Conform specialistilor, casuta postala a unui utilizator de Internet este asaltata zilnic de aproximativ 50 de mesaje noi. Indiferent daca acestea sunt e-mailuri comerciale, de afaceri sau chiar de dragoste, de la un moment dat, cind acestea se aglomereaza, i cutiuta postala este tot mai greu de navigat prin stufarisul de mesaje.
Sortarea mesajelor
Indiferent cum este folosita, dupa o vreme o casuta postala virtuala da semne ca nu mai are unde sa stocheze alte mesaje, iar utilizatorul isi pune miinile i cap cind se aduna peste o mie de e-mailuri si zilnic mai vin citeva zeci. Sortarea si aranjarea mesajelor noi a reprezentat, probabil, problema cea mai presanta pentru creatorii soft-urilor de mail. Cum poate utilizatorul sa raspunda prompt atunci cind este asaltat de mailuri din clipa i clipa si de-abia deosebeste mesajele de afaceri de cele de dragoste?
Cele mai multe programe dispun de citeva „dosare” (folders) unde pot fi plasate mesajele. Desi numele folderelor difera de la un soft la altul, acestea au functii identice. Astfel,
exista itotdeauna un dosar unde sunt plasate automat noile mesaje sosite, numit Inbox, si un dosar unde sunt plasate scrisorile trimise, denumit Outbox. Mai exista un folder destinat e-mailurilor sterse. Acestea sunt pastrate pina la stergerea definitiva (empty trash) i folderul Trash. Este esential ca, din cind i cind, mesajele din folderul Trash sa fie sterse. in caz contrar, capacitatea de stocare va fi depasita, iar utilizatorul nu va mai avea cum sa mai stearga mesaje.
in afara de aceste foldere predefinite, softurile ofera posibilitatea de a concepe si crea noi foldere, specifice activitatii fiecaruia. in cadrul oricarui folder se vor putea sorta mesajele dupa numele expeditorului sau al destinatarului, dupa subiect, dimensiune etc. Aceste foldere se pot crea cu un simplu clic pe butonul din dreapta al mouse-ului i fereasta cu foldere si apoi prin selectarea optiunii „new
folder”.
Daca volumul de mesaje depaseste volumul stabilit de utilizator chiar si prin introducerea folderelor, iar acesta doreste sa pastreze scrisorile virtuale primite, este indicat ca acestea sa fie salvate separat si apoi arhivate si „puse la pastrare” pe calculator.
Mesaje de eroare e-mail
Atunci cind mesajul electronic nu poate fi distribuit, expeditorul primeste o „notita” i acest sens, notita care explica si cauzele insuccesului. Exista trei motive obisnuite pentru care posta electronica esueaza: sistemul de posta electronica nu poate gasi computerul destinatarului – „Host unknown” (acest lucru iseamna ca domeniul din adresa destinatarului este inexistent); destinatarul nu este cunoscut de acea masina – „Unknown user” (domeniul este corect, dar pe computerul respectiv nu se afla un utilizator cu numele specificat i mesaj). Programul poate gasi atit calculatorul, cit si destinatarul, dar nu poate transmite mesajul. Iata citeva motive posibile: reteaua poate avea erori, facind imposibil contactul cu computerul destinatarului; sistemul aflat la distanta poate fi „mort” (poate avea, de exemplu, probleme hardware) etc.
Filtrarea si stabilirea prioritatilor
Pentru aceia care au un volum mult prea mare de corespondenta, realizatorii soft-urilor au introdus asa-zisele filtre. Filtrarea se face pe baza unor conditii stabilite de utilizator, cum ar fi prezenta unui anumit sir de caractere itr-unul din spatiile antetului sau i compozitia mesajului. Daca un astfel de mesaj se loveste de un filtru, acesta va urma caracteristicile impuse de utilizator, de exemplu, va fi transferat itr-un folder anumit, i se va atribui o anumita prioritate, va fi redirectionat catre alta adresa sau pur si simplu i se va raspunde automat cu un text standard.
Filtrele pot, de asemenea, decide daca anumite mesaje vor fi sterse sau distruse automat. Mai mult, un filtru poate bloca chiar o adresa care agaseaza utilizatorul.
in plus, pentru cei mai ordonati dintre noi, soft-urile de e-mail ofera posibilitatea de a stoca adresele corespondentilor itr-o agenda care contine mai multe informatii decit adresa de e-mail: numar de telefon, fax, observatii etc.
Folosirea postei i timpul absentelor de la birou
Atunci cind utilizatorul este nevoit sa plece i vacanta sau itr-o deplasare mai lunga, poate face citeva setari spre a-si usura viata la itoarcerea i birou. Probabil ca cea mai uzuala metoda consta i setarea calculatorului pentru a raspunde automat: expeditorul mailului va primi un mesaj ce contine un text lasat de utilizator (de exemplu, „sunt la mare, uitati de mine trei saptamini”). Aceste mesaje pot fi diferite i functie de grupurile de discutie (prieteni, parteneri etc.). Totusi, daca nu doriti o vacanta lipsita de griji, mesajele primite pot fi redirectionate spre o alta adresa la care utilizatorul poate avea acces de pe orice computer.

Confidentialitatea mesajelor
Toate programele de mesagerie electronica ofera utilizatorului posibilitatea sa foloseasca o parola pentru a-si proteja intimitatea corespondentei (privacy). Ca regula generala, este indicata alegera unei parole care nu pote fi ghicita usor.
