdirect, costul activitatilor de fulfillment se situa intre 9 si 12% din cifra de afaceri. Realizarea acestor activitati prin OPS a redus costul pana la 5-8 % din cifra de afaceri”, afirma Ioan Coaca.tr