Puţini ştiu că semnătura electronică nu este chiar o opţiune. Cadrul legal care reglementează semnătura electronică există încă din 2001, dar asta nu înseamnă că persoanele (fizice sau juridice) s-au îmbulzit să o solicite.

Piaţa trebuia formată şi, dacă nu prea a mers cu vorba bună, emiterea unor acte normative care să impună folosirea ei a fost exact ce trebuia. Cu toate acestea, nici aşa lucrurile n-au mers atât de repede şi de bine pe cât se aşteptau furnizorii de semnătură electronică.

În prezent, principalii clienţi de semnătură electronică sunt instituţiile publice, pentru că aşa i-a obligat legea (a se vedea, spre exemplu, obligativitatea utilizării semnăturii electronice în sistemul sanitar sau în cazul achiziţiilor publice electronice). Conform HG 1.085/2003 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naţional, instituţiile publice sunt obligate să se înregistreze în SEN (Sistemul Electronic Naţional).

Se pot înregistra în SEN şi persoanele fizice şi juridice (altele decât autorităţile administraţiei publice), după care vor primi un cont şi o parolă. Nu este însă deloc clar dacă, pentru utilizarea facilităţilor oferite de către SEN, aceste persoane sunt obligate să solicite şi semnătura electronică. Abia după ce accesaţi pagina de web https://formularunic.e-guvernare.ro aflaţi că înregistrarea în SEN presupune obţinerea unui certificat digital de IGCTI (Inspectoratul General pentru Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei). Dacă accesaţi mai departe site-ul www.igcti.ro, în afară de o prezentare laudativă a sistemului e-guvernare nu găsiţi nimic, respectiv nu aflaţi cum aţi putea, la o adică, să intraţi în posesia unui certificat digital. Ce este sistemul e-guvernare menţionat anterior? Doar o componentă a SEN, alături de sistemul e-administraţie (supervizat de Ministerul Administraţiei Publice) şi sistemul informatic integrat (supervizat de către CSAT – Consiliul Suprem de Apărare a Ţării).
Că este „e-guvernare“ sau „e-administraţie“, prea puţin contează pentru contribuabilul de rând. Persoanele juridice care pot folosi sistemul e-guvernare sunt contribuabilii mari, aşa cum sunt ei definiţi de către legislaţia fiscală. Altfel spus, doar aceştia au primit şi folosesc o semnătură electronică pentru declararea obligaţiilor fiscale şi transmiterea declaraţiilor nominale pentru sistemele de asigurări sociale.

Tot mai multe acte normative includ prevederi legate de posibilitatea transmiterii sau arhivării electronice a diferitelor documente – fie în relaţia cu adminstraţia, fie în relaţie cu terţii. Ori de câte ori apar astfel de trimiteri se face referire şi la obligaţia autentificării documentelor prin intermediul semnăturii electronice. Este cazul, spre exemplu, a registrului de evidenţă a salariaţilor şi, mai nou, a registrului de evidenţă fiscală. Dar, la fel de bine, putem aduce în discuţie factura electronică, despre care Codul fiscal spune destul de puţin, iar noile norme de aplicare, ceva mai mult.

Cu referire la registrul de evidenţă fiscală, prin OMF nr. 1.857/ 2006 se prevede posibilitatea ţinerii registrului în formă electronică, cu condiţia respectării condiţiilor prezentate în OMF nr. 1.850/2004 privind registrele şi formularele financiar-contabile. Conform acestui din urmă ordin, „registrele, jurnalele şi alte documente financiar-contabile, care se arhivează pe suport WORM (Write Once Read Many), să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică“.
Ca un exemplu, registrul-jurnal şi cartea mare – registre obligatorii conform legii contabilităţii – sunt arhivate, de regulă, în formă electronică, datorită faptului că listarea lor ar fi dificilă şi ineficientă datorită volumului mare de date pe care le conţin. De altfel, acestea sunt generate automat de către softurile de contabilitate utilizate de către contribuabili. De asemenea, tot mai multe firme preferă să-şi scaneze documentele contabile şi să le arhiveze în format electronic, pentru a reduce din spaţiul necesar arhivării lor. În aceste condiţii însă, semnătura electronică devine obligatorie.

În ceea ce priveşte factura electronică, ultimele modificări ale normelor de aplicare a Codului fiscal prevăd că transmiterea ei este posibilă dacă sunt îndeplinite o serie de condiţii, diferenţiate în funcţie de natura operaţiunii.

Astfel, dacă este vorba de operaţiuni efectuate în România, inclusiv de livrări intracomunitare, este necesar:

1 – Să existe un acord al părţilor în ceea ce priveşte folosirea facturii electronice;

2 – Furnizorul şi/sau cumpărătorul să notifice organul fiscal, prin scrisoare recomandată, de intenţia de a folosi acest mod de facturare, cu cel puţin o lună înainte, şi să anexeze la notificare acordul menţionat la pct.1;

3 – Să se garanteze autenticitatea şi integritatea acesteia printr-o semnătură electronică sau alt mijloc electronic agreat de Ministerul Finanţelor şi prin sistemul electronic de date EDI (a se vedea Regulamentul nr. 1.994/820/EC referitor la schimbul electronic de date);

4 – Să existe un document centralizator cu evidenţa facturilor transmise lunar prin sistemul EDI.

Dacă procedura de transmitere electronică a facturilor nu va atrage prea mulţi fani din cauza condiţiilor care trebuie îndeplinite, este probabil ca numărul lor să fie substanţial mai mare în cazul în care sistemul e-guvernare va permite accesul şi altor contribuabili decât al contribuabililor mari.
De-abia atunci am putea vorbi, de fapt, de un sistem e-guvernare şi am putea găsi o justificare sumelor fabuloase cheltuite până acum în acest scop.