Transmiterea facturilor în RO e-Factura, cine se ocupă?
A cui este responsabilitatea transmiterii facturilor emise în sistemul ANAF? A Societății sau a contabilului?
Obligativitatea transmiterii facturilor emise de către operatorii economici în sistemul național RO e-Factura a creat foarte multe controverse atât în spațiul public, cât și în rândul mediului de afaceri privat.
Principalele subiecte de discuție între administratorii societăților comerciale și contabili, sunt: necesitatea achiziționării unei semnături electronice din partea reprezentanților legali ai societății și de ce trimiterea facturilor emise în sistemul RO e-Factura nu intră în sarcina contabilului.
Implicațiile Obligativității RO e-Factura din 2024
După cum probabil știți, de la 1 ianuarie 2024 sistemul RO e-Factura în relația B2B (facturare între companii) devine obligatoriu pentru toți operatorii economici stabiliți pe teritoriul României, cu foarte mici excepții și presupune transmiterea facturilor emise, în relația B2B (companie la companie), sub forma unui fișier în format XML prin Spațiul Privat Virtual pus la dispoziție de ANAF, în sistemul RO e-Factura.
Dat fiind faptul că această formă de trimitere, sub forma unui fișier în format XML, este destul de complicată și anevoioasă, dezvoltatorii de programe de facturare oferă această nouă funcție în cadrul programelor dezvoltate.
Astfel, majoritatea programelor de facturare de pe piață, oferă clienților săi posibilitatea de a trimite facturile în e-Factura, prin două variante, iar ambele variante implică folosirea unui certificat digital calificat de semnatură electronică fără de care nu se poate accesa Spațiul Virtual Privat ( SPV) al ANAF.
Variante pentru Transmiterea facturilor în RO e-Factura și Responsabilitatea Legală
Prima, este ca societatea respectivă să își achiziționeze propriul certificat digital calificat de semnătură electronică prin persoana care are calitatea de reprezentant legal sau reprezentant desemnat și să autorizeze programul de facturare pentru a putea trimite și descărca în/din e-Factura, în mod automat.
În acest fel, programul de facturare ales, va urmări întregul proces de validare în mod automat și va transmite utilizatorului statusul acestora, eventualele mesaje primite și de asemenea asigură descarcarea și salvarea facturilor de la furnizori, acestea putând fi transformate și în format PDF, pentru o vizualizare în formatul clasic al acestora.
Cea de-a doua variantă, cea care a și fost subiectul multor discuții este ca societatea respectivă, prin departamentul specializat sau prin persoana desemnată, să genereze linkul de autorizare al programului de facturare, care să îi permită programului trimiterea facturilor în sistemul e-Factura și urmărirea tuturor pașilor menționați mai sus.
Acest link de autorizare, conform art.12, alin.3 din Ordinul nr. 1090/2022, poate fi validat de împuternicitul societății, care în relația cu organul fiscal poate fi expertul contabil, folosind semnătura electronică a acestuia.
Validarea linkului de autorizare prin folosirea semnăturii electronice a împuternicitului, se face în baza protocolului OAuth 2.0, pus la dispoziția dezvoltatorilor de aplicații de către ANAF. Acest protocol împuternicește programul de facturare și ii permite accesul în SPV prin crearea unui token de acces virtual, nefiind necesară prezența semnăturii electronice la fiecare trimitere e-Factura.
Autorizarea este valabilă 90 zile, urmând ca aceasta să se prelungească automat cât timp semnatura electronică este valabilă, ea putând fi revocată oricând de către împuternicit dacă se dorește acest lucru.
Important de asemenea, este faptul că dezvoltatorii de programe au implementat această autorizare a programului de facturare individual, pentru fiecare cod fiscal în parte, mai exact, firmele nu se pot vedea sau accesa între ele, deși sunt înrolate pe aceeași semnătură, cum este în cazul contabililor împuterniciți.
Rolul Contabilului în Contextul Noilor Reglementări
În ceea ce privește responsabilitatea trimiterii facturilor emise în sistemul ANAF RO e-Factura, aceasta ar trebui să revină departamentului specializat sau persoanei desemnate care se ocupă de emiterea facturilor în cadrul societății respective. Au existat foarte multe păreri pro și contra, în legătură cu această responsabilitate și astfel am încercat să obținem un răspuns oficial din partea ANAF. Conform răspunsului primit, obligația de a asigura corectitudinea informațiilor din cadrul facturilor și documentelor transmise către ANAF, îi revine în totalitate reprezentantului legal al societății respective.
În aceeași ordine de idei, am cerut și părerea unei persoane avizate, care face parte, prin natura meseriei sale, din acest domeniu de activitate.
„Rolul contabilului este de a asigura înregistrarea corectă a tranzacțiilor financiare în contabilitate, în baza documentelor primite de la administratorul societății, întocmind și depunând rapoartele financiare periodice care respectă normele și regulamentele fiscale în vigoare.
Pentru a asigura un proces rapid de încasare a facturilor emise, transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura trebuie facută imediat după emiterea acestora și nu mai târziu de termenul legal de 5 zile lucrătoare de la emitere.
În cazul unui serviciu de contabilitate externalizat, unde acesta colaborează cu mai multe societăți, este practic imposibil asumarea unei astfel de sarcini de transmitere în sistemul RO e-Factura fără a fi necesară o marire a numărului de angajați.
De asemenea, potrivit legii, arhivarea documentelor unei societăți îi revine administratorului acelei societăți, ceea ce duce automat la concluzia că fiecare trebuie să fie responsabil de atribuțiile care îi revin conform legilor în vigoare” a declarat Expert Contabil – Mihaela Alina Ilie.
Asumarea sarcinilor și deciziilor în ceea ce privește noua obligativitate va duce la schimbări provocatoare în mediul de afaceri.
Pregătirea în avans și planificarea acestui proces este foarte importantă pentru o adaptare lină și eficientă în vederea transmiterii facturilor emise în sistemul RO e-Factura. O abordare corespunzătoare în implementarea acestor schimbări, pate contribui la succesul pe termen lung al unei afaceri.
