Despre telefon, eficiență și productivitate

Adina Ionescu este noul director de comunicare şi responsabilitate socială corporativă a grupului Renault România. Adina Ionescu o înlocuieşte pe Anca Oreviceanu, care va prelua alte responsabilităţi profesionale în cadrul grupului.

Revoluția digitală ne-a schimbat multe comportamente. Suntem cu toții niște „screen-agers“ – ne petrecem timpul de afaceri și timpul liber în fața unor ecrane (laptop, smart-phone, tabletă). Ecranele ne-au adus avantaje, și, pe măsură, multe dezantaje. Un singur comportament mi se pare că nu s-a modificat, nici chiar acum în plină revoluție digitală: sunăm pe oricine, oricând. Cred că fascinația românilor pentru telefon (smart-phone, standard, mobil sau fix) nu este și nu va fi depășită curând nici chiar de cea pentru televizor, în fața căruia petrecem, în medie, peste 4 ore pe zi. Mulți dintre noi au o atracție imensă pentru a „da un telefon“. Numărul de apeluri personale și de afaceri a crescut în timp și astăzi, cred, am atins un volum al conversației pe care dacă îl păstrăm vom vedea consecințe majore în productivitate. Pentru mine, telefonul este de foarte multe ori cel mai mare inamic al planificării, al eficienței și, în final, al productivității. Lucrez adesea circa 10 ore pe zi, îmi intră în inbox-ul adresei de birou peste 150 de e-mailuri în fiecare zi. Trimit, la rândul meu, în medie 70 de mesaje. Aproape 40% din timpul de lucru este consumat firesc de întâlniri de lucru. Îmi rămân circa 6 ore pe zi în care trebuie să jonglez cu trei categorii de timp:

1. timp alocat răspunsurilor la solicitările venite din partea managementului organizației;

2. timp alocat solicitărilor venite din partea colegilor;

3. timp alocat solicitărilor venite din partea echipei cu care lucrez. Adaug la toate acestea un număr de 15 apeluri pe zi, doar pe telefonul mobil. Încerc să fac față la toate aceste solicitări și să le adun în “loturi” – apoi, procesez pe cât posibil în pachete, distribuite pe diverse intervale de timp în cursul zilei. Este evident pentru toată lumea că suntem supuși cu toții unei presiuni de a face cât mai multe într-un timp foarte scurt, într-un context suprasaturat de stimuli și de informațiii.

Suntem conștienți de acest lucru, însă omitem de multe ori să ne modificăm abordarea în funcție de acest aspect atunci când avem nevoie de ceva de la cineva. Foarte puțini înțeleg să își modifice mesajul pe care îl transmit în funcție de recipient. Prin mesaj înțeleg tot ansamblul, de la conținut la canal de comunicare. Ideea că totul se rezolvă la telefon este adânc înrădăcinată în subconștientul multor români. Un telefon înseamnă, în primul rând, o întrerupere.

Dacă eram concentrat asupra unei sarcini, a răspunde la telefon înseamnă sa pierd cel puțin 5 minute până când mă pot întoarce cu un nivel corespunzător al atenției la ce făceam înainte de apel. Am observat în timp că peste 90% din solicitările venite pe telefon se pot rezolva pe e-mail. În multe cazuri, solicitările se pot delega unor colegi sau departamente din organizație. De aceea, în loc să scriu eu un e-mail în urma unui telefon primit, să definesc solicitarea, problema și, eventual, să sugerez o soluție, eu aleg să solicit apelantului să îmi scrie un e-mail. Mi-am pus asta într-un fel de răspuns automat pe SMS, în telefonul mobil. Dacă a sunat un număr de telefon mobil, fie că știu apelantul, fie că nu, îi trimit un mesaj SMS prin care îl rog să îmi scrie un e-mail. Dacă sunt sunat de pe o line de fix, în 99% din cazuri, dacă apelul era important, primesc un e-mail prin care mi se spune că am fost sunat în legătură cu problema x și că se așteaptă de la mine un răspuns până la data y.

Eu nu mai răspund oricând la telefon. Mă găsiți cu siguranță pe email. Eficiența, eficacitatea și productivitatea nu pot coexista cu un telefon mobil sau fix care sună pentru orice și oricând. Timpul înseamnă bani atunci când se folosește e-mailul, și doar uneori, telefonul.

ROBERT ZĂNESCU,
www.zanescu.ro