Însă, pe de altă parte, ne poate da falsa impresie că eforturile de transformare digitală sunt inaccesibile masei mari a afacerilor și se rezumă la investiții în roboți, inteligență artificială și alte cuvinte care par departe de realitatea cotidiană a business-ului nostru.

Alături de Revista Capital, pornesc astfel o serie de articole prin care vom naviga, împreună, prin apele tulburi, dar rapide, ale digitalizării. În primul rând, haideți să vedem ce înseamnă mai exact digitalizarea și cum se pretează oricărui tip de afacere.

Răspunsul simplu, dar lipsit de substanță, este că digitalizarea reprezintă procesul de transformare a informațiilor într-un format digital, în care acestea sunt organizate în biți. Totuși, în practică, adesea ne confruntăm cu incertitudini privind modul în care să abordăm acest proces complex.

Doar pentru că o tehnologie câștigă din ce în ce mai multe titluri de presă nu înseamnă că e momentul să investim în adopția ei la nivelul companiei noastre. Este de înțeles instinctul de a alerga după cea mai sclipitoare jucărie din parc, însă tocmai de aceea, doar 35% din eforturile de transformare digitală sunt încununate cu succes, potrivit unui studiu al Boston Consulting Group.

Realizată în mod corect, transformarea digitală a companiei noastre pleacă de la maparea tuturor proceselor, identificarea celor mai anevoioase, care consumă resurse multe dar care nu aduc plus valoare în forma actuală. Digitalizarea acestora nu doar că va eficientiza activitatea noastră din prezent, dar ne va pune la dispoziție și o serie de informații valoroase, cu ajutorul cărora vom putea lua, în viitor, decizii de business ancorate în realitatea activității companiei.

Care sunt avantajele digitalizării?

 După ce mapăm procesele din business și le identificăm pe cele mai anevoioase, consumatoare de timp și resurse financiare, putem porni în călătoria transformării digitale. Realizată în mod corect, o astfel de călătorie vine la pachet cu o serie de beneficii, precum:

Eficiență operațională: Digitalizarea permite automatizarea proceselor, reducând dependența de operațiuni manuale. În acest mod contribuim la creșterea eficienței dar și la eliminarea erorilor umane.

Analize avansate și inovare: Datele digitale furnizează informații valoroase asupra comportamentului clienților și performanței operaționale. Analizarea acestor date poate conduce la decizii mai informate și la asigurarea unei platforme de inovare continuă. Astfel, compania ta poate rămâne competitivă, adaptând tehnologia și practicile la schimbările din piață.

Îmbunătățirea experienței clienților: Prin digitalizare, interacțiunile cu clienții devin mai rapide și eficiente. Totodată, digitalizarea facilitează crearea și oferirea de servicii personalizate, îmbunătățind experiența acestora.

Exemplu practic

Să considerăm un exemplu practic dintr-o clădire de birouri cu mai multe companii. De obicei, la intrare, o persoană de la recepție notează manual într-un registru datele vizitatorilor: numele, prenumele și compania la care vor să ajungă. Cu toate acestea, întrebările simple precum câte persoane au vizitat clădirea săptămâna trecută, cine a fost în clădire în data de 2 a lunii anterioare, câte vizite a avut o anumită persoană în ultimele trei luni sau care este, din punct de vedere al vizitelor, cel mai aglomerat interval orar, pot deveni dificil de gestionat manual.

Digitalizarea poate simplifica aceste procese, oferind un sistem centralizat în care informațiile sunt colectate și gestionate eficient. Un portar poate folosi un sistem informatic simplu, actualizând în timp real datele privind vizitele, facilitând accesul rapid și generând rapoarte detaliate cu un efort minim.

Schimbări în business

Astfel, nu doar că vom avea acces centralizat la informațiile amintite mai înainte, dar vom putea și să realizăm schimbări în business care să răspundă realității identificate. De exemplu, în funcție de intervalul orar în care au loc cele mai multe vizite, putem adapta programul recepției, pentru a avea un vârf de prezență și activitate în perioadele cele mai aglomerate. În acest mod, folosim în mod eficient propriile resurse, crescând satisfacția clienților/vizitatorilor.

Desigur, acesta este un exemplu simplist, din care ar trebui însă să extragem ideea fundamentală de a facilita comunicarea centralizată, pentru a putea să tragem concluzii și să rezumăm feedback-ul din informațiile adunate.

O înțelepciune românească adânc înrădăcinată în cultura noastră spune că „omul învață din greșeli”. Pentru a ne asigura că învățăm cât mai mult, cât mai rapid, avem nevoie să mapăm și să analizăm în mod obiectiv activitatea și, implicit, greșelile. Iată cum ne poate ajuta cutia magică a digitalizării, analogie ce sugerează că aceasta poate fi percepută ca un recipient ce conține imagini, prezentări, documente și proceduri, toate într-un format electronic ce permite accesul, distribuția și, în final, îmbunătățirea constantă a activității.

Cum se schimbă regulile în timpul jocului?

În trecut, noile inovații tehnologice se petreceau relativ rar și liniar. Era foarte posibil să te pregătești în școală pentru o anumită activitate și să o efectuezi în același mod pe tot parcursul vieții profesionale. Învățai deci, regulile jocului, după care încercai să le aplici cât mai bine, îmbunătățindu-ți marginal activitatea.

În prezent însă, trăim într-o perioadă de creștere exponențială datorată avansului tehnologic. Noi softuri apar peste noapte, capabile să schimbe regulile jocului. Dacă ai clipit, riști să te trezești captiv într-un joc pe care nu-l mai joacă nimeni. Fluiditatea vieții economice necesită o atenție sporită din partea furnizorilor de produse și servicii. Clienții sunt mai dornici ca oricând să-și schimbe brandurile preferate sau obiceiurile de consum, și o vor face fără resentimente, dacă le este propusă o experiență îmbunătățită, mai rapidă și personalizată.

Cutia magică a digitalizării reprezintă o oportunitate pentru orice tip de industrie. Prin adoptarea și integrarea acestui concept, putem deschide drumul către un viitor în care operațiunile vor fi eficientizate, iar luarea deciziilor va fi susținută de date precise și actualizate în timp real.

Provocarea

În final, provocarea pe care o lansez este să observați, după ce ați citit acest articol, situațiile din mediul dumneavoastră de lucru, indiferent de industrie, în care activitățile manuale ar putea fi digitalizate. Susțineți acest proces în cadrul companiei dumneavoastră, deoarece informația centralizată vă permite să realizați analize retrospective, veți putea să trageți concluzii și să extrageți învățăminte pentru viitor.

Astfel, puteți căpăta un avantaj competitiv important în business. Or, dacă nu, fiți siguri că în piață există deja actori care se grăbesc să pună mâna pe acest avantaj competitiv. Celor care nu le plac regulile unui joc, le schimbă. Iar cei mai capabili dintre aceștia, dornici să inoveze, ajung să schimbe întregul joc.

  • 880 miliarde $ valorează piața internațională a transformării digitale
  • 53% dintre IMM-urile din România au un nivel de digitalizare de bază
  • 28% dintre români au competențe digitale de bază

Despre autor

Ana Gavrilă ocupă poziția de Pharma & Retail Product Director în cadrul High-Tech Systems & Software, companie care se ocupă de transformarea digitală a peste 1.000 de clienți din 15 țări.

Ana activează, de 19 ani, în industria farmaceutică de retail, având o pasiune pentru lucrul cu oamenii și îmbunătățirea experienței acestora cu ajutorul tehnologiei.