În România , cãutãrile pe Google ale sintagmei „munca de acasã coronavirus” au crescut doar în ultimele 7 zile cu +1750% , iar termeni asociaţi precum „munca la domiciliu”, „codul muncii” , „lucrul de acasã”, „telemunca” au creşteri de peste 500%, în aceeaşi perioadã.

În contextul creşterii interesului faţã de munca de acasã, cauzatã de Coronavirus, companiile vor gãsi soluţii fiabile, chiar dacã acest lucru vine în contradicţie cu culturile organizaţionale bazate pe comandã de la centru, cu multe etaje de decizie şi cu frica de greşealã. Lucrul la distanţã înseamnã autonomie şi interacţiune auto-asumatã, într-un mediu organizaţional care presupune inovare, dãruire, grijã faţã de echipã şi faţã de toţi colegii. Acestea sunt de fapt, atributele companiilor sau departamentelor cu organizare agilã.

10 idei practice pentru antreprenori de urmat în munca de acasã:

Îmi pasã de tine!

Este important sã facem video-call –uri zilnic, fiind contactaţi toţi colegii pentru a nu se simţi separați de restul grupului. Astfel putem evita faptul ca în câteva zile unii dinre ei sã îşi piardã ritmul de lucru şi motivaţia.

În condiţiile speciale în care trãim, cu toatã presiunea mediaticã negativã şi cu frica mai mare sau mai micã pe care o simţim este cu atât mai important sã avem câteva întrebãri cheie, prezente în fiecare dialog: Cum te simţi şi azi? Eşti bine? Cei dragi, ai tãi, cum sunt? Cu ce te pot sau te putem ajuta?”

Astfel, dãm dovadã ca suntem o echipã, cã ne pasã la unii de alţii.

Interacţiunea creeazã încredere

Zilnic, ar fi recomandat sã se ţinã 2 sau chiar 3 video-call-uri, în grupul lãrgit sau în echipe mai mici. Video-call-urile şi/sau discuţiile telefonice este recomandat sã nu fie la ore planificate, ci aleatorii, în afara celor de la prima orã. Dealtfel, când suntem cu toţii în birou avem interacţiuni neplanificate – nimãnui nu-i trece prin cap sã planifice un scurt dialog cu colegul/colega de la masa vecinã. În caz contrar, în loc sã fim relaxaţi, aşteptãm ora de “dialog”, ceea ce ar induce o presiune în plus oricãruia dintre noi.

Împreunã ducem lucrurile înainte!

Câteva idei de dialog: – “Îţi propun sã ne vedem pentru a discuta despre progresul lucrãrii…”, “Ai auzit ultimele ştiri de la autoritãţi?…… Cum mai merge treaba de care am vorbit acum 3 ore”, “Te-am contactat sã îţi spun cã…. (liderul)…a venit cu ideea….. Ce pãrere ai?”, “ Cu ce te pot ajuta, ca sã terminãm lucrarea la timp?”, “Ai idee care dintre colegi ne mai poate ajuta cu vreo idee, ca sã mergem mai departe cu lucrarea?”, “Îti arunci o privire peste ce am lucrat eu?”.

Comunic, deci exist

Ca lider, poţi împãrţi componenţii companiei în mini-echipe de câte 2, 3 sau 4 colegi, comunicând pe rãnd, cu fiecare dintre ei , în mod aleatoriu : “Te-am sunat sã ne sfãtuim în legãtura cu”, “ Ce impedimente au intervenit de ieri pe azi?”.

Ritmul este cheia reuşitei

Ritm sau constanţã. Organizãm zilnic, la prima orã, un video-call cu o  duratã de circa 10 minute, pe echipe de maxim 4 colegi şi abordãm subiecte precum : “Ce noutãţi avem despre situatia echipei noastre? “Ce progrese am fãcut de ieri?”, “Ce impedimente avem?”, “Ce idei avem pentru rezolvarea impedimentelor?”, “Ce ne propunem sã facem noi ca echipã, pânã ne vedem iar mâine?”.

În cadrul acestor video-call-uri zilnice, pot fi discuţii de planificare şi analizã – lunea la prima orã ne vedem pentru a stabili ce facem în sãptãmâna care începe, vineri dupã prânz facem o retrospectivã a sãptãmânii. Aceste dialoguri pot avea loc cu cafeua sau cu prânzul in faţã, de ce nu?

Tot în acest cadru, însã cu interacţiune care poate dura substanţial mai mult, ne vedem pentru a planifica activitatea în calupuri de maxim 1 pânã la 4 sãptãmâni – „Cine, cât şi când îşi auto-asumã?”. La finalul fiecarui calup ne vom vedea pentru retrospectivã – „Ce am învãţat în acest calup? Ce repetãm şi ce evitãm data viitoare”.

Prea multã planificare nu este recomandatã, lucrându-se pe cerinţe minime pentru a avansa lucrurile – „vãzând şi fãcând”.

Este important ca mãcar o datã pe lunã, sã fim transparenţi cu mersul afacerii, organizând o video-conferinţã cu participarea tuturor colegilor din companie. Pe lânga situaţia financiarã se pot aborda şi proiectele cu impact major la cei mai mulţi dintre colegi.

Zãmbetul este Regele!

