Pe o piaţă incipientă, dar care se învårte deja în jurul cåtorva zeci de milioane de euro, companiile care oferă outsourcing al managementului fluxurilor de documente ţintesc departe.
Ce manager nu s-a simţit măcar o dată sufocat de hårtii, pierdut într-un noian de documente cu care nu se mai descurcă? Facturi scadente, cărora nu le mai dai de urmă, furnizori nemulţumiţi sau clienţi care aşteaptă un răspuns care nu mai vine, deşi acesta a fost trimis… Birocraţia nu e un apanaj doar al sistemului de stat, ci se regăseşte chiar foarte des în viaţa de zi cu zi a unei companii, fie că e vorba de fluxul de documente interne, fie de cel extern.
Ca în multe alte cazuri, soluţia la care se apelează în astfel de situaţii este outsourcingul managementului de documente, soluţie care şi-a făcut intrarea de curånd şi pe piaţa romånească. „În cazul unui retailer, care se confruntă cu un flux foarte mare de documente, o astfel de soluţie poate să aducă o reducere de costuri de pånă la 40%, comparativ cu plata unei armate de oameni care să gestioneze documentele“, spune Theodor Dumbravă, manager al departamentului Business Processes Services al Xerox Romånia. „În plus, e şi mult mai sigur şi rapid şi, eventual, mai simplu să tragi la răspundere o companie serioasă decåt să se ajungă la un litigiu cu un furnizor, gåndiţi-vă ce s-a întåmplat cu Metro şi Toneli“, adaugă acesta, amintind de diferendul dintre marele retailer şi unul din furnizorii săi, care, susţinånd că nu a fost plătit, a cerut intrarea în insolvenţă a Metro.
Mai de voie – trăgånd cu ochiul la ce se întåmplă pe afară sau la ce fac multinaţionalele care au venit în Romånia, mai de nevoie – a se citi necesitatea de a rămåne competitive, companiile romåneşti au început să prindă gustul outsourcingului în managementul fluxului de documente. „În cele mai multe cazuri, externalizarea elimină în primul rånd costurile ascunse cauzate atåt de proceduri interne foarte complexe destinate investiţiilor în noi echipamente şi soluţii, consumabile, servicii, cåt şi de contractele cu mai mulţi furnizori“, afirmă Cristian Zamfirescu, director de vånzări la Konica – Minolta, unul dintre principalii jucători pe acest segment de piaţă.
Piaţa creşte încet, dar sigur. Zamfirescu este de părere că marea majoritate a companiilor romåneşti au încă o reticenţă vădită în a investi în alte aplicaţii software decåt cele de contabilitate, ERP sau aplicaţii de tip office. „În cazul lor, procesele de vånzare şi negociere sunt îndelungate şi numai creşterea performanţei managementului local poate fi factorul decisiv în implementarea cu succes a unor astfel de soluţii“, spune acesta.
În opinia lui Claudiu Borşan, Country Sales Manager al ELO Digital Office Romania, filială recent deschisă a producătorului german de soluţii software pentru managementul documentelor ELO, „o estimare corectă a pieţei locale e greu de făcut. Sumele însă pot ajunge la zeci de milioane de euro anual, incluzånd aici şi servicii“. Acesta subliniază însă că „în ceea ce priveşte evolutia pieţei locale, semnele sunt îmbucurătoare, cererea pentru astfel de solutii şi servicii fiind in continuă creştere“.
Ba mai mult decåt atåt, Xerox, lider mondial în acest segment, a înfiinţat în Romånia un centru global de servicii complete şi complexe de management al fluxurilor de documente, singurul de acest tip din Europa Centrală şi de Est şi, pe långă procesarea unor astfel de comenzi din exterior, vrea şi o felie cåt mai importantă din piaţa locală. „În prezent, avem servicii de procesare a facturilor de la furnizori, care se adresează companiilor din retail, sau de management al corespondenţei, care se portivesc foarte bine activităţilor financiare de tip bancar sau de asigurări – şi suntem singurii care oferă acest tip de servicii pe piaţa locală“, spune Theodor Dumbravă, de la Xerox Romånia. Pe acest ultim segment, compania a semnat deja contracte cu două bănci. Costurile apelării la o astfel de soluţie în outsourcing pot fi cuprinse între zece cenţi şi un euro per document, apreciază Dumbravă.
Un astfel de serviciu se adresează însă şi companiilor mai mici, nu neapărat multinaţionale sau companii din retail ori entităţi financiar-bancare, ci firme care au de procesat un flux foarte mare de documente, cum ar fi, de exemplu, cele de cercetare şi sondare de piaţă. Desigur, nu în ultimul rånd, una din mizele principale ale companiilor care asigură serivicii de management al documentelor este obţinerea de contracte în sectorul public, ştiut fiind că cea mai mare consumatoare de hårtie şi timp este birocraţia, iar peste tot în lume exponentul acesteia rămån oficialităţile.
«În cazul unui retailer, care se confruntă cu un flux foarte mare de documente, o astfel de soluţie poate să aducă o reducere de costuri de pånă la 40%.»
Theodor Dumbravă, manager Business Processes Services, Xerox Romånia
1 euro poate fi preţul maxim per document procesat al unei soluţii complexe de management al documentelor. Acestea pornesc de la 10 cenţi
