O problema de care se loveste intotdeauna o companie de distributie in momentul in care se extinde si isi mareste numarul de puncte de desfacere din retea este aprovizionarea si gestiunea stocurilor. Acesta a fost si cazul RTC Holding, unul dintre cei mai mari distribuitori de carte si produse de papetarie din Romania. O data cu cresterea numarului de librarii si de depozite de marfa s-au, ivit si dificultati in sistemul de aprovizionare si mai ales de gestiune.
Cel mai important element intr-un asemenea business este sa stii intotdeauna ce produse doresc clientii si ce anume lipseste in acel moment de pe rafturile magazinelor companiei.
RTC a rezolvat aceasta problema apeland la un sistem informatic. Pe scurt, a cumparat o aplicatie software creata special pentru afacerea sa, pe care a implementat-o in reteaua de calculatoare din librarii.
Aplicatia, denumita generic [email protected], este un soft de gestiune si management al afacerii. Ea genereaza comenzi, confirma livrarea, urmareste stocurile, emite facturi si avize si verifica receptionarea marfurilor.
„Noi intotdeauna ne uitam la ce se ascunde de fapt in spatele costurilor. Ceea ce a reprezentat o investitie deloc de neglijat a generat o reducere importanta a costurilor de gestiune a comenzilor si o crestere a nivelului de acoperire cu stoc. [email protected] ne mareste performanta si nivelul de servicii oferite clientilor nostri, ceea ce se vede deja in cresterea de vanzari”, ne-a declarat Sorin Buga, Business Development Manager la RTC Holding.
Calculul se bazeaza pe algoritmi foarte elaborati care tin cont de rotatia fiecarui articol, genereaza comenzi ce pot fi alterate de catre operatorii de control al stocurilor si sunt apoi transmise pe cale electronica spre furnizori. Intregul proces, de la comanda pana la introducerea facturilor de intrare in sistemul de gestiune RTC este astfel automatizat.
Pe scurt, in fiecare magazin din reteaua RTC va exista in curand cate un computer pe care va rula aplicatia prin intermediul careia fiecare client va putea cauta si comanda cartea dorita care nu se gaseste in rafturile librariei in acel moment, accesand un catalog electronic ce cuprinde toate cartile publicate de editurile cu care RTC are contract de distributie.
Furnizorii RTC pot comanda exact acele produse care au cea mai mare cautare intr-o anumita perioada a anului, aceasta informatie rezultand din rapoartele generate automat de [email protected] Sistemul este deja functional in patru puncte de lucru, urmand a fi implementat in tot sistemul de furnizori si puncte de distributie, editurile aratandu-se foarte interesate de acest mod de lucru cu distribuitorul RTC.
[email protected] a fost dezvoltat pe baza tehnologiilor Microsoft de catre Softwin, special pentru RTC. Aplicatia creata de Softwin presupune costuri minime de implementare din partea editurilor, [email protected] fiind distribuita gratuit de catre RTC si avand cerinte minime de echipament hardware necesar rularii, practic, fiind vorba de un singur calculator cu o configuratie nu prea pretentioasa.
„Informatica si Internetul nu trebuie percepute ca fiind niste obstacole sau costuri suplimentare pentru institutiile care activeaza in domeniul distributiei si vanzarii cu amanuntul. Dimpotriva, implementarea unei solutii informatice in serviciul de distributie va crea cu siguranta un avantaj competitiv pe piata”, ne spune in incheiere Florin Talpes, director general Softwin.