Reguli pentru firme după 25 septembrie. Ce se întâmplă dacă nu au fost actualizate codurile CAEN

Firmele care nu și-au actualizat încă obiectul de activitate conform CAEN Rev.3 trebuie să acorde prioritate procedurii, după ce perioada de implementare a noii clasificări s-a încheiat la 25 septembrie 2026. Av. dr. Radu Pavel atrage atenția că expirarea termenului nu împiedică realizarea actualizării ulterior și nici nu înseamnă aplicarea automată a unei amenzi.

Perioada de implementare a CAEN Rev.3 s-a încheiat

Termenul acordat pentru trecerea la noua Clasificare a activităților din economia națională a fost de 18 luni și a fost calculat începând cu 25 martie 2025.

În această perioadă au fost acceptate în paralel atât CAEN Rev.3, cât și versiunea anterioară, inclusiv în relațiile firmelor cu autoritățile, instituțiile publice și alte persoane fizice sau juridice.

Av. dr. Radu Pavel atrage atenția că perioada s-a încheiat la 25 septembrie 2026, iar firmele care nu și-au actualizat obiectul de activitate ar trebui să trateze cu prioritate acest demers.

„Termenul de 18 luni, calculat de la 25 martie 2025, a permis utilizarea în paralel a vechii și a noii clasificări în relațiile cu autoritățile, instituțiile publice și alte persoane fizice sau juridice. Încheierea acestei perioade marchează trecerea la noua clasificare, fără ca depășirea termenului să împiedice efectuarea actualizării ulterior.”

Firmele înființate folosesc noile coduri CAEN

În cazul înființării unei firme, activitățile trebuie încadrate în codurile prevăzute de CAEN Rev.3. Institutul Național de Statistică și Registrul Comerțului au pus la dispoziție atât noile coduri, cât și listele de corespondență între CAEN Rev.2 și CAEN Rev.3.

Trecerea de la vechea clasificare la cea nouă nu înseamnă însă în toate situațiile simpla înlocuire a unui cod cu altul.

„Trecerea de la CAEN Rev.2 la CAEN Rev.3 nu presupune în toate cazurile o corespondență simplă, de tipul unui cod vechi înlocuit cu un singur cod nou. În funcție de activitate, pot exista situații în care clasele au fost restructurate, detaliate sau agregate.”

Din acest motiv, firmele trebuie să verifice atât activitatea principală, cât și activitățile secundare, astfel încât obiectul de activitate înregistrat să corespundă activităților pe care le desfășoară efectiv.

Procedură simplificată pentru actualizarea obiectului de activitate

Atunci când firma realizează exclusiv actualizarea obiectului de activitate conform CAEN Rev.3, procedura este una simplificată.

„Pentru situația în care societatea realizează exclusiv actualizarea obiectului de activitate potrivit CAEN Rev.3, procedura de actualizare este una simplificată. În cazul persoanelor juridice aflate în această situație, este suficientă, ca regulă, completarea secțiunii dedicate actualizării din cererea de înregistrare, fără depunerea altor documente, cu excepția dovezii împuternicirii persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile, dacă este cazul.”

Dacă societatea dorește însă ca, odată cu actualizarea CAEN, să facă și modificări efective ale obiectului de activitate, pot deveni necesare alte formalități și documente.

Atenție la autorizații și licențe

Av. dr. Radu Pavel atrage atenția și asupra situației societăților care desfășoară activități reglementate, pentru care sunt necesare autorizații, licențe sau avize.

În aceste cazuri trebuie verificat dacă noile coduri corespund documentelor deținute deja de companie. În funcție de sectorul în care activează firma, poate apărea și necesitatea notificării autorităților sau a actualizării unor informații.

„Aceeași analiză poate fi utilă și în raport cu băncile, partenerii contractuali sau procedurile de finanțare în care desfășurarea unei anumite activități ori existența unui anumit cod CAEN reprezintă o condiție relevantă.”

Actualizarea poate fi folosită astfel și pentru verificarea concordanței dintre obiectul de activitate înregistrat, activitatea desfășurată efectiv și autorizațiile ori licențele deținute de societate.

Ce se întâmplă cu certificatele existente

Trecerea la CAEN Rev.3 nu duce automat la pierderea valabilității documentelor eliberate anterior.

„Actualizarea CAEN nu determină, prin ea însăși, pierderea imediată a valabilității documentelor emise anterior. Certificatele de înregistrare și certificatele constatatoare emise anterior datei de 1 ianuarie 2025 rămân valabile până la data actualizării obiectului de activitate potrivit CAEN Rev.3.”

După actualizarea obiectului de activitate, Registrul Comerțului emite gratuit un nou certificat de înregistrare și informațiile punctuale actualizate din registrul comerțului.

Expirarea termenului nu aduce automat o amendă

Unul dintre aspectele importante pentru firmele care nu au făcut actualizarea până la 25 septembrie este că expirarea perioadei de implementare nu echivalează automat cu aplicarea unei sancțiuni contravenționale.

„Un aspect important îl constituie faptul că expirarea perioadei de implementare nu trebuie confundată cu instituirea unei sancțiuni contravenționale automate.”

HG nr. 284/2025 a prevăzut perioada de 18 luni în care actualizarea codurilor CAEN urma să se desfășoare treptat, iar cele două clasificări puteau fi folosite în paralel pentru alte scopuri decât cel statistic.

„Această nuanță nu diminuează însă importanța termenului. Data de 25 septembrie 2026 marchează finalul perioadei legale în care cele două clasificări beneficiază de recunoaștere paralelă, motiv pentru care companiile care nu au finalizat încă actualizarea ar trebui să inițieze procedura în perioada imediat următoare.”

Potrivit materialului transmis de av. dr. Radu Pavel, lipsa actualizării poate genera eventuale blocaje în relațiile firmelor cu partenerii de afaceri sau cu furnizorii de servicii bancare.