Reducerea salariilor angajaților poate costa mult: 7 riscuri la care se expun companiile într-un an de zile

Reducerea costurilor cu personalul pare, la prima vedere, cea mai rapidă soluție pentru companiile care vor să-și reducă cheltuielile. TPC Concept avertizează însă că economiile obținute astfel pot fi urmate de blocaje, pierderea angajaților-cheie, scăderea vânzărilor și costuri suplimentare, dacă sursa reală a pierderilor rămâne nerezolvată.

TPC Concept: Reducerea salariilor nu mai este o „plasă de salvare” pentru companii. O economie de 20% acum poate genera 5-7 probleme și cheltuieli suplimentare într-un an

Costurile cu personalul se numără printre primele categorii analizate de companii atunci când managementul caută soluții pentru reducerea rapidă a cheltuielilor. Potrivit experienței TPC Concept din ultimii ani, aproximativ opt din zece companii se uită mai întâi la costurile cu angajații, înainte de a analiza în profunzime unde pierde, de fapt, bani businessul. Economia obținută prin reducerea cheltuielilor de personal poate fi însă erodată în următoarele 6–12 luni de efectele asupra vânzărilor, profitabilității sau nivelului serviciilor oferite.

În funcție de industrie, cheltuielile cu personalul pot reprezenta între 10% și peste 30% din cifra de afaceri, ceea ce explică de ce acestea intră rapid în atenția managementului atunci când sunt căutate economii. Din experiența TPC Concept, măsurile de reducere a costurilor de personal apar cu precădere în domeniile în care presiunea asupra marjelor și costurilor este ridicată, precum producția, retailul și distribuția, construcțiile, industria automotive și serviciile.

În astfel de situații, companiile pot recurge la înghețarea recrutărilor, neînlocuirea angajaților care pleacă, limitarea creșterilor salariale sau, în cazurile mai dificile, reducerea numărului de angajați.

Reducerea costurilor cu personalul nu mai poate funcționa însă ca o „plasă de salvare” atunci când problema companiei nu este nivelul salariilor, ci modul în care sunt folosite resursele. Dacă businessul pierde bani din cauza unor procese ineficiente, a unor tranzacții neprofitabile sau a unor activități care nu generează suficientă valoare, diminuarea fondului salarial reduce temporar cheltuielile, fără să elimine sursa pierderilor.

Mai mult, astfel de măsuri pot slăbi tocmai capacitatea de care compania are nevoie pentru a se redresa: oamenii, productivitatea, relația cu clienții și vânzările. O reducere rapidă a cheltuielilor poate avea, astfel, efecte negative asupra businessului pe termen mediu, dacă nu este însoțită de o analiză a modului în care sunt generate și consumate resursele.

TPC Concept observă însă o schimbare de abordare în cazul unor companii. Înainte de a interveni asupra costurilor cu personalul sau asupra numărului de angajați, acestea au început să identifice mai întâi cheltuielile, procesele și activitățile care afectează profitabilitatea fără să aducă suficientă valoare businessului. Astfel, accentul se mută de la simpla reducere a costurilor către identificarea și eliminarea surselor reale de pierderi.

„O reducere de 20% a fondului salarial se vede imediat în costuri. Dar, dacă rămân aceleași procese, aceleași tranzacții neprofitabile și aceeași muncă inutilă, cauza problemei nu este rezolvată. Economia obținută astăzi poate fi erodată în următoarele șase luni sau într-un an de blocaje operaționale, echipe suprasolicitate, pierderea oamenilor-cheie și scăderea calității serviciilor. De aici, efectele se pot transfera direct în business: clienți pierduți, vânzări mai mici, oportunități ratate și presiune asupra cifrei de afaceri și profitabilității”, explică Sorin Spiridon, fondator TPC Concept.

De ce „plasa de salvare” poate crea alte probleme?

Atunci când volumul de muncă și modul de lucru rămân neschimbate, reducerea costurilor cu personalul poate transfera presiunea în alte zone ale companiei. Potrivit TPC Concept, în următoarele 6–12 luni pot apărea între cinci și șapte efecte care afectează activitatea și pot diminua economia obținută inițial.

Un prim efect este reducerea capacității operaționale, care se poate traduce prin întârzieri, blocaje și un volum mai mic de activitate gestionat. În același timp, echipele rămase pot fi suprasolicitate, ceea ce poate afecta atât performanța, cât și stabilitatea acestora.

Un alt risc este pierderea oamenilor-cheie și a know-how-ului acumulat în companie. Înlocuirea acestor angajați poate fi dificilă și costisitoare, mai ales atunci când experiența și cunoștințele lor sunt esențiale pentru desfășurarea activității.

