Posibilitatea de a analiza apelurile între diferite reţele, atât prin prisma  volumului cât şi prin cea a costurilor, evidenţa transparentă a abonamentelor şi liniilor nefolosite, vizualizarea exceselor, accesul la instrumente, care permit compararea obiectivă a diverselor oferte, sunt doar câteva dintre facilităţile pentru care multinaţionalele şi companiile multilocaţie solicită frecvent optimizarea pachetelor de telefonie.
„Concret, optimizarea pachetului de telefonie înseamnă: identificarea şi eliminarea liniilor telefonice fără trafic, renegocierea tarifelor cu operatorii de telefonie în conformitate cu modelul de comunicare a companiei şi alocarea corespunzătoare a bugetelor, în funcţie de cerinţele fiecărui departament, pe funcţii şi chiar pentru fiecare angajat în parte. Cea mai mare economie din 2010, ca urmare a optimizării pachetului de telefonie s-a realizat pentru o instituţie bancară, cu peste 3.000 de angajaţi. Deschiderea şi implicarea acesteia a facilitat întregul proces, având ca rezultat diminuarea facturii anuale cu 300.000 de euro”, declară Dan Pascu, Director Soluţii IT Lasting Group.
Această „adaptare” a abonamentului telefonic începe cu integrarea informaţiilor obţinute din examinarea facturilor şi monitorizarea centralelor telefonice. Urmeaza, apoi, analiza costurilor aferente unei anumite perioade de timp (an, semestru) şi conturarea tiparului de comunicare.
Astfel, compania poate identifica clar, pentru fiecare apel, reţeaua apelantului şi a persoanei apelate, locaţia geografică şi tipul apelului (voce, date, sms, mms). Pot fi realizate simulări pe diferite scenarii, ce presupun înlocuirea valorilor parametrilor cheie: operatorul apelantului, tariful şi tipul de abonament, cu cele mai potrivite variante disponibile pe piaţă.
Spre exemplu, în cazul unei instituţii bancare ce activează în România şi care are o reţea formată din 240 de agenţii, deşi convorbirile telefonice către reţelele mobile însumau în volum doar 30%, costurile aferente acestora reprezentau peste 65% din factura telefonică. În această situaţie, era necesară implementarea unei aplicaţii software pentru managementul costurilor de telefonie. Acţiunea a determinat optimizarea pachetului de telefonie, prin renegocierea tarifelor cu furnizorii de telefonie mobilă şi eliminarea a 550 de linii telefonice fixe fără trafic. Astfel, costurile anuale de telefonie s-au redus cu 90.000 euro, la aproape jumătate din valoarea iniţială.
Obţinerea celei mai bune oferte de servicii de telefonie are un impact direct asupra eficienţei afacerilor, atunci când o companie are în vedere reînnoirea contractelor de telefonie, prevede schimbări de infrastructură sau pur şi simplu îşi planifică bugetul pentru perioada următoare.
Reducerile obţinute printr-o acţiune de optimizare a abonamentelor  variază între 20% şi 50% din factura lunară, sectoarele cu cele mai importante optimizări ale costurilor de telefonie fiind băncile, administraţia publică şi producţia.