În prezent, numeroase companii oferă angajaților autoturisme în leasing, prin închiriere sau din parcul propriu. Scopul principal este sprijinirea activității profesionale a acestora. Însă, odată cu intrarea în vigoare a noilor reglementări din Codul Rutier 2025, apar reguli clare privind folosirea acestor autovehicule. Legalitatea utilizării pentru mașina de serviciu în interes personal este o întrebare tot mai frecventă, iar legislația aduce explicații detaliate.
Mașina de serviciu este un avantaj de natură salarială
Mașina de serviciu este considerată un avantaj de natură salarială dacă este utilizată și în scop personal. Acest lucru presupune obligația de a plăti impozit, potrivit prevederilor fiscale actualizate. În schimb, dacă autovehiculul este utilizat exclusiv pentru activități profesionale, cheltuielile sunt deductibile integral.
Această deductibilitate integrală se aplică în special în cazul firmelor care oferă autoturisme angajaților pentru deplasări în interes de serviciu.
Astfel, atunci când vehiculul este folosit pentru întâlniri cu clienți sau pentru vizite la puncte de lucru, nu se aplică taxe suplimentare. TVA-ul aferent cheltuielilor auto este și el integral deductibil în aceste condiții, scriu cei de la ProMotor.
În schimb, folosirea autoturismului pentru activități personale, fără o justificare fiscală, presupune un regim fiscal diferit. Angajații trebuie să știe că simpla utilizare ocazională în interes propriu poate transforma mașina într-un avantaj salarial impozabil.
Obligațiile firmelor care deduc integral cheltuielile auto
Companiile care deduc integral costurile legate de autovehicule trebuie să justifice exclusivitatea utilizării în scop profesional.
Pentru a respecta această cerință, firmele trebuie să pregătească:
- delegaţie sau decont;
- foaia de parcurs ce trebuie să cuprindă:categoria de vehicul utilizat;
- scopul şi locul deplasării;
- kilometrii parcurşi;
- norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.
De asemenea, companiile sunt obligate să justifice scopul activității:
- deplasări în ţară sau în străinătate la clienţi/furnizori, pentru prospectarea pieţei;
- deplasări la locaţii unde se află puncte de lucru;
- deplasări la bancă, la vamă, la oficiile poştale, la autorităţile fiscale etc.
Prin urmare, în situația în care compania suportă integral cheltuielile și deduce TVA-ul aferent, utilizarea autoturismului în scop personal de către angajat nu este permisă legal.
În ce condiții este permisă folosirea personală a mașinii de serviciu
Atunci când autovehiculele sunt utilizate și în interes personal, cheltuielile aferente devin deductibile doar în proporție de 50%. Acest regim se aplică vehiculelor care nu sunt folosite exclusiv pentru desfășurarea activității firmei. În acest caz, angajatul nu este obligat să completeze foi de parcurs.
Totuși, aceste mașini trebuie să respecte anumite limite tehnice. Este obligatoriu ca autovehiculele să nu depășească greutatea maximă de 3,5 tone. În plus, numărul de scaune nu trebuie să fie mai mare de 9 locuri, inclusiv cel al șoferului. Prin urmare, aceste vehicule pot fi conduse cu un permis auto de Categoria B.
Utilizarea autovehiculului de serviciu în interes personal fără acordul angajatorului poate atrage consecințe legale. Codul penal prevede pedepse clare pentru abuz de încredere.
Această faptă poate fi sancționată cu închisoare de la 3 luni la 2 ani sau cu amendă.
Aprobarea scrisă, soluția recomandată de specialiști
Pentru a evita orice neînțelegeri sau probleme legale, angajații ar trebui să obțină o aprobare scrisă din partea angajatorului. Acest document are rolul de a proteja atât angajatul, cât și firma, în cazul unor controale fiscale.
„Cel mai bine este ca angajatul să primească o aprobare scrisă din partea conducerii firmei pentru a folosi mașina și în interes personal. Astfel, în cazul unui control ANAF, de exemplu, va putea demonstra că nu a abuzat de bunul pus la dispoziție de firmă. Iar firma nu îi va putea imputa o eventuală amendă fiscală”, a explicat pentru ProMotor avocatul Valentin Ciobanu.
Reglementările se aplică inclusiv în situația în care administratorul firmei oferă vehiculul altei persoane care nu este angajată. În toate cazurile, existența unui acord oficial reduce riscurile fiscale sau penale.
