Firma îți cere să instalezi WhatsApp sau o aplicație de serviciu pe telefonul personal. Situațiile în care poți refuza acest lucru

Telefonul personal a devenit pentru mulți angajați și un instrument folosit la serviciu. Grupurile de WhatsApp, aplicațiile pentru pontaj, autentificare sau comunicare internă sunt tot mai ușor de introdus într-o companie, dar situația devine mai complicată atunci când firma cere instalarea lor pe dispozitivul privat al salariatului.

Angajatorul are dreptul să organizeze activitatea și să stabilească instrumentele folosite pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu. Acest drept nu înseamnă însă automat că telefonul personal al angajatului devine echipament de serviciu. În cazul telemuncii, legea stabilește chiar condiții clare pentru folosirea echipamentelor proprii ale salariatului.

Firma poate decide ce instrumente sunt folosite pentru desfășurarea activității

Codul muncii îi oferă angajatorului dreptul de a stabili organizarea și funcționarea unității și atribuțiile fiecărui salariat. Tot angajatorul poate da dispoziții obligatorii, atât timp cât acestea sunt legale, și poate controla modul în care sunt îndeplinite sarcinile de serviciu.

Salariatul are, la rândul său, obligația de a-și îndeplini atribuțiile prevăzute în fișa postului, de a respecta disciplina muncii și prevederile regulamentului intern, ale contractului colectiv și ale contractului individual de muncă.

Prin urmare, o companie poate decide că pentru desfășurarea activității este necesară o anumită platformă de comunicare, o aplicație pentru gestionarea sarcinilor sau un sistem de autentificare.

Apare însă o diferență importantă între obligația de a folosi un anumit instrument și obligația de a-l instala pe un dispozitiv care aparține angajatului.

Codul muncii stabilește și că angajatorul trebuie să asigure permanent condițiile tehnice și organizatorice avute în vedere la elaborarea normelor de muncă, precum și condițiile corespunzătoare de muncă. De asemenea, trebuie să asigure confidențialitatea datelor cu caracter personal ale salariaților.

Obligația de a folosi o aplicație nu înseamnă automat obligația de a oferi telefonul personal

Să presupunem că o companie decide că toți angajații trebuie să comunice printr-o anumită aplicație. Dacă firma oferă telefoane de serviciu pe care instalează aplicația respectivă, situația este relativ simplă. Dispozitivul este pus la dispoziția salariatului tocmai pentru îndeplinirea atribuțiilor profesionale.

Lucrurile se schimbă dacă angajatului i se spune că trebuie să instaleze aceeași aplicație pe propriul telefon.

În acest caz nu mai discutăm doar despre modul în care angajatorul își organizează activitatea. Apare și problema folosirii unui bun personal în interes profesional.

Codul muncii nu conține o prevedere generală care să spună că orice salariat poate refuza automat orice aplicație solicitată de angajator. Dar nici dreptul angajatorului de a organiza activitatea nu trebuie interpretat ca un drept nelimitat de a transforma unilateral telefonul privat al salariatului în echipament de serviciu.

Contează ce prevede contractul, ce reguli interne există, ce presupune efectiv aplicația și în ce condiții este folosit dispozitivul personal.

Pentru telesalariați, legea vorbește expres despre un acord scris

Situația este mult mai clară atunci când activitatea se desfășoară în regim de telemuncă. Legea nr. 81/2018 prevede că angajatorul trebuie să asigure mijloacele aferente tehnologiei informației și comunicațiilor și/sau echipamentele de muncă sigure necesare pentru prestarea activității.

Aceeași lege permite însă folosirea echipamentelor proprii ale telesalariatului.

Condiția este importantă: părțile pot conveni acest lucru printr-un acord scris, în care trebuie specificate condițiile de utilizare.

Așadar, legea recunoaște ceea ce în mediul profesional este cunoscut drept BYOD, de la „Bring Your Own Device”, adică folosirea propriului dispozitiv pentru activitatea profesională.

Dar, în cazul telemuncii, folosirea echipamentului personal este prevăzută ca o situație asupra căreia părțile convin în scris, nu ca o obligație care rezultă automat din faptul că salariatul lucrează de acasă.

Legea mai prevede că angajatorul trebuie să instaleze, să verifice și să întrețină echipamentul de muncă necesar, cu excepția situației în care părțile convin altfel.

WhatsApp aduce și problema numărului personal de telefon

WhatsApp are o particularitate față de multe platforme profesionale. Contul este asociat unui număr de telefon. Dacă angajatului i se cere să utilizeze contul personal pentru comunicarea profesională, firma îi solicită implicit și folosirea numărului privat în interes de serviciu.