La fel de important este sã menţinem obiceiurile de la locul de muncã: “Ai vãzut bancul acela, care a circulat pe Facebook ieri? Ce banc? Cine îl mai ştie? Hai sã vi-l zic”, “V-a plãcut poza aceea cu…. de pe Instagram? Daaaa! Eu nu am vãzut-o! Trimite-mi-o şi mie, te rog”, “Cine îmi zice şi mie?”.

Sunt pe internet o serie de jocuri de echipã, unele putând fi utilizate şi online. Pe de altã parte, ce ar fi sã începem sã jucãm Monopoly, la distanţã? De exemplu, sã facem 1 sau 2 ture pe tabla de joc, la fiecare video-call. Sau orice alt joc.

Aplicaţii utile pentru video-conferinţã pot fi, printre altele, FreeConferenceCall, Skype. Şi sã nu uitãm cã în video-conferinţe / discuţii telefonice, “Zãmbetul este Regele!”.

Totuşi interacţiunea offline nu poate fi înlocuitã definitiv. Dupã ce se va ieşi din criza generatã de pandemie este extrem de important sã ne oferim “cadoul” de a ne întâlni. Este esenţial în formarea si dezvoltarea echipei. În altã ordine de idei, despre teambuilding-uri numai de bine.

“Depărtarea e ca vântul, stinge focurile mici şi le înteţeşte pe cele mari” (Thomas Mann în „Casa Budenbrock”)

Liderii pot organiza, cu costuri scãzute, sesiuni de învãţare la distanţã, urmate de alte sesiuni de lucru în echipã pe diverse teme. Platformele online, precum şi grupurile de pe reţelele de socializare faciliteazã acest mod de învãţare, e-learning-ul arãtându-şi acum marea valoare pe care o poate aduce.

“Inteligenţa este abilitatea de a te adapta” (Stephen Hawking)

Agilitatea organizaţionalã presupune modele de organizare flexibile, având rãspuns rapid la piaţã. Aceasta nu presupune un nou şablon de structuri , de sisteme,  procese şi instrumente, ci o filozofie de lucru, prin care echipe autonome şi auto-organizate iau decizii rapide şi le pun în aplicare, ghidate fiind de funcţiuni de suport şi direcţionare.

Ce se va întâmpla dacã într-o nouã crizã, comanda şi controlul s-ar face de la un singur centru, cu multe etaje intermediare, atunci când situaţii extreme şi urgente necesitã acţiuni locale şi rapide?

Rolul liderilor din afaceri este de a furniza strategia şi de a o menţine vie, de a acorda susţinere echipelor autonome şi de a le ajuta sã se dezvolte, într-un mediu cultural prietenos, care permite invoarea şi creşterea.

Tocmai o asemenea abordare permite trecerea uşoarã şi rapidã de la modul de lucru şi de la interacţiunea clasicã, cu lanţ de decizie lung, la organizarea, lucrul şi învãţarea la distanţã, unde autonomia echipelor auto-organizate devine punctul forte în mediul volatil, incert, complex şi ambiguu, precum cel din zilele business-ului marcat de Coronavirus.

“Creierul social se simte in largul lui cand vorbim cu cineva fata in fata, in timp real” (Daniel Goleman)

Minunata practicã a discuţiilor faţã în faţã poate continua, mai ales ca avem cu toţii la dispoziţie telefoane inteligente, cu funcţie de video-call, o aplicaţie îndrãgitã sau mai degrabã utilizatã de cam toate generaţiile. La metrou, acum 2 luni, am vãzut o persoanã cu deficienţe majore de vorbire cum conversa la telefon – minunatã invenţie!

Ne pasã de noi!

Avem acum mai mult timp pentru reflecţie, învãţare, analizã, aşezãri şi reaşezãri de business.

“Trebuie sã continui sã obţii cunoaştere, dar sã eviţi sã gândeşti cã eşti expert” Denis Waitley, scriitor şi consultant.

Lucrul de acasã, simultan cu o bunã parte dintre colegi este diferit de a colabora uneori, online, cu unii dintre ei. Conducerea de la distanţã a afacerii presupune cel puţin la fel de multã disciplinã ca şi lucrul de la birou. Se poate vorbi de auto-disciplinã, auto-asumare şi dãruire, adicã exact atributele modului de lucru agil. A aborda un stil de lucru directiv prin video-call-uri poate fi o idee nãstruşnicã, doar dacã ne gândim, cã nu mai existã controlul mediului ambiant, partenerul / partenerii de dialog fiind mereu “pe teritoriul lor”.

Odatã cu aceastã “lebadã neagrã” managementul se desparte de modul clasic de exprimare. Este greu de imaginat cã dupa episoade importante de gestionat afacerea şi de lucrat de acasã, ne vom reîntoarce integral la vechile practici “offline”, ca şi când nimic nu s-ar fi întâmplat. În plus pot fi enunţate şi câteva avantaje ale muncii de acasã…ca şi unele dezavantaje dealtfel.

Cu siguranţã, într-un fel sau altul, vom avea multe lecţii de învãţat din experienţa lucrului de acasã şi din conducerea afacerilor cu aceastã amprentã. Putem învãţa dând cu capul de pragul de sus, în cele mai brutale variante, ajungâdu-se la paralizia afacerii sau putem învãţa alãturi de persoane care au experienţã şi idei în acest sens, deşi uneori este contra-intuitiv proverbul “Dacã nu vrei sã investeşti într-un expert, aşteaptã sã vezi cât te va costa un neprofesionist”.