problemei, alegerea outsourcingului ca solutie a problemei, negocierea, administrarea si monitorizarea contractului. Daca ignorati aceasta parte si nici macar nu va dati seama ca ati facut-o, va veti afla in situatia celui care daca nu stie ca nu stie, are impresia ca stie. Cu alte cuvinte, veti fi foarte aproape de esec.Cand semnati un contract de outsourcing fiti pregatiti sa redeschideti subiectul cat de curand. Poate fi vina dumneavoastra, dar nu numai. Complexitatea contractului si lipsa de experienta sunt doar doua dintre motivele pentru care sunt necesare tot felul de ajustari ulterioare.Toate clauzele contractuale sunt importante. Dar cel mai important este ca ele sa arate asa cum doriti si sa fie acceptate de partener. De aceea, acordati din start atentie clauzelor de flexibilitate – cele care permit modificarea, renegocierea, actualizarea, terminarea contractului. Este dreptul dumneavoastra sa stiti de la bun inceput care sunt optiunile pe care le aveti in sensul imbunatatirii conditiilor contractuale, in obtinerea beneficiilor asteptate. Puteti cere ajutorul unui jurist, dar nu uitati ca legalitatea formularii nu va aduce in mod automat partile la masa de negociere. Acest lucru va poate face sa credeti ca formularea in sine a clauzelor de flexibilitate devine inutila, din moment ce este posibil sa nu isi atinga scopul. Adevarul este undeva la mijloc. Faptul ca partile accepta sau nu sa discute clauzele de flexibilitate este un prim semn asupra modului in care acestea inteleg sa se implice in relatia de outsourcing. Fie doar ca test si tot merita sa initiati o astfel de discutie.Renegocierea pretului este aproape o certitudineSpre exemplu, discutati modalitatea de renegociere a pretului. Deoarece pretul reprezinta un criteriu important de alegere a unui furnizor, este normal ca, periodic, sa vi se reconfime corectitudinea acestei alegeri. Aceasta presupune initierea unui proces de benchmarking, in urma caruia sa obtineti informatii actuale despre serviciile de acelasi tip existente pe piata si tarifele la care sunt oferite. In cazul in care, spre exemplu, constatati ca tarifele au scazut de la data incheierii contractului, veti fi in drept, conform clauzei de flexibilitate, sa cereti o renegociere a acestora. Acelasi drept pe care il aveti dumneavoastra in calitate de client il are si partenerul dumneavoastra in calitate de furnizor. Initierea procesului de renegociere se poate face la termene prestabilite sau prin acordul partilor.Modificarea preturilor pe piata determina multe firme sa renunte la furnizorul pe care-l au si sa se indrepte catre un furnizor nou, care ofera conditii contractuale mai avantajoase. O astfel de abordare reflecta fie lipsa abilitatilor de negociere, fie existenta unor disfunctionalitati majore in derularea contractului de outsourcing. Recomandarea este ca, inainte de a lua decizia de a schimba un furnizor – actiune care poate fi costisitoare – sa se treaca prin etapa de renegociere a contractului, oricat de dificil ar putea parea acest lucru la prima vedere. Daca ati trecut cu succes peste negocierea clauzelor de flexibilitate, deja o sa va simtiti mai in largul dumneavoastra. Este momentul in care veti realiza ca aveti in fata un adevarat partener de discutie si, posibil, de afaceri. Dar mai este inca mult pana la semnarea contractului. Definirea corecta si completa a obiectului contractului poate fi o treaba anevoioasa si de durata. De cele mai multe ori este nevoie de sprijinul unui expert, deoarece nu este vorba numai de o enumerare de activitati, dar si de stabilirea unor nivele de performanta. La acestea se adauga cerintele legate de raportari, termene, rezolvarea problemelor de calitate etc. Oricat am scrie despre aceste aspecte contractuale, tot nu va fi de ajuns. Recomandarea este aceea de a gasi un echilibru intre gradul de generalitate si cel de detaliere a serviciilor. Un grad prea mare de generalitate va genera confuzii si nenumarate interpetari. Un grad prea mare de detaliere va face contractul rigid si dificil de administrat. Nu exageram cand comparam, din acest punct de vedere, un contract cu o reteta de bucate. Pentru ca mancarea sa iasa buna, ingredientele trebuie sa fie in cantitatea si de calitatea corespunzatoare. Am pomenit cumva si de talentul bucatarului? Cu siguranta este nevoie si de asa ceva, care, in cazul unui contract de outsourcing, se mai numeste si experienta.
