Contabilitatea analitică a proiectelor finanţate cu fonduri europene este o cerinţă obligatorie şi necesară pentru a asigura conformitatea cu registrele contabile exacte şi periodice, care garantează transparenţa implementării proiectului. Toate operaţiunile realizate în cadrul unui proiect vor fi reflectate în evidenţa contabilă atât a beneficiarului, cât şi a partenerilor acestuia, fiind susţinute de documentele justificative.
Conform art. 89 şi art. 90 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 şi art. 18 şi art. 19 din Regulamentul (CE) nr. 1.828/2006, pentru beneficiar există obligaţia păstrării tuturor documentelor justificative şi a registrelor timp de trei ani de la data închiderii oficiale a POS DRU 2007-2013, res­pectiv 31 decembrie 2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen. Pentru proiectele POS CCE, termenul este de 5 ani de la închiderea oficială la POS CCE.
În general, în 30 de zile de la semnarea contractului, beneficiarul proiectului are obligaţia de a depune o notificare la Autoritatea de Management, în care se detaliază modul în care se va realiza evidenţa contabilă a proiectului, prin conturi analitice distincte care includ în structură numărul şi data contractului de finanţare, precum şi acronimul „CCE“, spre exemplu, pentru proiectele POS CCE, şi modul de arhivare al acestora.
Înregistrările contabile trebuie realizate de un expert contabil/contabil, desemnat în condiţiile legii, care va semna şi data documentele contabile aferente operaţiunilor din cadrul proiectului. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate. Beneficiarul este cel care poartă răspunderea efectuării corecte a înregistrărilor ce îl privesc direct pe acesta sau pe parteneri. Beneficiarul va fi obligat să plătească înapoi sumele şi penalităţile rezultate în urma unor eventuale înregistrări eronate, dar care au beneficiat de rambursări.
Una dintre condiţiile generale pentru ca o cheltuială să fie recunoscută ca fiind eligibilă în cadrul proiectelor cu finanţare europeană este că aceasta să fie înregistrată în contabilitatea beneficiarului de proiect, să fie identificabilă, verificabilă şi să fie dovedită prin facturi, în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale.
Reguli generale de eligibilitate: cheltuielile să fi fost efectiv plătite furnizorilor respectivi, cheltuielile să fie necesare proiectului şi regăsite în bugetul acestuia, se se regăsească în lista cheltuielilor aprobate, să nu fie decontate şi în alte proiecte şi să fie corelate cu activităţile proiectului.
Documentele-suport pentru realizarea înregistrărilor contabile pot fi facturi, specificaţii tehnice, avize şi certificate, state de salarii şi pontaje, declaraţii privind plata TVA-ului nedeductibil etc.
Operaţiunile contabile privind activităţile beneficiarului sunt (fără a se limita la) înregistrarea facturilor primite de la furnizori, înregistrarea plăților furnizorilor, înregistrarea salariilor şi a plăţilor către personalul care lucrează în proiect, recunoaşterea activelor generate în cadrul proiectului, corecţii financiare la nivel de contractori şi încasarea sumelor aferente etc.
Recomandări:
Organizarea şi conducerea unei contabilităţi proprii fiecărui proiect, la nivel de balanţă de verificare, similar sistemului utilizat de sucursalele fără personalitate juridică.

Utilizarea principiilor consolidării pentru a se prezenta o situaţie financiar-contabilă a întregului proiect pentru beneficiarii care au parteneri. Cu ajutorul conturilor analitice per fiecare partener, se vor putea urmări dosarele de achiziţii întocmite pentru fiecare furnizor, contractele şi facturile aferente etc.
Atenţie!
Costurile cu resursele umane includ atât cheltuielile directe cu personalul şi cheltuielile asimilate acestora, cât şi cheltuielile cu cazarea, transportul şi diurna.

În cererea de rambursare trebuie solicitate doar cheltuielile realizate şi plătite în perioada de eligibilitate (pentru care există documente justificative).


Bază legală:

1. Codul fiscal cu modificările şi completările ulterioare legea nr. 571/2003;

2. OUG nr. 64/2009 privind gestionarea financiară
a instrumentelor structurale şi utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările şi completările ulterioare;

3. OMFP nr. 2.548/2009 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a OUG nr. 64/2009;

4. OUG nr. 63/1999 cu privire la gestionarea fondurilor nerambursabile alocate României de către CE;

5. Legislaţia naţională privind Codul muncii, precum şi în domeniul salarizării atât în sistemul public, cât şi în cel privat;

6. Ghiduri, instrucţiuni, documente-cadru de implementare, condiţii generale şi specifice;

7. Instrucțiunie autorităţilor de management/organismelor intermediare.

MIRELA ȘERBAN,
managing partner R&M Audit Contabilitate