Acest lucru este util atât angajatorului, cât şi salariatului care trebuie să cunoască cât mai bine structura organizatorică a companiei în care îşi desfăşoară activitatea, precum şi drepturile şi obligaţiile pe care le are în raporturile de muncă.   

 

Din acest motiv, angajatorul trebuie să ştie că are la îndemână următoarele instrumente legale:

ROF – Regulamentul de organizare şi funcţionare

RI – Regulamentul intern

CCM unitate – Contractul colectiv de muncă la nivel de unitate

 

Mulţi angajatori preferă să nu ţină cont de aceste documente şi cu bună ştiinţă nu le întocmesc.  Este important să nu le neglijăm, iar Accace recomandă folosirea lor chiar dacă în anumite cazuri legea nu ne obligă să le întocmim.

Regulamentul de organizare şi funcţionare 

Încă de la înfiinţarea companiei, ar trebui să fie stabilită cât mai clar structura organizatorică, nivelurile ierarhice, atribuţiile fiecărui departament şi nu numai. Pentru aceasta angajatorul are la dispoziţie un instrument important numit Regulamentul de organizare și funcționare (ROF).

Legea nu obligă angajatorii să întocmească în mod expres un ROF și nici nu există un model general valabil privind conținutul documentului. Însă, potrivit prevederilor art. 40, alin. (1), lit. a) din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii republicat, angajatorul are dreptul să stabilească organizarea şi funcţionarea unităţii.

Chiar dacă angajatorul nu este obligat prin lege să întocmească acest document, sugestia Accace este ca acesta să nu lipsească din portofoliul documentelor companiei.

ROF este util deoarece:

  • stabileşte modul de organizare şi funcţionare a companiei;
  • descrie în detaliu structura companiei, atribuţiile, competențele, nivelurile de autoritate, responsabilitate şi raporturile ierarhice existente în companie;
  • conţine organigrama companiei (reprezentarea grafică a structurii organizaţionale);
  • stă la baza întocmirii fişelor de post;
  • reprezintă un instrument util în eventualitatea concedierii salariaţilor.

O structură organizatorică şi funcţională bine definită, adaptată cât mai bine nevoilor companiei, are un impact pozitiv nu doar în ceea ce priveşte activitatea angajatorului şi realizarea obiectivelor previzionate, ci şi asupra satisfacţiei obţinute de salariaţii companiei la locul de muncă.

 

Regulamentul intern (RI)

RI reprezintă un act juridic prin care angajatorul stabileşte regulile de desfăşurare a activităţii, regulile/procedurile de disciplină a muncii, precum şi drepturile şi obligaţiile angajaţilor.

În termen de 60 de zile de la dobândirea personalităţii juridice, angajatorul are obligaţia să întocmească RI, potrivit art. 246, alin. (2) din Codul muncii.

RI se întocmeşte de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, după caz, şi cuprinde câteva dispoziţii obligatorii, printre care: reguli concrete privind disciplina muncii în unitate, abaterile disciplinare şi sancţiunile aplicabile, reguli privind protecţia, igiena şi securitatea în muncă în cadrul unităţii, procedura soluţionării cererilor/reclamaţiilor salariaţilor, criteriile şi procedurile de evaluare profesională a salariaţilor, drepturile şi obligaţiile părţilor, etc.

Angajatorul are obligaţia să informeze salariaţii cu privire la conţinutul RI.

RI este util deoarece:

  • este un act unilateral, reprezentând voinţa angajatorului;
  • nu se negociază cu salariaţii;
  • pentru aplicarea sa nu este nevoie de acordul salariaţilor;
  • stă la baza întocmirii deciziilor de sancţionare disciplinară;
  • poate fi folosit în litigiile de muncă cu salariaţii;
  • este un instrument flexibil, la dispoziţia angajatorului, prin care se pot stabili proceduri de lucru pe care angajaţii sunt obligaţi să le respecte.

Nerespectarea obligaţiei legale a angajatorului de a întocmi RI este sancţionată de inspectorii de muncă cu amendă cuprinsă între 5.000 lei şi 10.000 lei, în baza Legii nr. 108/1999 republicată, pentru înfiinţarea şi organizarea Inspecţiei Muncii.

Întocmirea unui regulament intern, adaptat cât mai bine specificului companiei şi care să corespundă prevederilor legislative în vigoare, fereşte angajatorul atât de amenzile aplicate de inspectorii de muncă, cât şi de eventuale probleme/costuri suplimentare în cazul unor litigii de muncă cu angajaţii.

 

Contractul colectiv de muncă la nivel de unitate

CCM la nivel de unitate este o convenţie încheiată între angajator şi salariaţi, prin care se stabilesc clauze specifice privind condiţiile de muncă, salarizarea (ex: grila de salarizare aplicabilă în cadrul companiei, coeficienţi de ierarhizare, etc.) şi alte drepturi şi obligaţii ce decurg din raporturile de muncă (ex: concedii şi zile libere, formare profesională, etc.).

La nivel de unitate negocierea colectivă este obligatorie, cu excepţia cazului în care unitatea are mai puţin de 21 de angajaţi, potrivit Codului muncii şi coroborat cu Legea nr. 62/2011 republicată, a dialogului social.

Refuzul angajatorului de a începe negocierea CCM unitate constituie contravenţie şi se sancţionează de către inspectorii de muncă cu amendă cuprinsă între 5.000 lei şi 10.000 lei, astfel cum prevede Legea nr. 62/2011 republicată.

Chiar dacă există obligativitatea negocierii, nu este însă impusă şi încheierea efectivă a CCM unitate.

În situaţia încheierii CCM unitate, acesta se înregistrează la Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM). Prevederile CCM unitate se aplică de la data înregistrării acestuia la ITM sau de la o dată ulterioară, potrivit convenţiei părţilor.

CCM unitate este util deoarece:

  • reprezintă interesele ambelor părţi, atât ale angajatului cât şi ale angajatorului;
  • angajatorul poate stabili limite maxime pentru beneficiile pe care trebuie să le acorde angajaţilor potrivit prevederilor legale (ex: numărul de zile libere pentru evenimente familiale, cuantumul indemnizaţiei de delegare şi modul de decontare a cheltuielilor de transport şi cazare, etc.);
  • angajatorul poate impune o limită maximă a procentului aferent sporurilor salariale impuse de Codul muncii, care să fie aplicabile la nivelul întregii companii, în funcţie de specificul unităţii (ex: spor pentru muncă prestată în weekend, spor pentru muncă suplimentară etc.);
  • este un act juridic obligatoriu pentru toţi salariaţii.

Chiar dacă, în general, CCM unitate este văzut de angajatori ca fiind în dezavantajul lor, dacă este întocmit corect, identificând cât mai bine particularităţile organizaţiei, atunci cu siguranţă se poate transforma într-un veritabil instrument şi în favoarea angajatorului.

Așadar, este foarte important ca angajatorul să conştientizeze că are la îndemână aceste instrumente atât de utile, pe care le poate adapta la nevoile şi specificul companiei şi astfel le poate folosi în favoarea sa ori de câte ori este necesar în raporturile de muncă cu salariaţii.

Material realizat de Andreea Păun, Payroll Supervisor Accace