Un contract bun cere rabdare
Pretul poate ca nu va fi un capitol indelung dezbatut in prima faza. Deoarece exista un acord de principiu asupra pretului, in momentul in care s-a trecut la negociere valoarea finala a contractului se va raporta la activitatile efectiv a fi realizate, asa cum sunt enumerate in obiectul contractului. Lucrurile pot fi simple la momentul incheierii contractului, dar este timp destul ca sa devina complicate dupa aceea. Ne referim, spre exemplu, la activitati in legatura cu care partile nu sunt de acord daca fac parte sau nu din contract. In mod automat se va ridica problema daca ele intra in pretul contractului sau nu. Asa incepe istoria modificarilor de contract.Uneori este vorba de ajustari minore, care sunt oarecum implicite. Astfel de ajustari se pot face prin simple notificari. Putem include aici,cu titlu de exemplu, activitati care, desi nu au fost precizate expres in contract, fac in mod evident parte din pachetul de servicii negociat. La anumite intervale de timp, aceste ajustari vor fi grupate intr-un act aditional, care va urma procedura standard de aprobare. Alteori este vorba de schimbari majore, care, din start, vor face obiectul unor acte aditionale. Alte clauze, care de regula fac obiectul negocierilor, sunt: modalitatile de rezolvare a conflictelor, securitatea informatiilor, evaluarea si acoperirea riscului, monitorizarea performantei. La acestea se pot adauga, in functie de tipul de contract, clauze referitoare la transferul de active si/sau angajati dinspre client catre furnizorul de outsourcing. Diversitatea problemelor aduse in discutie la masa de negocieri cere de multe ori ca, in locul unei singure persoane, sa existe o echipa de negociatori. Uneori echipa nu este definita ca atare. In schimb, procedura de aprobare a unui contract presupune aprobarea lui de catre toate departamentele care, intr-un fel sau altul, vor fi implicate in derularea contractului. In acest caz, procesul de negociere si de semnare a contractului se poate lungi foarte mult, cu singura justificare ca sefii de departament nu sunt „deranjati” de la treburile lor zilnice.Trebuie retinut insa ca un contract de outsourcing are o dinamica proprie, care excede comoditatea partilor implicate. Sigur, idealul este de a avea un contract care sa fie redactat intr-o zi, semnat in urmatoarea, dupa care fiecare sa faca ce stie mai bine: clientul, afacerea lui, iar furnizorul, outsourcing. Realitatea este alta si este bine ca acest lucru sa fie inteles inca din faza de alegere a outsourcingului ca solutie a unei probleme. Daca ati ales sa va plimbati pe un ocean plin de ghetari si va considerati stapan pe situatie, nu uitati niciodata povestea navei Titanic.
1. Clauzele de flexibilitate. Sunt acele clauze car va permit modificarea, renegocierea, actualizarea contractului. Felul in care se discuta despre acestea arata cum va decurge relatia cu furnizorul.
2. Definirea obiectului contractului. Dat fiind ca nu este vorba numai de o enumerare de activitati, ci si de indicatori de performanta este recomandat aa apelati la un expert.
3. Valoarea contractului. Trebuie stabilit exact care activitati intra in pretul contractului si care vor fi platite separat.
4. Modalitati de rezolvare a litigiilor.
5. Securitatea datelor.
6. Evaluarea si acoperirea riscului.
7. Monitorizarea performantei.
