Programul propriu-zis dureaza numai sase zile, dar efectele lui sunt extrem de puternice pe termen lung. In decursul unui an, toata forta de vanzari a companiei – reprezentantii de vanzari, supervizorii pe distributie, managerii de vanzari si directorii de vanzari si distributie – participa la cursurile organizate in sistem rezidential.
Timp de o saptamana, 15 – 20 de persoane, selectionate in asa fel incat sa reprezinte forta de vanzari a companiei Ursus din toate colturile tarii, sunt scoase din productie si duse in „cantonament” intr-o zona geografica a tarii cat mai placuta, pentru a invata impreuna, pentru a-si imbunatati abilitatile, a-si schimba atitudinile in functie de nevoile de dezvoltare a afacerii si de cerintele pietei, dar si pentru a se distra si stabili relatii de prietenie.
„Cand am alcatuit programul, explica directorul Departamentului de instruire si dezvoltare, dl Radu Panait, am pornit de la crearea unui profil al reprezentantului de vanzari, care sa intruneasca anumite caracteristici necesare scopurilor urmarite de management prin strategia pe termen lung, si dupa aceea am inceput sa identificam cele mai bune metode pentru a-i da si consistenta dorita. La sfarsitul perioadei de pregatire, oamenii nostri de vanzari trebuie sa plece inarmati cu toate informatiile si abilitatile absolut necesare in practica pentru a putea realiza toate obiectivele stabilite de companie.”
Punerea in functiune a sistemului a necesitat o atenta selectie si pregatire a trainerilor. Pentru a putea croi programul de instruire exact dupa tiparele proiectate, acestia au fost alesi din randul specialistilor companiei. „De fapt, aceasta este marea inovatie a programului – apreciaza directorul departamentului de instruire si dezvoltare. Fiecare sef de departament, responsabil pentru o anumita functiune in organizatie, este desemnat sa se ocupe de prezentarea unei anumite teme, specifice obiectului sau de activitate. Doua au fost criteriile dupa care s-a facut alegerea lor: 1) sa ocupe o pozitie importanta in companie; 2) sa fie experti in domeniu. Scopul urmarit a pornit de la ideea ca aceste persoane trebuie sa confere cursantilor incredere prin profesionalism si autoritate. Angajatii trebuie sa fie convinsi ca au oportunitatea de a invata tot ceea ce trebuie sau este bine sa faca, exact de la cei care-i controleaza. In acest aspect rezida forta programului.”
Presedintele companiei arata directia
Directorul de resurse umane al companiei Ursus, dna Ileana Vitelaru, considera ca pentru realizarea unui proiect de amploarea si profunzimea pe care o are Academia de vanzari este foarte important angajamentul conducerii. De aceea, nu a fost omisa nici o persoana din top management, care sa nu fi fost informata in detaliu si implicata, responsabilizata in vreun fel in cadrul lui. Coordonatorul programului de instruire este chiar managerul national al serviciilor de vanzari, iar suportul tehnic este asigurat de specialistii din cadrul departamentului de resurse umane. Inainte de a se deschide propriu-zis portile Academiei de vanzari, toti trainerii interni selectionati de conducere au fost, la randul lor, scoliti pentru a putea face fata misiunii, dar si pentru a se realiza un echilibru intre toate componentele programului, sistemele de prezentare si instrumentele de sustinere.
Fiecare sesiune de pregatire este deschisa de presedintele companiei, ceea ce contribuie la accentuarea mesajului transmis cursantilor cu privire la importanta programului de pregatire. Vicepresedintele de vanzari si distributie prezinta strategia companiei in acest domeniu, astfel incat toti reprezentantii de vanzari din tara sa stie cu precizie care este drumul pe care se va merge in urmatorii ani, ce asteapta managementul de la fiecare angajat si cum va fi masurata performanta individuala. De abia dupa aceea se intra in cuprinsul propriu-zis al cursului, in vederea transmiterii cunostintelor, formarii abilitatilor si atitudinilor.
Cursantii sunt pregatiti de-a lungul celor sase zile in asa fel incat in final sa poata face fata cu profesionalism tuturor sarcinilor sau situatiilor cu care se confrunta in activitatea de zi cu zi. Sistemul de pregatire este interactiv si are un caracter preponderent practic: se discuta cazuri concrete, se explica proceduri de lucru, se fac exercitii, se urmaresc diverse proiectii video si se fac analize, se schimba opinii asupra modului de abordare sau de solutionare a diferitelor probleme din perspectiva recomandarii specialistilor si practicii particulare a fiecarui reprezentant de vanzari. Cursantii au astfel ocazia sa se cunoasca intre ei si sa armonizeze sistemele de lucru astfel incat sa poata in viitor sa integreze mult mai eficient obiectivelor locale in conceptele strategice globale ale companiei. La sfarsitul fiecarei zile de curs se face o evaluare a programului, a trainerilor, dar si a cursantilor. Cei mai activi participanti, la fel ca si cei care au avut cea mai mare contributie sunt nominalizati zilnic intr-un top care va fi, desigur, luat in considerare in procesul de evaluare finala.
La o saptamana dupa incheierea programului, cursantii sunt supusi unei testari complexe, pe parcursul a cateva ore. Dupa aceea urmeaza inca un curs de o zi si jumatate, timp in care se urmareste numai perfectionarea abilitatilor interpersonale in domeniul vanzarilor. Aceasta este latura „soft” a programului: pe baza cunostintelor dobandite in prima parte a cursului, reprezentantii de vanzari sunt invatati toate acele elemente ce tin de imbunatatirea relatiilor cu clientii, subtilitati de comunicare, abordari speciale de natura psihologica, tehnici de persuasiune si manipulare, in sensul constructiv al dezvoltarii parteneriatului si profitabilitatii afacerii.
In anii urmatori, sistemul de pregatire in Academia de vanzari va cunoaste o serie intreaga de schimbari. Daca initial s-a pornit cu instruirea managerilor de vanzari, pentru a-i deprinde cu rolul de „coacher” in cadrul echipei pe care o conduc, si s-a continuat apoi cu sesiuni de pregatire a reprezentantilor de vanzari, in asa fel incat sa fie perfectionata toata forta de vanzari Ursus pe parcursul primului an de la inaugurarea sistemului, in viitor se vor organiza programe speciale pentru incepatori si pentru managerii de vanzari.