Situația poate deveni și mai sensibilă în cazul grupurilor de lucru, unde numărul poate deveni vizibil colegilor sau altor participanți, în funcție de modul în care este organizată comunicarea și de funcționalitățile serviciului.

Numărul de telefon poate reprezenta o dată cu caracter personal atunci când este asociat unei persoane identificate sau identificabile.

Așadar, întrebarea nu mai este doar dacă angajatorul poate cere folosirea WhatsApp. Trebuie analizat și dacă salariatul trebuie să își folosească numărul privat pentru această comunicare sau dacă firma oferă o alternativă profesională.

Una dintre soluțiile prin care cele două zone pot fi separate mai clar este furnizarea unui număr și, dacă activitatea o justifică, a unui telefon de serviciu.

Nu toate aplicațiile de serviciu sunt la fel

Contează foarte mult și ce face aplicația pe care firma dorește să o instalezi. O aplicație folosită doar pentru generarea unor coduri de autentificare poate avea nevoie de foarte puține permisiuni.

O aplicație de comunicare poate utiliza numărul de telefon, notificările, camera, microfonul sau accesul la fișiere, în funcție de funcțiile folosite și de permisiunile acordate. O aplicație de pontaj poate solicita locația telefonului.

Există și sisteme de tip MDM, prescurtarea de la Mobile Device Management, prin care organizațiile pot administra dispozitivele folosite profesional. În funcție de configurație, acestea pot aplica politici de securitate și pot controla anumite date sau funcții ale dispozitivului.

Prin urmare, afirmația „este doar o aplicație de serviciu” nu spune suficient.

Salariatul trebuie să știe ce permisiuni solicită, ce informații sunt colectate și ce poate vedea sau controla angajatorul.

GDPR nu îi permite firmei acces nelimitat la telefonul personal

Folosirea unui telefon personal în scop profesional poate implica și prelucrarea datelor cu caracter personal. Regulamentul general privind protecția datelor, GDPR, impune principiul minimizării datelor. Cu alte cuvinte, datele prelucrate trebuie să fie adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar pentru scopul urmărit.

Dacă firma are nevoie de o aplicație pentru pontaj, de exemplu, acest lucru nu înseamnă automat că aplicația trebuie să aibă acces la fotografii, contacte sau alte informații fără legătură cu scopul pentru care este utilizată.

Trebuie analizate scopul prelucrării, datele colectate, persoanele care au acces la ele și perioada în care sunt păstrate.

Faptul că o aplicație este necesară pentru activitatea profesională nu transformă întregul conținut al telefonului într-o zonă asupra căreia angajatorul poate avea acces.

„Ai apăsat Accept” nu rezolvă automat problema consimțământului

În relația dintre angajator și salariat există și o particularitate importantă privind consimțământul pentru prelucrarea datelor. În principiu, un consimțământ valabil trebuie să fie liber exprimat. Persoana trebuie să aibă posibilitatea reală de a refuza fără să suporte consecințe negative pentru simplul fapt că nu a acceptat.

Într-o relație de muncă există însă un dezechilibru evident între cele două părți. Salariatul depinde profesional și financiar de angajator.

Din acest motiv, simplul fapt că angajatul apasă butonul „Accept” sau semnează un formular nu înseamnă automat că orice prelucrare ulterioară a datelor este justificată.

Angajatorii pot utiliza și alte temeiuri prevăzute de GDPR pentru prelucrarea datelor, în funcție de situație, precum îndeplinirea unor obligații legale, executarea unui contract sau interesul legitim.

Dar existența unui temei legal pentru o anumită prelucrare nu înseamnă că firma primește acces general la datele personale aflate pe dispozitiv.

Situația devine mai sensibilă dacă aplicația monitorizează angajatul

O aplicație folosită pentru comunicarea internă este una. O aplicație care înregistrează locația salariatului sau îi monitorizează activitatea este altceva. România are reguli speciale pentru monitorizarea angajaților.

Legea nr. 190/2018 stabilește condiții suplimentare atunci când sunt folosite sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicații electronice sau sisteme de supraveghere video la locul de muncă, iar prelucrarea se bazează pe interesul legitim al angajatorului.

Printre condiții se numără justificarea temeinică a interesului urmărit, informarea prealabilă completă și explicită a angajaților, consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților și verificarea faptului că alte modalități mai puțin intruzive nu și-au dovedit anterior eficiența.

Așadar, o companie nu ar trebui să pornească de la ideea că, deoarece telefonul este folosit pentru serviciu, poate urmări fără limite activitatea angajatului.

O aplicație pentru autentificare nu este același lucru cu una care îți urmărește permanent locația

Tocmai din acest motiv, nu poate exista un răspuns identic pentru toate aplicațiile.

