GPS pe mașina de serviciu. Angajatorul poate vedea unde mergi. Limita pe care nu o poate depăși

Mașinile de serviciu dotate cu GPS le oferă companiilor posibilitatea de a verifica deplasările efectuate în interes profesional, însă dreptul de proprietate asupra autoturismului nu înseamnă și libertatea de a supraveghea permanent angajatul. Atunci când traseul poate fi asociat unei persoane, informațiile obținute prin GPS intră în sfera datelor personale. În consecință, firma trebuie să justifice monitorizarea, să îi stabilească limite clare și să informeze salariatul. Problemele apar mai ales atunci când sistemul continuă să înregistreze deplasările după terminarea programului.

GPS pe mașina de serviciu. Firma trebuie să aibă un motiv pentru monitorizare

Utilizarea GPS-ului poate fi justificată de nevoile concrete ale unei companii. Un angajator poate avea nevoie să știe traseele parcurse de vehiculele sale pentru organizarea activității, administrarea unei flote sau protejarea bunurilor, potrivit LegislatiaMuncii.ro

Sistemul poate fi util și pentru angajații a căror activitate presupune deplasări frecvente. În cazul unui agent de vânzări, de exemplu, compania poate avea nevoie să verifice traseele realizate pentru vizitarea clienților sau să organizeze mai eficient deplasările.

Există însă o limită importantă. Proprietatea asupra autoturismului nu justifică, prin ea însăși, supravegherea permanentă a persoanei care îl conduce.

Monitorizarea trebuie să urmărească un interes legitim și să fie proporțională cu obiectivul pentru care a fost introdusă.

Firma poate afla traseul, poziția și staționările mașinii

În funcție de tehnologia utilizată, un GPS instalat pe un vehicul poate furniza mult mai multe informații decât simpla localizare a mașinii.

Compania poate avea acces la poziția vehiculului și la traseele efectuate, dar sistemele pot înregistra și orele deplasărilor, distanțele parcurse, perioadele în care autoturismul a staționat sau viteza cu care s-a deplasat.

Tocmai cantitatea mare de informații disponibile obligă angajatorul să stabilească de la început ce date îi sunt efectiv necesare.

Nu este justificată automat colectarea tuturor informațiilor pe care sistemul GPS este capabil tehnic să le furnizeze. Datele trebuie raportate la scopul concret pentru care a fost introdusă monitorizarea.

Angajatorul poate verifica traseele în timpul orelor de muncă

În perioada în care salariatul își desfășoară activitatea, informațiile GPS pot fi utilizate pentru verificarea deplasărilor profesionale, cu condiția respectării regulilor aplicabile prelucrării datelor personale.

Firma poate, de exemplu, să verifice dacă un angajat care trebuie să ajungă la mai mulți clienți a efectuat traseele aferente activității sale.

Acest lucru nu înseamnă însă că sistemul trebuie să se transforme într-o metodă prin care fiecare deplasare a persoanei este urmărită fără întrerupere.

Angajatorul trebuie să poată explica atât motivul monitorizării, cât și perioada în care aceasta se desfășoară și modul în care informațiile obținute sunt ulterior utilizate.

Reguli diferite dacă salariatul ia mașina acasă

Una dintre cele mai importante probleme apare atunci când autoturismul companiei poate fi folosit după terminarea programului sau chiar pentru deplasări personale.

În această situație, GPS-ul poate dezvălui informații care nu mai au legătură cu munca. Firma ar putea afla unde merge angajatul seara, în weekend sau în concediu și cât timp petrece în anumite locuri.

O asemenea monitorizare poate afecta viața privată a persoanei.

Dacă utilizarea personală a autoturismului este permisă, compania trebuie să stabilească limite pentru funcționarea sistemului de localizare în afara activității profesionale. Pot fi necesare, în funcție de situație, măsuri privind dezactivarea sau restrângerea urmăririi după program.

Au existat inclusiv situații în care companii au fost sancționate pentru prelucrarea informațiilor GPS în afara programului de lucru.

Salariatul trebuie să știe că mașina este urmărită prin GPS

Instalarea sistemului nu ar trebui făcută pe ascuns față de persoana vizată. Înainte de începerea monitorizării, angajatul trebuie informat în mod corespunzător.

Nu este suficient să i se spună doar că mașina are GPS. Acesta trebuie să cunoască scopul pentru care este utilizat sistemul, ce categorii de date sunt colectate, cât timp sunt păstrate informațiile și cine le poate consulta.

Totodată, trebuie comunicate informațiile referitoare la drepturile persoanei vizate în ceea ce privește prelucrarea datelor sale.

Angajatorul trebuie să poată demonstra ulterior că această informare a avut loc. Regulile privind GPS-ul pot fi introduse în procedurile interne, în politica privind utilizarea mașinilor companiei sau în alte documente aplicabile salariaților.

Datele despre deplasările angajatului nu pot fi păstrate la nesfârșit

O altă problemă este perioada pentru care compania păstrează istoricul furnizat de sistem.

Faptul că informațiile pot fi stocate tehnic pentru o perioadă foarte lungă nu reprezintă o justificare pentru păstrarea lor.

Durata trebuie stabilită în funcție de motivul pentru care informațiile au fost colectate. Odată ce acestea nu mai sunt necesare scopului respectiv, păstrarea lor trebuie reevaluată.

Compania ar trebui, în consecință, să aibă reguli privind perioada de retenție, ștergerea informațiilor și persoanele care le administrează.

De exemplu, dacă GPS-ul este necesar pentru verificarea activității curente, păstrarea pe termen foarte lung a tuturor deplasărilor unui angajat poate fi dificil de justificat.

GPS-ul poate deveni probă împotriva unui angajat

Informațiile obținute prin sistemul instalat pe mașină pot avea relevanță și atunci când compania verifică o posibilă abatere disciplinară.

GPS-ul poate indica, de exemplu, dacă un autoturism a fost utilizat pentru deplasări care nu respectă regulile interne sau dacă mașina a fost folosită în interes personal în condițiile în care compania interzisese acest lucru.

Utilizarea unor asemenea informații nu poate fi însă separată de modul în care ele au fost obținute.

Angajatorul trebuie să poată demonstra că persoana fusese informată despre monitorizare, că exista un scop legitim pentru colectarea datelor și că supravegherea nu a depășit limitele necesare.

În cazul în care situația ajunge într-un litigiu de muncă, poate conta nu numai ceea ce indică istoricul GPS, ci și legalitatea modului în care informațiile respective au fost colectate.

Mașina firmei nu înseamnă supraveghere fără limite

Există, așadar, o diferență între verificarea modului în care este utilizat un bun al companiei și urmărirea permanentă a persoanei care îl folosește.

GPS-ul poate servi la organizarea activității și la controlarea utilizării autoturismelor de serviciu, dar monitorizarea trebuie limitată la ceea ce este necesar pentru obiectivul declarat.

În special atunci când mașina rămâne la dispoziția angajatului după program, compania trebuie să țină cont că sistemul poate ajunge să înregistreze aspecte care țin exclusiv de viața privată.

Prin urmare, existența GPS-ului pe un autoturism de serviciu nu îi oferă angajatorului un drept general de a afla unde se află salariatul în orice moment. Regula esențială rămâne existența unui scop justificat, informarea persoanei și limitarea monitorizării la ceea ce este necesar.