Reducerea personalului poate avea efecte și asupra calității serviciilor, ceea ce poate duce, în timp, la pierderea unor clienți. În paralel, diminuarea resurselor disponibile pentru dezvoltarea comercială poate pune presiune pe vânzări și poate limita capacitatea companiei de a atrage noi clienți sau proiecte.

Economiile realizate pe termen scurt pot genera și costuri suplimentare ulterior. Dacă businessul este nevoit să refacă echipele, compania va suporta din nou cheltuieli pentru recrutare, integrare și pregătirea noilor angajați.

În plus, reducerea excesivă a resurselor poate limita capacitatea de creștere a companiei, prin ratarea unor proiecte, clienți sau oportunități de dezvoltare. În aceste condiții, efectele negative se pot acumula în timp și pot diminua sau chiar anula economia obținută inițial.

În final, impactul acestor măsuri se poate reflecta direct în cifra de afaceri și în profitabilitatea companiei. Reducerea costurilor cu personalul poate oferi o economie rapidă, însă, fără schimbări în modul de lucru și în procesele care generează pierderi, măsura poate transfera costurile în alte zone ale businessului.

Înainte de oameni trebuie analizate tranzacțiile

Companiile știu, de regulă, cât îi costă angajații, însă au o imagine mai puțin clară asupra costului muncii implicate în fiecare tranzacție. De multe ori, atenția se concentrează asupra cheltuielilor cu personalul, fără ca managementul să analizeze cât din acest cost este generat de procesele necesare pentru finalizarea unei vânzări.

O comandă de 500 de lei și una de 5.000 de lei pot presupune aproape aceleași operațiuni: procesare, picking, livrare, facturare și urmărirea încasării. În cazul comenzilor cu valoare mică, costurile acestor activități pot consuma o parte semnificativă din marjă sau chiar pot transforma o vânzare aparent profitabilă într-una care generează pierderi.

„Înainte să reducem din numărul de angajați, trebuie să vedem unde pierdem, de fapt, bani. Cifra de afaceri sau marja unui client, privite separat, nu arată dacă relația este profitabilă. Trebuie analizate numărul și valoarea tranzacțiilor, costul de servire și volumul de muncă pe care îl presupun. Dacă renunțăm la oameni, dar păstrăm un model comercial ineficient, ineficiența rămâne”, spune Călin Spiridon, Managing Partner TPC Concept.

Ce pot face companiile înainte să reducă costurile cu personalul?

TPC Concept recomandă companiilor ca, înainte de a lua măsuri de reducere a costurilor cu personalul, să identifice zonele în care businessul pierde bani sau consumă resurse în mod disproporționat. Intervenția ar trebui să înceapă asupra acestor surse de pierderi, înainte de diminuarea resurselor umane.

O primă direcție este identificarea tranzacțiilor care consumă prea multe resurse în raport cu valoarea pe care o generează. În același timp, companiile pot analiza clienții ale căror tranzacții au o valoare redusă, dar presupun un efort ridicat de servire, precum și produsele sau comenzile în cazul cărora costurile de procesare consumă o parte disproporționată din marjă.

O altă soluție este creșterea valorii medii a comenzilor, inclusiv prin consolidarea acestora, astfel încât resursele utilizate pentru procesare și livrare să genereze o valoare mai mare. În paralel, simplificarea proceselor interne și eliminarea activităților sau aprobărilor inutile pot reduce volumul de muncă fără a afecta capacitatea companiei de a-și desfășura activitatea.

În cazul tranzacțiilor care rămân neprofitabile și nu pot fi optimizate, companiile pot lua în calcul renunțarea controlată la acestea. În același timp, oamenii pot fi redirecționați către activități care generează venituri, către clienți cu potențial mai mare sau către noi segmente de piață.

Capacitatea eliberată prin eliminarea muncii inutile poate fi astfel folosită pentru dezvoltarea businessului, în loc să fie transformată automat în reduceri de personal. Această abordare permite companiei să păstreze resursele umane necesare pentru vânzări și creștere, în timp ce elimină activitățile care nu aduc suficientă valoare.

Reducerea fondului salarial poate oferi o gură de aer pe termen scurt, însă nu elimină cauzele pierderilor atunci când acestea provin din procese ineficiente și tranzacții neprofitabile. Soluția este identificarea și eliminarea sursei pierderilor înainte de reducerea resurselor de care compania are nevoie pentru a vinde, a se dezvolta și a crește.