Să presupunem că firma cere instalarea unei aplicații care generează un cod necesar pentru conectarea la contul profesional. Aplicația nu urmărește locația, nu citește contactele și nu oferă angajatorului posibilitatea de a administra telefonul.

Este o situație.

Dacă firma cere instalarea unei aplicații care urmărește permanent poziția GPS, verifică activitatea dispozitivului sau presupune instalarea unui profil prin care compania poate administra telefonul, situația este mult mai intruzivă.

Cu cât aplicația intră mai mult în zona privată a dispozitivului, cu atât devin mai importante justificarea necesității, transparența și existența unor alternative mai puțin intruzive.

Poți refuza instalarea aplicației pe telefonul personal?

Răspunsul nu poate fi redus la un „da” sau „nu” valabil în orice situație. Angajatorul are dreptul să organizeze activitatea, să stabilească atribuțiile și să dea dispoziții obligatorii salariaților, dar numai în limitele legii. Salariatul are, în același timp, obligația de a respecta atribuțiile și regulile aplicabile raportului de muncă.

Din aceste prevederi nu rezultă însă un drept general al firmei de a utiliza orice bun personal al angajatului în orice condiții.

Trebuie verificat dacă folosirea telefonului propriu este prevăzută în contract sau în alte documente aplicabile, dacă există o politică BYOD, ce presupune aplicația și dacă firma oferă o alternativă.

În cazul telemuncii avem un reper legal mult mai concret: angajatorul trebuie să asigure echipamentele necesare, iar utilizarea celor proprii ale telesalariatului poate fi convenită prin acord scris, cu stabilirea condițiilor de utilizare.

De aceea, un salariat căruia i se spune pur și simplu „instalează această aplicație pe telefonul personal” poate cere înainte clarificări privind baza acestei obligații și alternativa disponibilă.

Ce poți cere firmei înainte să instalezi aplicația

Prima întrebare este dacă aplicația trebuie instalată obligatoriu pe dispozitivul personal sau dacă există o alternativă. Salariatul poate cere să știe unde este prevăzută obligația, dacă poate folosi un dispozitiv oferit de companie și ce se întâmplă dacă nu deține un smartphone compatibil.

La fel de importante sunt permisiunile aplicației.

Angajatul ar trebui să știe dacă programul accesează locația, contactele, fotografiile, camera, microfonul sau alte informații și dacă aceste permisiuni sunt obligatorii pentru funcționarea în scop profesional.

Dacă este instalat un sistem prin care compania poate administra dispozitivul, trebuie clarificat ce poate vedea angajatorul, ce poate modifica și dacă există posibilitatea ștergerii de la distanță a unor date.

În cazul telemuncii, contractul individual de muncă trebuie să conțină și elemente specifice, inclusiv modalitatea de evidențiere a orelor lucrate, condițiile în care angajatorul suportă cheltuielile aferente telemuncii și obligația de informare cu privire la regulile privind protecția datelor.

WhatsApp pe telefon nu înseamnă că trebuie să răspunzi la orice oră

Mai există o problemă care apare frecvent atunci când același telefon este folosit pentru viața personală și pentru serviciu. Aplicația rămâne activă și după terminarea programului. Mesajele pot continua să apară seara, în weekend sau în timpul concediului.

Simpla existență a WhatsApp sau a unei aplicații profesionale pe telefon nu elimină însă regulile privind timpul de muncă și repausul.

Codul muncii recunoaște salariatului dreptul la repaus zilnic și săptămânal și reglementează durata timpului de muncă.

Nu trebuie însă confundată această protecție cu existența în România a unui drept general la deconectare formulat distinct în Codul muncii. Problema disponibilității în afara programului trebuie analizată prin regulile privind timpul de muncă, repausul, eventualele ore suplimentare și condițiile concrete ale postului.

Faptul că șeful poate trimite un mesaj pe WhatsApp la ora 22:00 nu înseamnă, prin el însuși, că orice salariat are obligația să rămână permanent conectat și disponibil.

Telefonul de serviciu și telefonul personal nu sunt același lucru

Diferența esențială rămâne cea dintre instrumentul de lucru și proprietatea asupra dispozitivului. Dacă firma furnizează telefonul, acesta este un echipament profesional, iar compania poate stabili reguli privind utilizarea și securitatea sa, cu respectarea legislației aplicabile.

Dacă telefonul aparține salariatului, în ecuație intră viața privată, datele personale, costurile suportate de acesta și posibilitatea ca aplicația să acceseze funcții ale unui dispozitiv care nu aparține companiei.

Iar în telemuncă, legislația spune expres că folosirea echipamentelor proprii poate fi convenită prin acord scris, cu stabilirea condițiilor de utilizare.