poate fi extrem de lunga si epuizanta. Pentru ca, de cele mai multe ori, el nu cunoaste un sistem eficient de organizare a timpului.
La inceputul carierei, nou-venitii sunt cei care primesc, pe langa sarcinile presupuse de noul post, o gramada de sarcini „usurele” pe care colegii le paseaza oricui se nimereste. Asa incat, intre mai multe sedinte pe zi, un „novice” are de tradus materiale pentru colegi, trebuie sa se gandeasca la idei deosebite cu care sa-si impresioneze clientii sau superiorii, mai trebuie sa raspunda la telefoane, sa se documenteze pentru intalniri, sa raspunda la e-mailuri s.a.m.d. si asta nu numai pentru ca este nou angajat, ci pentru ca acesta e ritmul de lucru cerut de angajatori.
In astfel de conditii, pe cei care nu si-au insusit un sistem de organizare a timpului ii asteapta un program de lucru cu multe ore suplimentare.
Desi pare o banalitate, managementul timpului da multe batai de cap. Jeffrey Mayer, unul dintre consultantii americani in domeniu, ofera cateva solutii in cartea sa numita: „Taking Control of Your Day” (Sa ai ziua de lucru sub control).
Evitarea deconcentrarii. Se intampla oricui ca, lucrand la un document important, sa se trezeasca raspunzand in acelasi timp la mesajele prietenilor pe messenger, scriind e-mail-uri care nu pot fi amanate, vorbind la telefonul care suna incontinuu. O atentie distribuita pe mai multe activitati deodata este o cale sigura spre esec. Sfatul specialistului amintit este: „Concentrati-va pe cate o singura sarcina!”. Telefonul poate fi scos din priza, clientul de e-mail poate fi inchis, la fel si ferestrele de dialog online.
Rezolvarea sarcinilor dificile in orele de randament maxim. O zi obisnuita la birou incepe in general cu o cafea, verificarea e-mail-ului, raspunsul la mesaje, reordonarea hartiilor lasate de ieri pe birou, o pauza de masa. Treburi mici, dar care consuma mult timp. Dupa ce acestea iau sfarsit, telefonul incepe sa sune, intalnirile curg lant, si la sfarsitul zilei, intrebarea „ce am facut de fapt azi?” ramane fara raspuns. Iata motivul pentru care Mayer recomanda rezervarea primelor doua ore din program, pe care le denumeste „prime time”, pentru a rezolva sarcini care cer cel mai mare grad de concentrare.
Managementul contactelor. O parte din timpul pierdut, care contribuie la prelungirea programului zilnic, este dedicat cautarilor unor date de contact. Teancurile de carti de vizita, agenda cu numere de telefon notate dezordonat sau hartiile cu notite imprastiate printre teancurile de hartii de pe birou consuma minute pretioase, care pot fi folosite pentru activitati mai importante. Cu ajutorul programului de gestiune „Outlook Express”, spre exemplu, pot fi stocate datele de contact ale persoanelor cunoscute. In cazul clientilor sau al altor persoane importante, se pot pastra subiectele discutiilor si alte informatii. Toate acestea folosesc la consolidarea si imbunatatirea relatiilor cu oricine reprezinta un actual sau potential partener de afaceri.
Planificarea si monitorizarea lucrurilor de facut, pe zile, cu ajutorul unui „liste generale”. Se intampla uneori ca sarcinile planificate pe termen mediu sau lung sa fie uitate si sa duca la dezastre cum ar fi un deadline ratat, un conflict cu superiorii sau, mai grav, pierderea unui client. Solutia este o „lista generala”, adica o pagina unde putem vedea toate activitatile si proiectele pe care le avem de indeplinit. Avand o asemenea lista, se va sti intotdeauna ce e de facut intr-o zi, cate zile mai sunt pana la un deadline, care sunt sarcinile prioritare. Dupa ce o sarcina este terminata, ea este taiata de pe lista. Pentru ca aceasta lista sa fie cu adevarat utila, ea trebuie permanent verificata si actualizata.
„Esti ocupat. Dar esti cu adevarat productiv?” este intrebarea care, dupa Jeffrey Mayer, sintetizeaza intreaga filozofie a managementului timpului.

1. Intrebati-va daca ceea ce faceti este urgent sau important.
2. Folositi-va timpul pentru activitati pentru care sunteti specializat.
3. Zilnic, acordati-va pentru fiecare sarcina mai mult timp in plus.
4. Ordonati-va sarcinile intr-o lista generala, pe criteriul proiectelor din care fac parte.
5. Mentineti-va un birou ordonat.
6. Descurajati conversatiile de socializare in sedinte.
7. Seara, inainte de a pleca de la birou, planuiti-va sarcinile pentru ziua urmatoare.
8. Cand lucrati la un document, inchideti toate ferestrele care v-ar putea distrage atentia: alte documente, contul de e-mail etc.
9. Stabiliti intalniri cu dvs. insiva cand aveti o sarcina dificila de rezolvat, la fel cum stabiliti intalniri cu superiorii.
10. Lasati sarcinile simple pentru sfarsitul programului. Ocupati-va de cele dificile dimineata, cand aveti o mai buna capacitate de concentrare.