Pentru securizarea mesajelor trimise exista programe asa-zise de „criptare”. Solutia cea mai uzuala pentru criptarea mesajelor si semnarea acestora printr-un ID digital, unic si a carui autenticitate poate fi verificata doar de catre destinatar, este mediul PGP care se afla pe toate soft-urile de e-mail din ultima vreme.
Lucrul cu mai multe adrese
Pentru aceasta operatiune se poate folosi asa zisa „copie la indigo” (carbon copy – cc) aflata i optiunile fiecarui nou mesaj pregatit pentru trimitere. Aici se scriu adresele e-mail ale destinatarilor. De obicei, este vorba despre persoane care sunt vizate de continutul mesajului, care monitorizeaza un proiect sau oricine altcineva care trebuie sa cunoasca continutul mesajului. Cu aceasta optiune se poate trimite un mesaj simultan la mai multe persoane, isa adresele acestora sunt vizibile pentru toti. Persoanele ale caror adrese sunt trecute i cimpul cc se mai numesc „destinatari secunzi”. Pentru a „ascunde” adresele celorlalti destinatari atunci cind este trimis un mesaj,
exista o alta optiune, denumita „copie confidentiala” (blind carbon copy – Bcc). Diferenta fata de copia simpla consta i faptul ca destinatarii primari si secundari ai mesajului nu vor sti ca mesajul este receptionat de acesti corespondenti.
Confirmarea de primire
a mesajului
Anumite programe de e-mail pot oferi posibilitatea expeditorului de a verifica daca mesajul trimis a fost citit de catre persoana catre care a fost expediat. in acest caz, expeditorul primeste un raspuns imediat dupa ce utilizatorul care a primit e-mailul a citit mesajul. Un avantaj creat de mesageria virtuala este acela ca se pot crea asa-zisele „liste de discutii”. Mai simplu, un mesaj cu caracter comercial este trimis unei liste de adrese. Eventual, expeditorul poate opta pentru „recomandate”, astfel icit sa stie exact cine a citit mesajul si cine nu.
Cartea de vizita electronica
Un mesaj e-mail este de cele mai multe ori isotit de date personale si de contact, referitoare la expeditorul sau. Pentru a evita scrierea acestora la fiecare nou mesaj virtual exista optiunea crearii unor carti de vizita electronice. Acestea pot contine, la fel ca si suratele lor de carton, functia expeditorului, adresa biroului, numere de telefon etc. Fata de cele „reale”, aceste carti de vizita dispun de un spatiu, practic nelimitat, destinat informatiilor.
Dimensiunea mesajelor si atasarea de fisiere
O scrisoare virtuala poate contine fisiere atasate (imagini foto sau video), astfel icit, i casuta de mail a destinatarului, apare o reclama completa i cazul unui mesaj comercial. insa aici se pot ivi probleme destul de delicate. Majoritatea utilizatorilor unui cont de
e-mail nu au prea mult spatiu de stocare a informatiilor si daca, din itimplare, primesc un mesaj ce contine un „volum” prea mare de informatie, acesta risca sa se descarce greu si, automat, se va reflecta asupra facturii i cazul unor conectari prin linie telefonica.rn
Cu toate acestea, posibilitatea de a atasa unui mesaj fisiere de orice fel este extrem de valoroasa. Modalitatea practica de atasare a unui fisier la un mesaj este foarte simpla i programele moderne. Aceasta operatie poate fi dusa la capat cu succes fie prin drag-and-drop (se trage iconul fisierului i fereastra de compunere a mesajului), fie printr-un dialog de selectare a fisierului (identic cu cel obisnuit prin care programele cer sa fie specificat fisierul pe care trebuie sa-l icarce).trn
rn
Ce este un mesaj e-mailrn
From – contine adresa de e-mail a utilizatorului care trimite mesajul.rn
To – contine adresa de e-mail a destinatarului, aceasta trebuie sa fie cunoscuta de expeditorul mesajului.rn
Subject – este o descriere i citeva cuvinte a mesajului.rn
Date – data la care a fost trimis mesajul. Aceasta este completata automat de programul client.rn
Reply-to – este foarte utila atunci cind utilizatorul doreste sa redirectioneze mesajul sau chiar sa raspunda instantaneu la o scrisoare electronica.rn
Organization – acest cimp este optional. Reprezinta numele companiei etc. care detine calculatorul de pe care s-a trimis mesajul.rn
Message-ID – un sir de identificare generat de agentul de transport la trimiterea mesajului.rn
Received – fiecare calculator care primeste mesajul si il trimite mai departe pe drumul de la expeditor la destinatar adauga cite un astfel de cimp. Astfel, se poate reconstrui drumul urmat de mesaj.rn
Cc (carbon copy – copie indigo) – utilizatorii ale caror adrese sunt trecute i acest cimp vor primi cite o copie a mesajului.rn
Bcc (blind carbon copy) – sunt copii trimise unei liste de cititori, la fel ca si copiile indigo obisnuite (Cc). Totusi, linia de antet care listeaza destinatarii este stearsa automat din mesajul trimis. De aceea, nici unul dintre destinatarii mesajului nu va stii daca si altcineva a citit acel mail. rn
Fisierele semnatura – sunt o cale optionala de adaugare a unor informatii suplimentare la mesajele trimise, de genul: telefonul, faxul, adresa expeditorului.rn
rn
Anca Crahmaliuc,rn
PR Manager Compaq Romaniarn
Folosesc e-mailul absolut icontinuu. Zilnic, cam zece ore. A

Te-ar putea interesa și: