Pentru a stabili excesele angajaţilor în ceea ce priveşte convorbirile telefonice, sunt luaţi în calcul o serie de parametri care variază de la o organizaţie la alta: durata convorbirii, costul aferent, destinaţia apelului (identificarea apelurilor către numerele de telefon naţionale, internaţionale sau numere speciale), interesul convorbirii (personal sau de serviciu) precum şi intervalul orar în care au loc apelurile.
Prin implementarea unei soluţii complete pentru managementul şi reducerea costurilor de telefonie, managerii pot controla costurile, le pot vizualiza defalcat şi transparent pe centre de cost/profit, pe locaţii şi chiar pe fiecare angajat în parte. Esenţială este separarea apelurilor efectuate în interes profesional de cele efectuate în interes personal. Acest lucru este posibil prin crearea unei cărţi de telefon a companiei, actualizată în permanenţă pe baza unui mecanism simplu cerere/aprobare, care asigură introducerea noilor contacte. De asemenea, soluţia permite stabilirea unor limite privind durata medie recomandată a convorbirilor şi costurile aferente raportate la modelul de comunicare al fiecărei companii în parte.
“Cea mai mare reducere de cost realizată prin limitarea exceselor angajaţilor s-a obţinut în cazul unei instituţii publice, unde valoarea facturii lunare s-a diminuat cu 60%, în condiţiile în care media este de 30%. Bineînţeles, volumul economiilor variază de la o organizaţie la alta, în funcţie de comportamentul efectiv al angajaţilor, domeniul de activitate şi politica internă. Printr-o gestiune corectă a acestor costuri, companiile pot economisi zeci de mii de euro pe an”, declară Dan Pascu, Director Soluţii IT Lasting Group.
Excesele pot fi semnalate prin alerte, alarme online şi rapoarte lunare offline specifice. Pe lângă o serie de rapoarte predefinite, pot fi implementate diverse filtre şi raportări cu un grad ridicat de personalizare. Spre exemplu, pot fi realizate clasamente interne la nivel departamental sau individual: top costuri convorbiri telefonie fixă, top costuri apeluri în afara programului, top costuri apeluri în roaming, top cele mai lungi convorbiri etc. Aceste topuri au un rol psihologic important: angajaţii se feresc de primele poziţii, ceea ce determină un auto-control ridicat cu efecte garantate în buget. Mai mult, cu ajutorul acestor instrumente de control, organizaţiile pot include în pachetul de beneficii pentru angajaţi alocarea unui buget pentru convorbiri personale, atât de pe extensie, cât şi pe de pe telefonul mobil.
Majoritatea convorbirilor în interes personal sunt efectuate de pe telefonul fix, îndeosebi acolo unde există extensii, deoarece, în absenţa unui software specializat, nu poate fi generată o listă a convorbirilor pentru fiecare interior în parte.
Convorbirile în roaming înregistrează cele mai mari costuri pentru companii. De altfel, o singură sesiune de transfer de date în roaming efectuată de un angajat a generat un cost de 1.900 lei.
Departamentul de vânzări şi cel administrativ, urmate de management generează cele mai mari costuri de telefonie. Apogeul pe acest segment este atins în bănci, administraţie publică şi unităţi de tip call-center.
Companiile „multilocaţie”, băncile, multinaţionalele, companiile de consultanţă şi call-centerele sunt cele care arată un interes crescut pentru limitarea exceselor angajaţilor.
