Reprezentanții ministerului susțin că realizarea unui asemenea sistem este necesară din cauza diferenţelor dintre numărul de turişti raportaţi de către diferite instituţii şi cele raportate în sistem de către structurile de primire turistică.

Firma câştigătoare a licitaţiei va trebui să livreze sistemul „la cheie”, componentele hardware şi software, precum şi să presteze serviciile necesare implementării sistemului (analiză, instalare, configurare, dezvoltare), servicii de mentenanţă şi servicii de instruire în vederea utilizării cu maximă eficienţă a sistemului. Proiectul va fi implementat într-un interval de maximum 6 luni de la data semnării contractului.
Din punctul de vedere al securităţii, se doreste ca soluţia care va fi propusă să realizeze o separare clară a tuturor componentelor sistemului, atât între domenii, cât şi în interiorul acestora. Ofertanţii trebuie să prezinte echipa de proiect, care să demonstreze experienţa şi certificarea necesare implementării proiectului.
Firmele participante la licitaţie vor descrie detaliat activităţile necesare atingerii obiectivelor proiectului şi resursele pe care acestea le implică. Criteriul utilizat în stabilirea ofertei câştigătoare este oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic.

Sistemul Informatic Integrat va putea fi accesat de către toate unităţile turistice autorizate de MDRT şi va permite consolidarea acestora într-un registru centralizat. Datele colectate vor servi MDRT în activităţile zilnice prin facilităţi de vizualizare/căutare şi raportare, sprijinind direcţiile de Autorizare, Control, Verificare şi Monitorizare Turistică.

În prezent, conform legislației în vigoare, operatorii economici care deţin sau administrează aceste structuri (hoteluri, moteluri, vile, cabane, campinguri, sate de vacanţă, bungalouri, pensiuni turistice şi agroturistice, şi alte unităţi cu funcţie de cazare turistică) au obligaţia să asigure înscrierea tuturor turiştilor în evidenţele operative ale unităţii, la sosirea acestora, precum şi completarea „Fişei de anunţare a sosirii şi plecării”.
Respectivele formulare, grupate în ordine alfabetică, trebuie puse zilnic la dispoziţia organelor de poliţie. Copiile fişelor rămân în structurile de cazare grupate în acelaşi mod în care sunt predate către organele de poliţie şi au un termen obligatoriu de arhivare de 5 ani.